时间管理笔记(总结)

GTD方法答疑

在昨天的课程后,发现大家对GTD方法有一些疑问,我们来看看如何解决。

大家主要关心的问题有这几个方面:

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(1)番茄钟总被打断

这个问题我也遇到过。这里主要分成三种情况:时间比较零碎不足以完成一个番茄钟、被不重要的事情打断、被要紧的事情打断。

  1. 时间比较零碎不足以完成一个番茄钟。

其实我们可以和自己约定一些补充规则来解决这样的问题。

比如给自己规定:15分钟就算半个番茄钟(前提是专注!),25分钟就算1个番茄钟。

  1. 番茄钟被不重要的事情打断。

为了防止番茄钟被不重要的事情打断,我总结了一些做法:

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当然,也可以自己补充其他可行的做法。

3.番茄钟被重要的事情打断。

如果番茄钟被要紧的事情打断,的确需要及时处理,那我们可以停止番茄钟(如果满15分钟算成半个)。

另外提一句:各种方法混搭使用,效果更佳。

例如番茄工作法可以结合“高效行动”的321法则一起使用,用321法则让自己进入执行番茄钟的专注状态。

(2)临时又多出了新的事项

相信大家也特别讨厌安排好了要做的事项,做到一半就被打断,或者又出现了新问题、新任务。

这种情况,我们还是要用GTD流程处理。

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当突发事件可以立马完成时(2分钟内),那就立即去做。

当新出现的事件不能立即完成,但也不是当下必须要做的,那我们可以写在小便利贴上。

如果是今天要做,那就贴在今日待办,如果不是,那就贴在收集箱。

但还有一种特殊情况:新出现的事件不能立即完成,但当下就需要去做。

这种情况可以先执行,完成后,直接用笔写在“今日完成”的记录里。

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如图,早上8点,陈总突然叫小a去办公室帮他看发言稿,小a可以在做完这件事情后,直接用笔写在今日记录(不用再写出待办事项的便利贴)。

(3)事情太多/太复杂,如何把待办事项安排清晰

我们举个例子:

例:“今日待办”只能规划一天的事项,但如果遇到事项很多,想多规划几天的事项该怎么做呢?

这个其实很简单,可以多打印几张“今日待办”,用铅笔标注日期,然后把未来几天的事项规划进去。

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或者用另一种办法,那就是在便利贴上把事项的行动日期写上。

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像这样,每天制定“今日待办”的时候,就直接找到行动日期是今日的事情,转移到“今日待办”。

这样即使计划行动的日期离得很远,到了那天,我们也不会忘记把它放到“今日待办”。

(4)A4纸太大不方便携带

这个问题很好解决,把A4活页本拆分出一个小本子,小本子用来携带,大本子用来记录。

小本子:包含“今日待办、收集箱、已完成事项”,在白天把完成的事情放到“已完成事项”。 A4大本子:只包含“今日记录”,到晚上的时候把小本子中的“已完成事项”,归档到“今日记录”。

我们可以用一个小本子来放“今日待办、收集箱”,然后用几页来放“已完成事项”。

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白天,我们的GTD方法照常执行,不过多了一个环节,就是把完成的事情放到“已完成事项”。等到晚上时,再凭记忆把“已完成事项”归档到大本子的“今日记录”上。

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像这样,就解决了携带不便的问题。

还是想问一下,为什么要用纸笔而不是用软件的形式执行GTD?软件不是更便捷么?

这个问题嘛,来看看我们往期的老学员怎么说的:

壹O壹%:“我个人说一句,纸笔的意义在于门槛低,不容易打击人,也不容易添加操作软件的麻烦。虽然写那个便利贴可能比较麻烦。但是根据我的经验来看,这确实是最容易坚持下去的方法,因为可见的成就感会很强。”

总的来说,纸笔主要有3方面的好处:

  1. 可见的成就感,让人更容易坚持。
  2. 手写能够刺激大脑更好地思考。
  3. 避免了使用app的门槛。

但我还是想问一下,要是有的同学受环境限制,即使一个小本子也不便携带怎么办?

