搞定GTD - 总体流程图

掌握了第一步的捕捉流程,就要进入下一步流程了,但不要着急,此时先要对整个GTD的总体流程图做个大概了解,最经典的还是《搞定》书中原版的这张流程图了,网上有些人根据个人实践对此图进行了大量改编,出现了各种各样的GTD流程图,但初学者还是先看大师的这张经典图,不能只看,还要打印一张大图出来贴在墙上天天看:

第一步:收集,把材料放入收集箱的过程,就是前两天刚介绍过的步骤。

第二步:明确意义,问自己”这是什么“?

有些事务不符合自己的目标,可能就需要丢弃;有些虽然暂时不符合长远目标,但可能会在其它方面得到收获,当前还无法采取行动,就需要放到“将来/也许”中;有些事情明显在最近一段时间内排不上时间,就可以给它设置一个起始时间,在那个时候再考虑一次是否该项目可行。有些内容明显只是一堆参考资料,无法采取某个具体的行动,直接把它放在电脑中某个位置即可,后面还会专门介绍参考资料的整理办法。

第三步:组织整理,这里面内容较多,主要包括:

1、项目分解:重要的项目都非常有挑战,需要时间的积累,当直接面对一个复杂问题时,我们的大脑就会畏惧,反应在行动上就会拖延,所以需要将一个大项目拆分为多个具体的事情,具体的思考过程后面会介绍作者推崇的自然式计划方法,分解后的行动都输入到GTD系统中。

2、两分钟原则:如果这件事在2分钟内能够解决,马上就给办了。

3、委派别人:管理者很需要这个功能,当把事情委派给别人后,需要把Action的上下文设置为"等待”状态,可以再设置一个截止时间,在那个时间到来的时候就询问一下该事的进度。这个等待清单在每周回顾的时候也是要检查的一项内容。

4、日程表:如果没有严格的时间要求,就不用把Action设置到日程表中,这是GTD的一项重要原则,但如果某个任务确实非常非常重要,你也可以强迫自己把它放进日程表来强制执行,但要慎用。有些GTD软件(比如OmniFocus)支持重复任务,在想养成某个习惯时,可以设置一些循环任务来提醒自己每天坚持下去。

5、Next Action:当把事情整理得足够清楚时,Next Action很容易找到,但遇到一个有挑战的项目时,要做的事情一大堆,这时必须找到Next Action做为突破口,这个Next Action是GTD中非常重要的一个术语,许多人迟迟不进行这一步,所以项目一直没有进展,拖延症也因此而来。有时Next Action只是打一个电话询问,发个邮件求助,召开一个内部讨论会,事情启动了,后面的事情就可以逐步推进了。

第四步:回顾(反思)

这个步骤在流程图中并没有,却是GTD中的重要一环。回顾的频率最好是按周,每周把自己的系统更新一下,划掉已经完成的Action,分解比较大的项目,把突发的事情也安排妥当,有精力的话看看”将来/也许“清单,可能某件事情已经具备启动条件了。

第五步:行动,Just Do It

保持专注力,对照着Next Action清单一件一件地去完成,如果专注力不够,可以借鉴“番茄工作法”。

这只是对流程图的一个大概介绍,详细内容还是要阅读《搞定1》和《搞定3》中的相应章节。

原文发布于微信公众号 - 申龙斌的程序人生(slbGTD)

原文发表时间:2016-08-07

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