搞定GTD - 掌控流程之三:组织整理

在明确意义那一步,只能去掉没有意义的项目和事情,在这一步才是GTD最复杂和最核心的流程,有人将第二步和第三步合在一起。对于OmniFocus来说,经过这个步骤后,每一件事情都会放到不同的OmniFocus项目文件夹中,或被指定了上下文(Context),或被加了日期或标签。

具体做法:至少每天处理一次收集箱,从上而下的,一项一项任务地处理,通过回答两个主要问题,快速地对信息作出决定,避免收集箱里堆积东西过多。

再来看一遍这张重要的流程图:

在这一步,要问自己的问题是:“这件事可以采取行动吗”?

如果这件事情不能转化为具体的行动,那么:

1、丢弃:对于没有意义的事情,大胆地丢弃,如果真是好东西以后还会出现的。

2、酝酿:挺有意义的一件事,先记着,等条件成熟时再采取行动,这类事情在GTD中有两种办法处理:1)把上下文Context属性设置为“将来/也许”;2)专门准备一个“创意/想法”清单,把这类事情归到此清单中。

3、参考资料:有些内容不会产生任何行动,只是在开展某个项目时的一些参考资料而已,这时就把它妥善地归档。OmniFocus对于这类事情的管理并不方便,而Evernote却非常擅长这类资料的管理,有人用档案夹来存储纸质文件,有人全部扫描电子化存储在Evernote中,可根据各人喜好选择。对于文档的归类,我在后面用一篇来专门介绍。

如果这件事情准备采取行动了,那么:

1、两分钟原则:对于在2分钟内能够解决的事情,马上解决,记也不用记了。

2、委派他人:可以把任务标题写成这样“#张三:写xx报告”,这类事情一般都是通过打电话或面对面交流来进行的,委派后,要把这件任务的Conext改为“等待”状态(流程图中的指向右下方的箭头),并设置一下截止日期,这样你会在指定的时候跟进该任务的进展情况。如果没有设置截止日期,在每周回顾时,也可以再重新审视这件事。

3、日程表:对于有固定的开始和截止时间的事情,这是大量备忘录类软件都有的功能,设好这些日期,它们都会定时提醒。如果2点开会,我会把这件事情的截止时间设置到1:45,留下来充足的到达会场的时间。对于没有严格日期的行动,GTD不推荐把它们放入日程表中。

4、下一步行动(Next Action):剩余的事情都在这里面了。如果事情比较多,还可以细分为多种Context,我一直不喜欢“上下文”这种翻译,还是翻译成“情境”比较有情境,估计搞这个OmniFocus翻译的也是个IT人,可能从电脑编程里的“绘图上下文”学来的。

5、自然式计划模式:留意一下流程图的左侧中间位置,还有一些内容。对于比较复杂的事情,还需要留出专门的时间,把这个项目认真地分解一下,在GTD中叫做自然式计划模式,实际上就是做项目计划的方法,这个后面再单独叙述。

在2011年刚开始学GTD时,当时用iPhone4,我的项目和上下文大概是下面这样的:

如今的项目文件夹大概是这样,由于内容较多,用OmniFocus for MAC版本的抓图来示意。

上下文现在也非常精简,总共就8个。

原文发布于微信公众号 - 申龙斌的程序人生(slbGTD)

原文发表时间:2016-08-09

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