Excel数据可视化的六大工具
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1522字 | 3分钟阅读
月末年终，很多管理者面对众多经营业务数据，需要在总结汇报中展示呈现。俗话说“字不如表，表不如图”，那么业务经营数据如何更好地实现可视化展示呢?
先看下知名商业期刊的可视化案例， 图1和图2分别来自《商业周刊》和《经济学人》。
图 1 《商业周刊》数据可视化示例
图 2 《经济学人》数据可视化示例
数据可视化的软件很多，其实我们最常用的Office办公软件就可以实现。本文主要从六个方面介绍Excel软件数据可视化的工具，让你的经营数据会说话。
01
函数公式—直观星级评价
在人力资源管理或供应商管理的绩效评价中，常常用到星级评价。直观显示星级效果，推荐使用REPT函数，能够按照给定的次数重复显示文本。
REPT函数的语法结构如下：
• REPT (重复文本，重复次数)
图 3 函数显示星级评价
单元格C2用实心五角星“★”显示等级，在C2中输入公式：
=REPT(“★”,B2)
单元格D2用实心五角星“★”和空心五角星“☆”显示等级，在D2中输入公式：
=REPT(“★”,B2)&REPT(“☆”,5-B2)
02
条件格式--目标达成可视化
Excel有个能根据数据大小而变化单元格颜色的工具，叫条件格式，我也称它为Excel数据的“火眼金睛”。因为工作中常用这个工具对数据做格式提醒功能，用公式和条件格式结合可以实现预警功能。
年底常要体现年初制定目标或预算的完成情况，可以用数据条来实现。
图 4 销售数据可视化-数据条
默认显示方式是体现不了销售目标达成情况的，本例中需要通过条件格式的【管理规则】--【编辑规则】，重新设置规则，将默认的最大值类型“自动”更改为“数字”，值设置为销售目标所在的单元格即可，还能够目标的变化而动态调整。
图 5 目标达成可视化
03
数据图表—多种呈现方式
图表的直观性能比文字更能吸引观众的注意力。图表也因此承担了绝大部分信息传达的职责，文字的功能更多在于解释说明。图表类型很多，怎么选择合适的图表类型呢？一般可以从比较、分布、构成和联系四个方面来选择。
图 6 图表使用思维
大多数人还是使用Excel默认样式的图表，这离专业的商务图表还有差距，主要可以从图表的布局、配色和字体三个方面进行优化。
图 7 商务图表优化三要素
特别是Office 365新增了六种数据图表，分别是树状图、旭日图、直方图、箱型图、瀑布图和漏斗图，让数据图表的呈现更加多样化。
图 8 六种新数据图表
04
迷你图—趋势变化更清晰
Excel迷你图功能推出快10年了，据了解用这项功能的人还是很少。例如，通过对上半年业务数据分析来了解业务趋势，用常规折线图做出的效果用一个字形容肯定是“晕”。所以常规折线图不适合多系列的情形。
图 9 多系列折线图效果
迷你图可以在单元格中用图表的方式来呈现数据的变化情况，共有三种类型，分别是折线图、柱形图和盈亏图，其中折线图和柱形图可以显示数据的高低变化，盈亏图只显示正负关系，不显示数据的高低变化。
图 10 迷你图的趋势效果
05
动态透视图—多维度汇总
有一张跨年度的订单信息数据表，包含订购信息，客户信息，员工信息和物流信息，共800多行。
图 11 订单明细
如果要按地区、城市和发货日期三个维度统计不同业务员的运费汇总，你会怎么做？在做好数据透视表上筛选，一般是通过行列标签或筛选字段的下拉选项进行选取。
其实，数据透视表从Excel 2010开始增加了切片器功能，从Excel 2013 开始增加了日程表功能。切片器和日程表都可以更快速直观地实现对数据的筛选操作。
图 12 动态数据透视图
06
三维地图—分区域动态呈现
本功能适合Excel 2016和Office 365版本，其他版本需下载Power Map插件。要实现数字地图的显示数据必须有一个位置属性，这个属性可以是省份、城市、地址或经纬度坐标等。
本例是一张订单表，销售日期范围从2018-1-1到2018-8-31，销售区域涉及7个区域，13个省份，18个城市，共共746行销售记录。
图 13 创建三维地图
图 14 三维地图动态呈现
最后再用一张图对本文介绍的六大工具做个总结回顾，希望能对你有帮助，提升职场办公效能。
图 15 Excel数据可视化的六大工具
作者：王忠超，北大纵横office办公技巧研究院院长
原创作者
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注：本名单按拼音排序，为2018年已发文作者（共190位），敬请搜索往期查阅。名单持续更新中……
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- 原文链接：https://kuaibao.qq.com/s/20181201B07JFQ00?refer=cp_1026
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