搞定GTD － 总体流程图

掌握了第一步的捕捉流程，就要进入下一步流程了，但不要着急，此时先要对整个GTD的总体流程图做个大概了解，最经典的还是《搞定》书中原版的这张流程图了，网上有些人根据个人实践对此图进行了大量改编，出现了各种各样的GTD流程图，但初学者还是先看大师的这张经典图，不能只看，还要打印一张大图出来贴在墙上天天看：

第一步：收集，把材料放入收集箱的过程，就是前两天刚介绍过的步骤。

第二步：明确意义，问自己”这是什么“？

有些事务不符合自己的目标，可能就需要丢弃；有些虽然暂时不符合长远目标，但可能会在其它方面得到收获，当前还无法采取行动，就需要放到“将来/也许”中；有些事情明显在最近一段时间内排不上时间，就可以给它设置一个起始时间，在那个时候再考虑一次是否该项目可行。有些内容明显只是一堆参考资料，无法采取某个具体的行动，直接把它放在电脑中某个位置即可，后面还会专门介绍参考资料的整理办法。

第三步：组织整理，这里面内容较多，主要包括：

1、项目分解：重要的项目都非常有挑战，需要时间的积累，当直接面对一个复杂问题时，我们的大脑就会畏惧，反应在行动上就会拖延，所以需要将一个大项目拆分为多个具体的事情，具体的思考过程后面会介绍作者推崇的自然式计划方法，分解后的行动都输入到GTD系统中。

2、两分钟原则：如果这件事在2分钟内能够解决，马上就给办了。

3、委派别人：管理者很需要这个功能，当把事情委派给别人后，需要把Action的上下文设置为"等待”状态，可以再设置一个截止时间，在那个时间到来的时候就询问一下该事的进度。这个等待清单在每周回顾的时候也是要检查的一项内容。

4、日程表：如果没有严格的时间要求，就不用把Action设置到日程表中，这是GTD的一项重要原则，但如果某个任务确实非常非常重要，你也可以强迫自己把它放进日程表来强制执行，但要慎用。有些GTD软件（比如OmniFocus）支持重复任务，在想养成某个习惯时，可以设置一些循环任务来提醒自己每天坚持下去。

5、Next Action：当把事情整理得足够清楚时，Next Action很容易找到，但遇到一个有挑战的项目时，要做的事情一大堆，这时必须找到Next Action做为突破口，这个Next Action是GTD中非常重要的一个术语，许多人迟迟不进行这一步，所以项目一直没有进展，拖延症也因此而来。有时Next Action只是打一个电话询问，发个邮件求助，召开一个内部讨论会，事情启动了，后面的事情就可以逐步推进了。

第四步：回顾（反思）

这个步骤在流程图中并没有，却是GTD中的重要一环。回顾的频率最好是按周，每周把自己的系统更新一下，划掉已经完成的Action，分解比较大的项目，把突发的事情也安排妥当，有精力的话看看”将来/也许“清单，可能某件事情已经具备启动条件了。

第五步：行动，Just Do It

保持专注力，对照着Next Action清单一件一件地去完成，如果专注力不够，可以借鉴“番茄工作法”。

这只是对流程图的一个大概介绍，详细内容还是要阅读《搞定1》和《搞定3》中的相应章节。