从《致加西亚的信》看项目管理

很多领导者或者成功学大师很喜欢在不同的场合引用《致加西亚的信》的内容,以此来激励和教育别人怎样做事才是好员工,他们对文中的主人公罗文的做事风格钦佩不已。

但我却要破一盆冷水,因为从项目管理理论上来看,罗文绝对是一个烂PM(Project Manager)。我们来回顾一下《致加西亚的信》讲的一个故事:

美西战争爆发以后,美国必须马上与西班牙反抗军首领加西亚将军取得联系。加西亚将军隐藏在古巴辽阔的崇山峻岭中——没有人知道确切的地点,因而无法送信给他。但是,美国总统必须尽快地与他建立合作关系。怎么办呢? 有人对总统推荐说:“有一个名叫罗文的人,如果有人能找到加西亚将军,那个人一定就是他。” 于是,他们将罗文找来,交给他一封信——写给加西亚的信。关于那个名叫罗文的人,如何拿了信,将它装进一个油纸袋里,打封,吊在胸口藏好,如何在3个星期之后,徒步穿越一个危机四伏的国家,将信交到加西亚手上——这些细节都不是我想说明的,我要强调的重点是: 美国总统将一封写给加西亚的信交给了罗文,罗文接过信后,并没有问:“他在哪里?” 像罗文这样的人,我们应该为他塑造一座不朽的雕像,放在每一所大学里。年轻人所需要的不仅仅是学习书本上的知识,也不仅仅是聆听他人的种种教诲,而是更需要一种敬业精神,对上级的托付,立即采取行动,全心全意去完成任务——“把信送给加西亚”。

注意了,这里面有标了红色的几个关键词:3个星期、危机四伏、没有问任何问题。

我们知道创造独特的产品、服务或成果而进行的临时性工作谓之项目,而文中的罗文自然是该项目的项目经理。而项目管理一般会有十项管理内容:范围管理、时间管理、成本管理、质量管理、人力资源管理、沟通管理、风险管理、采购管理、集成管理、干系人管理。

我之所以说罗文是一个烂PM是因为他犯了项目管理过程的几大错误:

一、没有做好沟通管理

沟通是为了确保项目的信息的合理收集和传输所需要实施的一系列措施,它包括沟通规划,信息传输和进度报告等。

很明显罗文再拿到信之后,他只知道一个信息:信是给加西亚的。然后就转身走人了,去开始启动这个项目,从头到尾也没有问任何问题。正是这个特点所以很多人非常赞赏,鼓吹着要立雕像要好好学习他的风格。

OK,罗文并没有做好这个过程的沟通管理,他所掌握的信息还远远不够,比如计划啥时候完成(时间管理),万一加西亚死了这封信要给谁(质量管理),资金支持和保镖保护有多少(成本管理和人力资源管理)、怎么确认是加西亚以及潜在的反对者都有谁(干系人管理)等等。

别小看这些信息,一个项目如果没有明确这些信息的话,在启动之后团队所有人就变成无头苍蝇乱飞,做事情没有依赖和确定性,不知道目标在哪里,不知道啥时候完成,不懂风险控制,也不知道做成啥样。

如果你是美国总统,你敢把一件事情交给下属去做而又不告诉他有价值的东西吗?你的下属在接到你的任务之后啥也不问就直接扭头去执行,你能放心吗?如果你是罗文,你在接到一个项目之后不去沟通和挖掘更多的需求,你敢开始做吗?

二、没有做好时间管理

时间管理是为了确保项目最终的按时完成的一系列管理过程。它包括具体活动界定,活动排序,时间估计,进度安排及时间控制等各项工作

文中罗文花了3个星期的时间把信交给了加西亚,如果美国总统觉得战争不能再拖了,必需在两星期之内把信送到,而罗文又没有做好时间管理,那罗文这个项目就是Delay的,就是失败的,那时候战争可能早就结束了。

知道了项目时间,就可以根据这个时间来安排实施过程的各项工作,时间充裕的时候可以“慢慢来”,时间紧迫的时候就需要“加加班”。在有限的时间里应该计划第一步先做什么,什么时间内做完,第二步做什么,什么时间内做完。很明显,罗文花了3个星期才完成这个项目,你敢再久一点吗?我估计他都不知道这个项目是否“上线成功”了!

三、没有做好风险管理

风险管理是指涉及项目可能遇到各种不确定因素。它包括风险识别,风险量化,制订对策和风险控制等。

文中罗文徒步穿越了一个危机四伏的国家历尽千辛完成了项目,如果他有做过风险管理就会知道徒步穿越危机四伏的国家绝对是一个愚蠢的行为,要知道这么一个动作能够存活的概率很低,对项目而言就是一个致命的风险,风险管理就要对致命的风险做“规避”和“转移”。比如派军队保护或者多个随从等等。

四、没有做好干系人管理

干系人管理是指对项目干系人需要、希望和期望的识别,并通过沟通上的管理来满足其需要、解决其问题的过程。项目干系人管理将会赢得更多人的支持,从而能够确保项目取得成功。

送信这件事儿除了总统之外是否还有其他相关的人,比如潜在的敌人或者支持者,他们的期望是什么?

所以说,罗文拿到信之后,没有要到任何的信息和支持,历经千辛万苦,花了3个星期徒步穿越危机重重的国家还活着,最终把信交到一个不认识的反政府组织手里还不被枪毙,要完成这个项目,这么多假设条件都得成立那是多低的概率??做项目千万不要想当然得觉得任何假设条件都是无条件成立的。

如果你很信奉罗文的行事规则,对《致加西亚的信》里面的盲目执行力的逻辑非常推崇,那我只能笑你压根就不会做事儿。我们不要去做那种看似执行力超高的但做事结果很烂的人,我宁愿你是那种问我很多低级的问题,懂得如何利用获得的信息去计划和执行一件事,然后做出来的结果我很满意的。我不在乎你多烦,只在乎你有认真想过这件事儿然后不懂就问该需要发问的时候就发问,这是基本常识!

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本文作者:SAP梦心(微信号:W150112458),就职于厦门,八年SAP系统从业经历,SAP项目经理...

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