Getting Things Done|浅谈一个初学者眼中的 GTD 成型与逻辑

相信各位在接触 Things、OmniFocus 这样的软件之前,是不是也曾去了解过其核心价值 GTD 的概念?可能在这之后,不少人会觉得 GTD 是个深不可测的话题,亦或觉得 “大众群体” 没有了解它的必要,继而会因为 “看不懂” 或 “不想看懂” 导致了一个不可观的结果:回避。

不得不说,这个话题确实很 “不肤浅”,但也还没到 “可望而不可及” 的地步。所以无论你看懂了,还是没看懂,请各位读者再一次保持耐心,看看笔者是如何理解 GTD 这个概念的。

扼要地说,这就是个 “先把事儿做成,再把事儿做好”(Getting Things Done, GTD)的思维,你也可以把这视作「达成目的所必须经历的过程」。并且其逻辑也很简单,即 “记录 > 整理 > 分类 > 完成 > 反思” 这个循环套路。(严谨地说,这其中的任何环节都不能被忽略,因为每个步骤都是决定最终结果的关键因素,稍有遗漏可能就会产生 “化学反应”,然后 Duang~ 的一下,功亏一篑)

这个逻辑可能是目前最复杂、完整的一种,所以它主要面对的是 “小众效率群体” 而非相对 “大众主流” 的处事习惯和需求。从最简单的需求出发,可能大部分人只会想到 “记录 > 完成” 仅两个环节,这本身并不是错误的,而如果它能大大提高效率,并达到你的最终目的,这反倒是最适合你的方案。

比如 GTD 并不适合那些会把家务、个人卫生,甚至连准点吃饭都要放入 “待办事项” 的用户,因为这些事情必然发生,而且(大部分人)不会忘记去做这些事儿,所以根本就没有 “记录” 的必要。而如果是加班导致的晚点(推迟)、节假日导致的临时调换(提前或推迟)、客人突然造访(取消)等预先安排被打乱的情况,就需要我们进行妥善的调整和处理,这时候 GTD 便会发挥它的功效。所以,我写这篇文章的出发点是:让那些 “事务繁多、冗杂” 的用户,去了解可能他们还没想到(或者还没发现)的方式,即 GTD。

为了全面介绍 GTD 的作用及概念,这篇文章依然会以 “记录 > 整理 > 分类 > 完成 > 反思” 循环为目标,帮助那些目前仅遵照 “记录 > 完成” 循环执行的用户去学习、了解更完整、规范的 GTD 逻辑。

学会通过 Inbox 记录你的目标

如今 “Reminders 备忘录” 已经成为任何操作系统都必备的功能之一。它的目的特别简单,就像上文说到的那样,用户只需 “先记录,后完成” 就结束了。

举个生活中的例子吧。当我突然想到一周后就要期末考试了,那么这时我可能会打开 “备忘录”,记录下 “期末考试” 这个事件,然后安排在 “提前 5 天” 这个时间节点通知自己,以避免错过或遗忘 “复习功课” 这个任务。

这是个不错的习惯,毕竟打小老师就教育我们 “好记性不如烂笔头” 这个道理。再次回顾这个例子,其中的逻辑不就是 “记录 > 完成” 那么简单嘛,但仔细想想,这是不是也有些不足?比如 “期末考试” 这个事件是不是可以在发生的前 5 天里,每天都进行通知?我是不是可能会提前(或推迟)几天再复习功课?具体的复习内容有哪些?我应该在什么地方、什么时间段进行复习?等等。这些问题就涉及到 “用户需求” 了。

论 “好记性不如烂笔头”,这是个简单的 “记录” 过程,放到 GTD 中,这就是个 Stuff(事件)的概念。所谓 Stuff,就是那些你想到的,继而打算记录下来并最终需要被完成的项目。那 Stuff 的去向是何处?在众多以 GTD 为核心的软件中,它们都会有 Inbox(收件箱),这就是 Stuff 最初要达到的地方。

如何理解 Inbox 被翻译为 “收件箱”?这就好比日常生活中,每个家庭都会用到的储物箱或储物柜,它们扮演了 Collect(收纳) 的角色。套用到 GTD 上可以理解为:任何你想到的 Stuff,无论它多么简单或多么复杂,先把它们 Collect 起来再说。所以 Inbox 就是 GTD 逻辑中最初的一个环节:记录,同时也是大部分 Reminders 类工具的主要作用。