若实在受限,用app也不是不行。

IOS设备可以在Appstore搜索“Things” https://culturedcode.com/things/,安卓设备可以在应用商城里搜索“奇妙清单”。

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(5)便利贴感觉不方便

使用便利贴的原因在于,这样可以使收集箱和今日待办能重复使用,避免了事项要抄来抄去的麻烦。

比如,很方便就能把长期收集箱的事项移动到短期,把短期的事项移动到今日待办,把今日待办的事项移动到今日完成,或者把今日待办中没办完的事项移回收集箱,等等。

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所以,只需写一次便利贴,就解决了反复誊写的困扰。而且看到每天的今日记录上的便利贴,能产生较大的成就感。

对了,如果是用塑料便利贴,建议用铅笔写,因为用墨水笔写的话容易弄花。

是的。另外,你还可以根据自己的情况,设置颜色和事项的含义,比如“红色便利贴”代表重要事项,“绿色”便利贴代表工作之外自己想做的事情。

固定事项或者临时完成的事项,也要用便利贴么?

这种情况的确可以不用便利贴。

刚刚也说过,比如中间临时完成了一个“协助王经理修改报告”的任务,就直接写在“今日完成”上。

哦,说到这里,我明白了,如果自己制作模版的话,只需要打印1张“今日待办、收集箱(短期)、收集箱(长期)”对吧?

是的。只有“今日完成”需要打印多张(每日一张)、“本周总结”需要打印多张(每周一张)。

那便利贴的确很方便,再也不用抄来抄去了,因为许多模版页可以重复利用。

(6)低价值事情太多,忙忙碌碌却没什么成果

这问题可以从两个角度出发。

第一个角度【梳理收集箱】。

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如图左上角,我们可以贴一张红色的大便利贴,命名为“重要事项”,然后把重要的待办事项(写上截止时间)贴在大便利贴上。

像这样,我们就能记得优先去完成最有价值的事情,而不是先做鸡毛蒜皮的小事。

如图左下角,当我们有一件比较大的事情,也可以贴一张浅色的大便利贴,然后把事件名称写在便利贴上。

然后,我们可以把这个事情分解成更具体的待办事项,写成多个小便利贴,贴在这个大便利贴上。

如图右边,写的是一些普通的待办事项。

【梳理收集箱】可以让我们为事情分清轻重缓急,也可以让我们把比较大型的事项拆分成更具体的事项,便于执行。

像这样,我们就更容易做出有价值的事情,避免“低价值事情太多,忙忙碌碌却没什么成果”。

解决这个问题还有一个角度——【每日复盘】

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如图,“今日完成”的右边就是复盘区。我们可以写下对每天所完成事项的想法。

就拿第一课“遇事先思”的小任来说,他能遇事先思,很可能是对过往的事情有复盘总结。

另外提一句,GTD方法最重要的就是坚持。因为每日复盘这件事情,越是有积累,复盘的效果越强。

日积月累,你就能根据每日记录,分析很久以前的自己具有怎样的习惯和思维,然后不断地改进成长。

不断地记录复盘,你的做事方法就越来越能“高效率+高价值”。

(7)行动力差,计划好的事情很难落实

记不记得我们之前讲的“自我”和“感受”这两个小人?

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为了让这两个小人不产生矛盾,我们有各种各样的做法。

例如:不要往今日待办中放太多事项,可以先放一些,等完成了再继续添加,以获得持续的激励感。

又例如:我们可以先降低“感受”的阻力,先使用一些简单的时间管理方法,比如“待办事项、番茄钟”,等简单的方法运用熟练后再用“GTD时间管理系统”。

又例如:我们可以每周和自己约定,每完成多少个番茄钟,就给予自己一些奖励。

其实,在“两个小人”的行动力模型下,我们可以自己原创各种各样的方法,来让它们能走在同一条路线上。

所以,不必陷入无奈和沮丧的情绪,请主动开动大脑去思考,一定能找到合适你的解决方案!

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