SaaS办公场景将成主流 Office将走进历史

“自从宽带连接与现代化浏览器自2005年左右开始普及,企业用的生产软件就开始进入了一轮又一轮的云化征途。

首当其冲的是Email。时至今日,基于网页的Gmail、Yahoo! Mail与Outlook.com(Hotmail)等三大Webmail总和,在全球早已突破10亿的用户。根据调研机构The Radicati Group近期出版的报告指出,企业的邮件服务器也已有超过27%是基于云端提供者。

而紧接着在邮件后面,日历、文件、电子表格、投影片,甚至是员工间的聊天软件等生产力工具,也陆续开始往云里迁徙。根据Gartner的调查,在2013年,全球6.3亿办公室软件企业用户里面,已经有高达5,000万是以Google Apps for Business与微软的Office 365等云端软件,也就是所谓的SaaS(Software-as-a-Service)的方式,透过浏览器在进行主要的日常文件处理工作。Gartner同时预期到了2022年,全球企业办公室软件用户将成长至12亿,而其中6.95亿将是SaaS的用户。换句话说,从现在开始的8年里面,新增的办公室工作者,大多都会将云端做首选。

在我自己的工作生涯中,前面10年是以单机版的Office软件为主。在上一个公司Sosauce,也就是2006年开始的那次创业,我们初期仍是采用传统办公室套件。到了2008年左右,看到Google Docs日趋成熟,我们终于决定把文件工作转换其上。感受到了云端的好处,2009年我创办AppWorks时,云端为主就成了非常容易的决定。

根据这6年下来的使用经验,对于现代的工作者与管理者,我认为在线办公室的工作方式,有以下几个关键的好处:

再也不用烦恼安装、更新、备份

由于SaaS软件是安装在服务器上,使用者再透过浏览器去开启,因此对于客户端的计算机而言,得到的好处就是不用再烦恼软件的安装与更新。此外,由于数据也是储存在云端,因此连档案的备份也不用伤脑筋。这对于经常换新计算机、升级智能手机、开始采用平板,与经常在外移动的现代工作者,是非常重要优点。

告别Email夹档、编档案版号

过去当几个同事需要共同编辑一份文件,就是头痛的开始。大家必须各自为档名加上日期、版本编号、姓名等等识别参数,避免混淆,接着再依赖Email与网络硬盘交换文件。这样的工作模式不仅把压力都放在最后整合者身上,而且过程中只要一个人不小心,就有可能打坏大家辛苦完成的进度。这个状况来到内建强大实时协作功能现代的SaaS办公室环境,几乎完全被解决。在这些网络平台上,一个项目里的人员可以全部同时编辑某个文件,各自进行自己负责的区块。如此一来,不仅不会再有档案版本的问题,大家也可以同时展开工作,再也不需要等待其他人的进度。

强大的搜索功能

过去由于文件主要储存在本机,当我们需要找某个旧档案,往往必须依赖自己计算机的运算效能以及操作系统内建的搜索引擎,那不是太好的体验。因此勤劳的人会建立完整的目录系统,把档案一一的分类收藏,需要时再浏览取用。但我想多数人跟我一样,等到用要档案时,常常发现早已忘记自己的分类逻辑,结果还花费更多时间在目录里左翻右找。这个问题到了云端办公环境得到了非常好的解决,尤其像是Google Drive内建的是Google强大的搜索引擎,无论是文件名、内文,只要知道关键词,都可以准确的找到,于是我们也省去许多整理与回溯的烦恼。

移动设备的支持

最后,现代的SaaS办公室解决方案,通常都有非常好的智慧手机与平板设备支持。只要下载他们推出的Apps,就能够同步、开启、阅读甚至编辑你的文件。这些原生的移动Apps往往针对触碰情境开发,能适用各种屏幕大小的需求,有效的运用智慧手机有限的储存空间,还可以让你把档案下载到没有网络联机的地方脱机使用。与传统Office软件需要依赖第三方应用才能在iPhone与Android上开启的状况,又是另一个大进步。

当然,截至目前为止,Google Apps forBusiness、Micrsoft Office 365等云端办公室套件,在功能上与传统的本机式Office软件还有些微的差距。但根据我自己的经验,在99%的使用情境中,这些差距并不造成任何困扰。至于那1%的时间,我会使用单机版Office软件来编辑档案,再上传至Google Drive转换成Google Apps for Business文件格式,还是可以解决。而随着SaaS的持续演进,这些差距在不断缩小,我需要这样转换的机会也越来越少。

更重要的是,上述几个采用云端的重大好处,远远覆盖了些微功能差距所带来的小小麻烦。因此,我认为Gartner的预测不是大话,云端会是接下来的主流办公情境,也是所有现代知识工作者必须精通的生产方式。

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原文发布于微信公众号 - 人称T客(Java_simon)

原文发表时间:2014-02-19

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