Inbox 用于收纳 Stuff,继而可以执行接下来的 GTD 步骤

很多轻量级 Reminders 软件(例如 Realmac 开发的 Clear 应用)在加入了 Inbox 后,就几乎没别的功能可用,所以它们是最简单的 GTD 工具(其中的 Stuff 则被另一个名词代替,叫 To-do),这样的软件被统称为 Reminders。而真正意义上的 GTD 工具还会考虑到方方面面,其中就包括事例中提到的 “用户需求”。

1

用户需求之一:整理

那些在 Inbox 中的项目只是纯粹的 Stuff(它们之中既包含了 “一件衣服” 这样的东西,也包含了 “写一篇日记” 这样的事情。说到底,这些元素甚至无法组成一个标准的 Reminders 工具),它们与刚才提到的 To-do 最大区别在于,Stuff 只是些 “零件” 罢了,而由 To-do 组成的 Reminders 虽然只是 “小机器”,但至少它是可以独立运作的。所以,要想理清楚 Stuff 之间的关系,并进一步将它们发展成合理且有逻辑的 To-do,就得经历 Organize(整理) 的过程。

整理,亦可称为 “归类”

在 “整理” 之前,每位用户都有必要梳理一遍 Stuff 的类型。例如 “出门买一杯咖啡” 算作 “Do 立刻完成” 类 To-do 项;“和 John 一起制作机器人模型”、“等毕业证书拿到后,再找工作” 这些算作 Delegate(委托)类 To-do 项;“明天去打一场篮球” 则被算作 Defer(推迟) 类 To-do 项。

它们的确有不同,但如何形容这些不同之处呢?我认为最合适的单词莫过于 “优先级”。回顾这三个例子,得到的综合性结论是:Do 是指当下就要完成的任务,所以其优先级别最高;Delegate 是指会有第二人(或更多人)参与的集体任务,其优先级别稍低;Defer 是指那些(相对)不那么着急需要完成的任务,因此其优先级别最低。

在 GTD 工具 Things 中,优先级最高的 Do 被称作 Today,优先级稍低的 Delegate 被称作 Next,优先级别最低的 Defer 被称为 Scheduled。看上去似乎和上文提到的 To-do 项有些不同?没错,是单位问题,因为在 Things 中,最精确的单位只有 “天”,而非 “小时”,更不可能是 “分钟”。

在另一款 GTD 代表性工具 OmniFocus 中,“优先级别” 这个概念在创建 To-do 项的时候几乎感受不到,因为它并不以此作为 “类别” 进行排列。但是,OmniFocus 却以一种相对 “图形化” 的显示效果(在已经建立好 To-do 列表的情况下)告知用户。整理下来,具体分为以下七种方式。

其中的 “标记项已过期” 和 “标记项接近截止时间” 两项,引出了另一个概念 — — Flagged (旗标)

Flagged 本身并不受 “优先级别” 影响,因为后者是以 “时间” 为基础,以 “完成” 为目的的排列方式,而 Flagged 则(仅仅)起到了 “强调突出” 的作用,告知用户该 To-do 项尤其需要引起注意。当然,有的 OmniFocus 用户把它当作 “不允许调整” 的标记,也是可行的。

回到主题。在进行 “整理” 的时候,我们要先考虑到 “优先级别” 的因素,然后再按此进行排列,最终得到一份经过初步完善的 Stuff 项目列表。而这些 Stuff 此时已提升至 To-do 类,可以单独工作,只不过它与更加丰富且完整的 GTD 逻辑相比,还差了那么一些环节。什么环节呢?分类。

时间管理

在介绍 “分类” 之前,我还想解释一下何为 “时间管理”。

还记得之前那个 “期末考试” 的例子吗?在之后对该示例的分析中,我还提出了 “这个事件是不是可以在发生的前 5 天里,每天都进行通知?” 以及 “我是不是可能会提前(或推迟)几天再复习功课?” 这两个问题。其中谈及的每个节点都统称为一个概念:时间管理。

在建立 To-do 列表的初期,我们可以填入理想的 “提醒日期”,以备届时显示通知告诉用户自己,但有时不免会遇到 “推迟” 或 “提前” 这样的特殊情况。如果真的发生了,势必会影响到当前 To-do 的状态,所以该如何灵活地进行调整呢?这里要提到 Due(到期)一词。

一般情况下,如果 due 的日期为 Tomorrow,那它只会在 Tomorrow 的 To-do 列表中显示,而不会显示在 Today 中(除非你有进行过 Repeating 设置)。根据假象的情况,万一需要将它 “提前”(或 “推迟”),Things & OmniFocus 这两款软件又有着哪些不同的解决方式呢?

