Excel数据操作与处理

作者:聂春霞,2001年毕业于南京邮电大学,在中国移动通信集团江西有限公司工作近4年,2005年加入腾讯公司,现就职于腾讯公司MIG运营商业务部,专注数据分析岗位10年,兼职腾讯学院EXCEL课程讲师4年。

第1招:Excel不同版本最多能装载的行数与列数

Excel不同版本最多能装载的行数与列数不一样,2003版本最多65536行256列,2007以及以上版本最多能装载的行数与列数相同。

Excel 2003 216=65536行,28=256列;

Excel 2007/2010/2013 220=1048576行,214=16384列

不同版本的Excel,如果数据量超过了该版本最大的行数或列数,系统会提示数据无法完全装载。怎样查看你的表格最多能装载多少行和多少列呢?以2013版本为例,我们打开左上角文件菜单下的Excel选项,在公式里面的使用公式R1C1引用样式打勾,如图1-1:

图1-1

鼠标放在A1单元格,按【Ctrl+向下键↓】,可以看到表格最下面的行数显示1048576,再按【Ctrl+向右键→】,可以看到表格最上面右边的列数显示为16384。

第2招:Excel不同版本的转换

Excel 2003文件后缀为*.xls,Excel 2007以及以上版本文件后缀为*.xlsx,如果要保存带有宏的文件格式为*.xlsm,如果在2013版本编辑文件,想要保存为2003版本的格式,只需要在文件→选项,保存格式为Excel97-2003工作簿(*.xls),如图1-2。

图1-2

如果2003版本文件要转换为2013版本文件,点击“文件”下面的“信息”,点击“转换”,如图1-3,即可把2003版本文件转换为更高级版本。

图1-3

2003版本的文件转换为2013版本,文件会大大缩小。例如,如图1-4的2003版本的文件大小是107K,转换为2013版本后,文件只有47K,文件缩小了56%。

图1-4

第3招:快捷键的妙用

快捷键给数据录入带来了便捷,下面我们重点介绍几个快捷键在日常工作中的应用。

1、单元格内强制换行——Alt + Enter

比如,日常工作中需要在一个单元格写工作总结,分几行展示,在需要分行的地方输入快捷键【Alt + Enter】,就可以实现单元格内换行。如图1-5:

图1-5

也许你通过鼠标右键设置单元格格式,把自动换行打勾也可以实现单元格换行,这个可以换行(如图1-6),但是如果需要在某个固定的内容后面换行,还是无法实现。

图1-6

举个例子,单元格内有一首古诗,

,需要在每句诗的最后一个字换行,用自动换行,调整单元格的宽度和行高,能得到想要的结果,如图1-7:

图1-7

但是如果单元格列宽或行高变了就不行,如图1-8:

图1-8

如果在每句诗的末尾输入快捷键【Alt + Enter】,不管行高和列宽如何变化,单元格内始终会换行展示,如图1-9,同样的行高和列宽用了快捷键【Alt + Enter】的效果如下:

图1-9

2、批量输入相同的内容——Ctrl+ Enter

用鼠标左键选中某个区域,随便输入一个数字20,按【Ctrl+ Enter】,这些区域全部填充相同的内容20。如图1-10:

图1-10

内容可以是常量,也可以是单元格引用。

3、快速选中选择框内容——Ctrl + Shift +↓(↑、←、→)

你是否碰到这样的情况,要选中Excel表格某一列或多列数据,行数多达几万行甚至几十万行,用鼠标拖动好几分钟,右边的滚动条还没到底部,是不是觉得要崩溃了?用快捷键再多的行列都不怕。【Ctrl + Shift +向下键↓】,可以快速拉动选择框到最后一行数据,一秒钟搞定。如果需要从数据区域的末端要快速选中上面区域,用【Ctrl + Shift +向下键↑】。如果从数据区域的最左边开始,【Ctrl + Shift +向右键→】可以快速选中到最右边一列数据,相反的,从最右边一列数据到最左边,就用【Ctrl + Shift +向左键←】。

4、重复上次操作和切换单元格引用类型——F4

F4功能有2个,一是重复上一次的操作,一是切换单元格引用类型(绝对引用、相对引用、混合引用)。我们先看看第一个功能,比如,把某个单元格颜色字体颜色标红,再选择其他单元格内容,按F4,发现选中的这个单元格字体颜色也变了。

在使用公式与函数的时候需要引用单元格内容,有时候需要相对引用,有时候需要绝对引用,有时候相对和绝对引用同时用到。相对引用就是公式随着单元格的变化而变化,绝对引用就是单元格固定不变。就像初中物理课讲到的参照物,把车窗外的电线杆当参照物,电线杆是固定不动的,这个就当相当于绝对引用,车行走过程中位置不断变化,这个就相当于相对引用。绝对引用前面有个$,相对引用则没有。如果您手工录入$,量少的时候估计还能接受,如果量很大,成千上万行的数据需要绝对引用,那您还是手工录入,那就要崩溃了。告诉您一个很简单的办法,用F4可以灵活自如地实现相对引用和绝对引用。比如鼠标选中G3单元格,按F4就是绝对引用,再按一次F4就变成混合引用(行不变,列在变),再按一次F4还是混合引用(行在变,列不变),再按一次F4又变化相对引用。如图1-11:

原文发布于微信公众号 - 腾讯大讲堂(TX_DJT)

原文发表时间:2015-06-17

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