从SAP最佳业务实践看企业管理(110)-采购业务规划
从SAP最佳业务实践看企业管理(110)-采购业务规划
在绝大多数的制造企业，原材料在销售成本中按照所占金额比例是第一位的，所以采购有举足轻重的地位。但是，采购业务经常会发生断料、质量不稳定、成本居高不下的问题，那么，究竟原因在哪里呢？
我个人认为：很重要的原因就是忽视了供方的选择和评价过程。
下面，我来详细地描述一下，符合ISO标准的采购过程是如何操作的。
采购业务按照TS/ISO16949或ISO9000-2000的标准要求，可以识别为两个过程：供方的选择评价过程和采购实施过程。本业务规划详细地描述了整个业务流程的输入、输入相关记录、处理流程、输出、输出相关记录，这里着重强调输入和输出的相关记录，因为采购的物流、资金流和信息流要求有很强的追溯性，这些记录将为采购工作提供强有力的支持。
1.供方的选择评价过程
供方的选择评价过程是采购业务的根本，实际上，作为采购的管理者，对供方的选择和评价的重视应该超过采购实施。本人认为供方开发类似于质量先期策划，实际上选择的供方已经决定了采购产品的交付能力、质量等级和成本控制力度。因为在某一阶段内，一个供方的供货水平是基本稳定的。
所以供方的选择评价应该慎重，严格按照质量体系标准实施，对从产生需求、供方选择、供方评价、产品批准、商务谈判、批准供方各个环节予以量化的监控和评价。而且由于各个环节相互关联，每一个环节的输出均为下一个环节的输入，因此需要严格控制输入的准确性，保证输出完整并符合输入的要求。
在供方批准后，就要对供方实施管理，其中主要包含三个方面：供方日常监测、质量体系开发和年度评价。供方监测是对供方的交付能力予以数据化考核，质量体系开发用于提高供方的质量保证能力，年度评价是综合考评，用于约束和激励供方。同时，以上的评价也会为供应商的淘汰、额度分配提供有力的量化的相对客观的佐证。
下面是本人做的一个供方选择评价过程分析表：
输入&记录 | 业务流程 | 输出&记录 |
|---|---|---|
产品开发的需求1、采购产品重要度分级表2、技术标准3、验收标准4、需求计划5、供方和产品开发计划 | 采购部门对产品开发要求进行评审 | 产品开发进度1、样件开发计划 |
产品开发进度1、样件开发计划 | 采购部根据进度和资源初步选择供方 | 初步选择的结果1、预选供方名单 |
初步选择的结果1、预选供方名单 | 采购部对预选供方进行评价 | 评价的结果1、供方的基础情况调查表2、供方的质量体系证书3、供方评价纪录 |
通过评价的结果选择合适的供方，进行产品开发1、合适的供方提供的产品2、技术标准3、验收标准 | 对供方提供的产品（样品）进行批准 | 1、样品/小批量鉴定表2、如有需要，进行PPAP甚至是产品审核 |
提供供方相关的文件1、供方的基础情况调查表2、供方的质量体系证书3、供方评价纪录4、样品/小批量鉴定表 | 管理者代表根据完整的资料对供方进行批准（本过程也可以在商务谈判之后） | 批准之后，要纳入1、合格供方名单（实际上，合格供方指的是允许指定供方供应指定产品） |
在产品批准之后进行商务确认1、样品/小批量鉴定表2、报价清单（初步报价应在产品开发之前） | 采购部和供方进行商务谈判 | 双方达成共识1、采购合同2、质量协议3、技术协议 |
对纳入合格供方的供方进行日常供货业绩的监控：1、供方交付监控表（交付、质量）2、降价计划3、服务投诉记录 | 对供方的交付、质量、成本和服务的日常纪录进行汇总和评价 | 对供方的业绩考核结果１、供方月度评价表２、供方年度评价表 |
同时，需要对供方的质量体系进行监督，提升供方的交付、质量控制、降低成本的能力１、供方质量体系开发计划（第二方审核计划） | 供方的采购质量工程师按照计划对供方进行审核和指导 | 得到供方的质量体系保证能力的评价，并且其结果要纳入供方年度评价表１、供方质量体系开发记录 |
供方年度评价表量化分数的结果１、供方年度评价表 | 根据该结果，淘汰部分不合格的供方 | 制定１、供方和产品开发计划 |
2.采购实施过程
采购实施的过程是公司最关注的过程，其绩效是考核采购实施中的准时交付率（数量、时间）、质量（到货批次合格率）、价格三个指标。其主要的环节分解为：产生需求、下达采购订单、到货检验、入库、仓储管理、发货、服务（现场和售后）、付款。作为采购管理者，应该对各个环节的表现予以量化的考核并关注。尤其是采购需求的确认环节和采购到货的统计环节经常出现问题。采购到货统计不准确或不及时就会影响采购业绩，而采购需求的预见性和准确性是决定采购实施成败的关键。
输入&记录 | 业务流程 | 输出&记录 |
|---|---|---|
采购需求１、生产需求２、库存３、其他需求 | 采购部门对采购需求进行评审 | 采购计划1、月度采购计划 |
采购计划１、月度采购计划２、合格供方名单 | 采购部按照采购计划和供方表现对配额进行分解 | １、采购订单 |
按照采购订单执行１、采购订单２、送货单３、验收标准４、有要求的话，供方必须提供相应的检验报告 | 质量对产品进行检验，仓库按照检验结果对产品进行接受，采购按照入库单对订单进行跟踪 | １、到货登记２、入库单３、质量信息反馈单 |
１、质量信息反馈单 | 传达到供方并要求供方及时反馈 | １、闭环的质量信息反馈单结果应纳入月度供方评价表 |
生产现场的信息反馈 | 现场服务，对供方的产品质量进行跟踪，通知供方整改 | 供方对现场服务的结果应纳入月度供方评价表 |
１、应付账款余额２、采购合同 | 制定付款计划并执行 | １、付款计划每支付一笔，应在付款计划中核销，防止遗漏或者重复 |
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