在 Things 中,你可以设置 Show in (xx) days before 直接增加 To-do 的提前量,达到 “提前” 的目的。并通过 Daily Review 达到 “推迟” 的目的。

在 OmniFocus 中,这些功能的对应选项为 Due 和 Defer Until 。但它还拥有两个 Things 没有的特性:Estimated Time 和 Completed 。前者指代 “预计花费的时间”,后者指代 “完成任务的确切时间”。同时由于 OmniFocus 的最小时间单位是 “分钟”,因此对于短期任务,这种设置能进一步量化你的时间安排。

仅从 “时间管理” 这方面来看,Things 的优势在于它对操作的要求更低,便于用户只需点击较少的选项就能达到目的,功能较少,适合 “轻度 GTD 用户”。而 OmniFocus 的优势在于它的功能更加 “厚重”(就好比汽车操作面板和飞机操作面板的对比),功能较多,但也更加复杂,适合 “重度 GTD 用户”。

此外,Reminders 工具中不存在 due 概念,是因为它们也不包含 “到期”、“过期”、“提前”、“推迟”、“预计花费时间” 这些细致的功能要领(甚至它们的 UI 用户界面也没有 “操作面板” 这一说)。所以 due 是区别 Reminders 与 GTD 工具的途径之一,这也明确了两者之间的差距。

Forecast

当你的 To-do 列表被越来越多的内容填充,同时还得受到不断变化的 “特殊情况” 影响,原本简洁的界面一瞬间就可能变得 “低效且繁乱”。在面临这样的现象时,GUI 图形用户界面就会起到 “逆转” 的作用,让事情回到 “高效且清晰” 的 GTD 模式。好在 OmniFocus 中就有这样一个出色的 GUI,它叫 Forecast(预测)。

打开 Forecast 界面,你可以找到任何日期对应的 To-do 项。与此同时,它还允许用户进行 “快速整理”,便于你直接创建、管理 & 调整不同日期中的 To-do 列表,在提高操作效率的同时,进一步达到 GTD 的目的。

2

用户需求之二:分类

“分类” 是 GTD 中另一个不可或缺的环节,但不同 GTD 工具对它的概念定义是非常 “不成体统” 的。

在 Things 中,“分类” 亦可被理解为 “筛选”,用户只需给不同 “场景” 下的 To-do 项打上统一的 Tag(标签),就可以在后续步骤中通过它进行 “筛选”;而在 OmniFocus 中,“分类” 则被叫作 Contexts(环境),用户可以任何名词作为 “分类” 的标准,创建 “永久性” 固定项目,而非 Things 中的 “临时” 标签。以上是两者最大的区别,也验证了本节开头的观点。

即便如此,“分类” 至少也能帮助用户快速梳理项目大块,并且任何 To-do 项都是可以在不同 “场景(环境)” 下流通的,也就是说,它们是可以在 “筛选” 条件下反复出现的,而不会被 “类别” 这一界限框死。所以我个人还认为:或许你的 To-do 项无需经过 “分类” 步骤即可 “被完成”,但多此一步也非毫无意义,因为它至少可以为将来会需要用到的时候,留下一个 “永久性” 框架。

按照 GTD 原理,只要能达到目的,“分类” 其实完全可以随心所欲进行(GTD 工具 Things 就特别适合这部分用户群体),在 OmniFocus 中虽然用户也可以自由设置分类,但它也有部分相对 “体统” 的要求,遵循了一个逻辑,即分类项目的 “父级标题” 皆为名词,其 “子项目” 皆为动词。

例如,我可以创建 “女儿” 为 “分类” 标题(意味着以此展开的所有 To-do 项都围绕着 “她” 展开),接着再创建 “陪她猜谜语”、“唱一首儿歌”、“带她去游乐场玩” 等内容为 “子项目”。到这里,一个标准的 “分类” 就完成了。很简单,不是吗?

