掌握这几个细节，让你的图表摆脱“小白感”

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想必职场中的很多人都想不通这一点：制作的图表能直观地体现出数据，为什么还被领导批评，被客户嫌弃呢？很大一部分原因是忽略了图表的专业性。那么，如何做才能让制作的图表够“专业”呢？今天给大家分享几个技巧，快速让你的图表变得更专业。

01

图表数据要排序

图表中数据系列的排列顺序默认都是根据数据源的顺序进行排列的，很多人创建图表时都会采用默认的排列方式。

其实，在很多情况下，制作图表前，可以先将数据按照升序或降序进行排列，这样制作出来的图表效果更好，更容易吸引观众的注意。

但需要注意的是，并不是所有的情况都适合先排序，后创建图表，如反映时间序列的图表、数据系列类别较多的柱形图等都不适合排序。如下图所示为默认的排列顺序。

如下图所示为对数据进行降序排列后制作出的图表效果。

02

调整系列间隙宽度

在制作柱形图和条形图时，还应注意调整系列间隙宽度，既不能太窄，也不能太宽。

默认情况下，在Excel中插入的图表，各图表的系列间隙较大。这样会导致图表的比例不协调，影响图表的美观度，所以需要缩小图表系列间隙宽度。如下图所示为缩小图表系列间隙宽度后的效果。

03

拒绝倾斜标签

当文本标签太长、图表宽度不够时，经常会导致图表标签倾斜，如下图所示。

专业的图表一般不允许出现这种情况。当遇到这种情况时，可以在分类标签文本中间加上换行符号，这样在图表中的文本标签就会换行。一种方法是：将鼠标光标定位到表格单元格文本需要换行的位置，按【Alt+Enter】组合键即可进行强制换行，如下左图所示。图表中的文本标签也会随着单元格中的显示行数进行显示，效果如下右图所示。

还有一种方法就是将柱形图更改为条形图，效果如下图所示。

04

多余图例要删除

在一些情况下，有的图例是多余的，如在图表中只体现一个数据系列的数据，如下图所示。此时，图表中的图例就是多余的，用户可以选择图表中的图例，按【Delete】键删除。

另外，在饼图中，很多时候都可以将图例删除，用类别名称来代替，这样会使图表显得更加简洁、直观。例如，如下左图所示为显示图例的饼图效果；如下右图所示为将数据标签和类别名称添加到饼图中的效果。

05

主次坐标轴刻度要对称

使用组合图分析数据时，经常会涉及双坐标轴，如下左所示的图表就是采用的双坐标轴，左侧为主要纵坐标轴，有5个刻度；右侧为次要纵坐标轴，有8个刻度。由于次要坐标轴的刻度、网格线与主要纵坐标轴的刻度不对等，因此导致图表的双坐标轴不对称。这种情况一般是不允许的，需要调整纵坐标轴最大刻度与主要刻度单位，让其对称。调整主要坐标轴刻度后的效果如下右图所示。

06

图表中的关键数据点要突出

突出关键数据点是指通过更改单个数据点的填充颜色、添加数据标签等方式，突出显示关键的数据，一眼就能看出图表中想要强调的数据信息，特别适用于各个数据点之间的数值大小变化不大的图表。如下图所示，将最大值的数值填充为黄色，并添加数据标签后的效果。

07

折线图要懂得拆分

在使用折线图时，常常需要同时体现多项数据的趋势。当数据项目较多时，就意味着一张折线图中有多条趋势线，线条之间相互影响，导致图表信息读取困难，如下图所示。

这种情况下，就需要将折线图拆分为多张，避免各线条“纠缠”在一起，如下图所示。

08

善用图标填充数据条

在使用图表对数据进行分析时，为了使图表更加形象，可以用一些形象且具有代表意义的图标或图片填充到图表的数据系列，让图表更直观。

例如，对于分析产品销量的图表，就可以使用相关的产品图片来填充数据系列，如下图所示为使用手表填充的图表效果。

另外，在对人员进行分析时，可以使用分别代表男和女的人物图标来填充图表中男和女的数据系列，具体操作步骤如下。

步骤01：在 Excel 空白工作簿中输入表格数据，将其保存为【部门人数统计】，根据表格中的数据插入图表，单击【插入】选项卡【插图】组中的【图标】按钮，如下图所示。

步骤02：打开【插入图标】对话框，在左侧选择图标类型，如选择【人物】选项，在右侧选择需要的图标，这里选中男性和女性人物图标对应的复选框，单击【插入】按钮，如下图所示。

步骤03：选择女性图标，单击【格式】选项卡【图形样式】组中的【图形填充】下拉按钮，在弹出的下拉菜单中选择【橙色】选项，如下图所示。

步骤04：复制粘贴图标。使用相同的方法将男性图标填充为蓝色，选择女性图标，按【Ctrl+C】组合键复制，再选择图表中代表“女性人数”的数据系列，按【Ctrl+V】组合键粘贴，如下图所示。

步骤05：设置图标填充方式。打开【设置数据系列格式】任务窗格，将填充方式设置为【层叠】，这样人物图标将以正常的比例填充到数据系列中，如下图所示。

步骤06：查看图表最终效果。用同样的方法，将男性图标填充到图表的另外一个数据系列中，调整填充方式为【层叠】，然后将图表调整到合适的大小，最终图表效果如下图所示。通过人物图标对比，就能清楚地知道各部门男、女之间人数的差距。