IDC海量运营资产的管理实践

腾讯拥有海量IDC资产的互联网企业,其中服务器、网络设备等IDC运营资产的数量巨大,资产种类繁多,仅服务器就有几十个品牌,几百种型号,同时在日常运营中对于资产的应用需求多、需求变化频繁。如何确保运营资产的安全、完整,提高运营资产的运营效率,是腾讯在发展中不可避免的严峻问题。

存在挑战

腾讯面对海量IDC运营资产的资产管理,遇到以下主要挑战

1.资产定义配置缺乏科学性和合理性:面对大量的运营资产,在实际使用中往往很难快速检索或精准定位,而且互联网企业由于行业的特殊性,运营资产的资产定义很难参考传统行业固定资产的定义;

2.管理环节有待完善:由于运营资产在它的生命周期中必然会涉及多个部门,并且同一个运营资产的责任人和维护人也可能变动频繁,而运营类资产管理流程可能缺乏完整性,无法覆盖整个资产全生命周期,又或者资产管理流程臃肿繁琐,给实际工作带来不便和低效率;

3.盘点审计复杂度高:运营资产种类繁多,数量更多至数十万计,加上各地的IDC分布广,因此盘点工作困难重重,很难保证财务部门、资产管理部门、使用部门的三套帐的账实、账卡、账账一致;

4.线下资产的流程管理:腾讯已使用在线监测等科技手段,实时监控检测所有在线资产,故线上流程已能准确的管控在线资产,但如何有效的管理线下资产也是在实际操作所面临的问题。

管理实践

腾讯经过多年的实践与改进,目前以”分类管理“,“按单操作”,“账实一致”为原则,以”完整率100%,准确率99.99%“为目标对运营资产进行科学管理。

属性管理(分类管理)

腾讯对于名下的运营资产,除了“固定资产编号”和“SN”这2个唯一属性外,还根据其在全生命周期管理的各阶段的不同需要,赋予其不同定义的泛属性定义,以便于对运营资产进行分类管理。通过合理定义运营资产的相关属性,做好资产的分类管理,各需求或管理人员便可通过这些不同维度的泛属性,对运营资产进行范围查询,批量操作,统一管理,既确保了运营资产的安全,又提高了运营资产的使用效率。

流程管理(按单操作)

腾讯对资产操作人员按其属性进行角色划分:

需求人:运营类固定资产使用(包含但不限于新增、扩容、变更替换等操作)需求的提出者

服务管理组:根据需求人提出的对运营类固定资产使用需求进行(包含但不限于采购、调拨、折旧报废等)操作决定的决策者

数据中心经理:IDC的具体管理者,负责现场资产管理员的操作及意识培训,并对现场资产运营进行风险管理(包含但不限于风险挖掘、识别、评估、控制、改进等工作)

现场资产管理员:IDC现场的资产管理者,根据制定的运营类固定资产管理规范及流程,对现场运营类固定资产进行具体操作(包括但不限于收货、入库、存放、出库、盘点工作)

并且根据运营资产的的使用需求,对应设置不同的处理流程,将运营资产的操作划分分为:采购、入库、借调、维修、领用、折旧、报废七个不同的状态变化。并根据以上七个不同的资产操作设置了对应的直配、变更领用、故障处理、搬迁及退役流程,通过电子流程单的方式连接需求人、资源规划组、资源运营组、现场资产管理员及厂商等不同角色。

在不同的资产管理流程中,每个角色都会被分配到对应的任务,而资产的每一次状态变化都有相应的任务及角色去完成对应的任务,环环相扣,全程监督和管控,确保资产管理流程的完整及准确。

同时资产管理流程还接口或兼并各相关部门内部的相关流程,从而使资产管理完整覆盖所有涉及部门及人员,保证了整个运营资产的全生命周期,每步操作都是有单可循、按单操作,落实到人的原则,这样既规范了资产管理的流程操作,又便于进度跟进及后续回溯。

盘点审计管理(账实一致)

腾讯目前对运营资产根据其使用状态初步划分为:线上资产(已上架使用)和线下资产(在仓库尚未使用的)。为确保运营资产的账实一致,目前腾讯会定期对所有线上资产进行在线扫描,并且在线扫描检查的颗粒度精细化至部件级,以验证及确保所有在线资产的完整性及准确性。

同时腾讯还对所有资产,特别是线下资产按月、季度、半年度等不同的时间周期进行现场盘点核对,除IDC现场资产管理员的定期月度盘点外,还安排不同IDC现场资产管理员进行交叉互盘,既避免了现场资产管理员因个人惯性盲点的原因造成漏盘、错盘,又便于不同IDC资产管理员的互相交流和学习,取长补短。

各IDC的数据中心经理的不定期会对名下IDC的运营资产抽检核查,以确保现场资产管理员的操作合理规范准确,所管理的运营资产准确无误,同时安排对现场资产管理员的操作及意识培训,提升现场资产管理员的能力和素质。

部门运营服务组的盘点监察及公司财务及风控部门的内部审计等多形式的盘点审计,保障了财务部门、资产管理部门、使用部门的三套帐的账实、账卡、账账一致,并且通过多种不同的盘点审计方式可以持续的对运营资产管理进行风险挖掘、识别、评估、控制,不断的改进优化资产管理流程。

库房管理(线下存放)

由于大型互联网企业的运营资产种类繁多,数量巨大,资产价值偏高,所以如何保证线下资产的安全性,资产存放的合理规范,也是资产管理中不可避免的一个难题。

腾讯对于IDC库房要求有独立的门禁(与机房或运维操作室门禁分开,不同权限)或独立钥匙管理,且门禁权限或钥匙只有资产管理员或授权人员才有,同时库房内安装有独立的监控录像系统,以确保运营资产进出的操作合规及库房的独立性、安全性。

同时对运营资产存放也有合理规划及规定,对库房内货架、储物柜及保险柜进行分别编号,并将库房的整体平面图张贴在库房内。在资产存放时,还要求整机设备资产存放于货架下层,部件及线材类资产存放于货架上层,以保证存取安全及便捷。同时对于高价值重要资产要求存放于可上锁的储物柜或保险柜,并存放于独立的收纳盒内,以确保资产存放的安全性,避免存取不当造成的资产折损。

小结

通过科学的管理措施和建立有效的监督制约机制,便能实现运营资产从购置、使用、调动、变更、退役每一个环节的全过程管控。同时,借助现代信息技术手段,建立起企业总部与分支机构、财会部门与主管部门和使用部门之间的运营资产动态管理信息系统和完整便捷的运营资产处理流程,便可全面、及时掌握各机构、部门的资产信息,实现对资产全生命周期的动态管理。资产管理的安全范围及资产的使用效率提升是企业高速发展不可缺少的要素及助力。

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原文发布于微信公众号 - 腾讯数据中心(Tencent_IDC)

原文发表时间:2015-07-24

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