上例是按照 “名词为父,动词为子” 的要求创建 “分类” 项目的,但无法避免的是,还有很多场景并不以此为标准,比如 “动词为父,动词为子”。

举个例子。我可以创建 “搭一艘小帆船” 为 “分类” 标题(这是个动词),再添加 “选择合适的木板”、“阅读说明书”、“找好朋友 John 一起来帮忙” 这些为 “子项目”(这些也是动词)。验证了 “动词为父,动词为子” 的分类方法。

所以 “分类” 并没有特别严格的内容限制,但它至少有像样的 “模板” 划分,帮助用户更合理地整理条目,更清晰地进行审视。若没有这些 “模板”,可能就会产生混乱,以致于迷惑自己,并最终使 GTD 的目的失效,得不偿失。

回顾刚才的知识点,其中可以筛选出 “To-do 项是可以流通的”,以及 “动词为子” 的分类方法,在将它们组合后,又可以得出一个新的知识点 Projects 项目。

Projects 项目

如果说 OmniFocus 中的 Contexts 是用于整理 “场景” 环境下的 To-do 项,那么本节要介绍的 Projects 指代的对象则是 “事情”。好,那么要完成一件事情,你首先会想到是什么?没错,是 Step(步骤)。它属于 Projects 中的一种,其属性被定义为 “Sequential Project 按顺序执行的项目”(比如上节中提到的 “搭一艘小帆船” 的例子)。

此外,Projects 还可以分为 Parallel Project(平行项目)和 Single Action List(独立的项目)。

Parallel Project 平行项目” 是指 “有联系,但是没有必然的先后顺序” 的项目,例如 “去超市买萝卜” 和 “去超市买饮料”。“Single Action List 独立的项目” 是指 “没有联系,更没有必然的先后顺序” 的项目,例如 “参加老同学聚会” 和 “陪妈妈逛商场”。

当然,“Projects” 中也有 “优先级别” 的要求,因为你很难做到所有任务同步进行,或同时完成。与此同时,它们也会遇到特殊情况,以致于你不得不因 “推迟” 某些项目而去调整原定计划的 “优先级别”。如何实现?在 OmniFocus 中,它的功能名称为 Hold(暂停执行)。

最后还要提醒各位读者,本节介绍的 Projects 和 Hold 仅针对 OmniFocus 有效,在另一款 GTD 工具 Things 中虽然也有 Projects 一说,但并没有明确的细分和应用。所以,若要实现同样的效果,烦请自行动手。

GTD(Getting Things Done)& 反思

什么是 “完成”?很简单,就是打勾 ✓。个人主观地认为,这或许就是各类 Reminders 和 GTD 类工具以 “✓” 为素材,创作软件图标的原因吧。

和所有 Reminders 应用一样,GTD 工具也会有 “Done 完成” 环节,这就像文章开头说的那样,它意味着 “先把事儿做成了”,不过还没到 “再把事儿做好了” 的地步。作为刚接触 GTD 的新手,很多人会忽略那关键的最后一步 “Review 反思”,所以他们大部分人只满足于现状,得不到进步,甚至是倒退(用回传统的纸质贴纸标签,或随手记)。这也是我不愿意看到的。

客观地说 Review 不一定是必须经历的环节,因为任何新手对于 GTD 工具会有一个 “从陌生到熟练” 的适应过程,并在这个过程中提升效率,找到自己的需求。那么在这种情况下,你确实不必再行 Review 了。

反之,如果察觉到略有疑惑,或对 GTD 的 “记录 > 整理 > 分类 > 完成 > 反思” 运行逻辑并没有透彻且清晰的理解,建议你再次阅读这篇文章,或阅读由 OmniFocus 开发商 Omnigroup 撰写的《Getting Things Done®》一文(英文,可保存至 Instapaper、Pocket、Evernote 留作稍后阅读)。

GTD 本身就是一个比较小众、复杂的概念,它需要一定的学习成本和一段时间的实际使用,才可能会对这个概念有所认识,所以无论本文是否会对你有很大帮助,只要你认为自己有对 GTD 的需求,那么就应当试着去用 GTD 管理你的时间,或许你的生活和工作方式会因此得到巨大改变。

文末,感谢大家的耐心阅读,以及对笔者生涩表达方式的宽容和理解,希望这篇文章能让你有所得,有所想,有所悟。(部分配图来自 OmniFocus + Getting Things Done)

作者:JailJT

原文发布于微信公众号 - BestSDK(bestsdk)

原文发表时间:2015-08-08

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