办公应用的正确打开方式-基于TIM项目的反思与探索

| 导语 在支持TIM Mac版的时间里,设计团队经历了产品的诞生、迭代、转型,在跟进一个个需求的同时我们也在反思:如今的产品是否理想?是否可以为用户解决办公场景中的痛点?如果重新定义一款办公产品,会是怎样的形态?为了解决这些问题,设计团队组成了焦点小组,重新梳理办公场景,尝试定义一款全新的办公产品。

定义一款新产品,首先回归到三个最基本的问题:

1. 确定用户

对用户的精准定位与分析是发现问题、痛点从而找到解决方法的必要途径。在针对目前办公产品的市场现状调研显示,目前QQ的办公用户所在企业规模以小型、中型公司为主,约占59.3%;用户行业集中在IT、事业单位、房产、加工制造、贸易行业,其中IT/通信/电子/互联网占比达到20.3%;生产/加工/制造业为11.5%;房地产/建筑业为11.1%。(数据来源:《TIM调研分析》)

在确定目标人群的过程中,我们尝试行业领域维度出发分析用户特点,但是由于行业范围过于宽泛,不同领域之间的办公需求千差万别,深入了解的研究成本过高,以至于很难概括和归纳用户数据。在改变用户定义角度之后,我们将目标人群定义为有办公需求的1-100中小型团队或个人。

2. 发现问题

在确认用户范围之后,通过对相关用户的调研结果可以将目标人群划分为两类:团队leader/管理者以及员工。两类用户对办公场景下的需求、痛点以及期望也有所不同:

根据调研显示,团队管理者用户普遍关注团队整体发展状况,对个人日程管理、业务进展、资源管理方面有较强烈的需求。员工用户相比之下会更加注重个人工作效率、沟通协作、内容生产、沉淀积累等方面,期望在专业能力、人际交往能力上有所提升,在团队中体现自我价值。

在汇总概括全部用户数据之后,利用卡诺模型将全部需求进行了进一步划分:

必要品质(Required):便捷、效率、方便管理、随时随地——注重效率层面

期望品质(Desired):学习、分享、人脉、个人价值、引领成就——注重沉淀及价值

魅力品质(Exciter):轻工作、重生活、游戏化、快乐工作——注重体验情感化

针对以上品质可以概括为相对应的三个问题:

(1)如何帮助用户管理个人及团队事项以提高工作效率?

(2)如何帮助用户认知自我价值及企业价值并且提升影响力?

(3)如何让用户实现“快乐工作”?

3. 解决方案

经过对三个问题的分析和思考,最终得出的相应的解决途径:

在探索解决方案的承载形式时,我们对目前市场上的办公/协作办公产品进行了研究,其中主流的产品形态包括七种类型:

  • IM/沟通类: 企业QQ、企业微信、钉钉等
  • 任务管理类:trello、teambition等
  • 知识产出沉淀类:confluence等
  • 文件管理类:云盘类
  • 流程审批:OA类
  • 协作工具类(文档编辑、设计模板):google doc、invision等
  • 综合类:明道等

由于需要提供的功能模块多而复杂,我们将产品定义为以综合型工作台为基础的办公服务平台,其各模块功能流程如下:

在每个模块和模块之间的转化过程中,我们根据用户需求探索出了创新点与优化方向:

协作平台视觉探索方案

4. 转换思路

在完成工作台方案后,我们对整体方案进行了回顾和评估,结合对效率型办公工具的用研结果发现:效率型办公工具的使用决策权大多来源于领导或负责人,普通员工属于从众跟随状态。这种企业型自上而下传播的性质会导致产品本身的封闭性和局限性;用户培养成本、运营成本、多平台下的产品开发成本过高;其中一些功能模块与用户常用的办公工具存在重合(如沟通模块与QQ、微信重合)。这些客观问题使我们必须重新思考寻找更好的解决方案。

与此同时,TIM项目正在进行产品转型期,各平台均做了相应调整,以TIM PC版和Mac版为例:

TIM PC版在原有QQ的功能上做了大幅度删减,并添加了办公功能,成为最终的QQ轻聊版以适应QQ PC版用户在办公场景下的需求。

QQ Mac版由于其主打的办公属性与TIM目标一致,所以将二者进行合并,在QQ Mac版的基础上添加了办公功能。

由于QQ Mac版的简约特性,需要考虑如何在不影响自身简洁、轻量感的同时增加办公功能。最终我们的结论是以插件工具包——TIM Toolkit的形式来扩展办公功能。Toolkit是以办公插件平台为基础,相对独立于Mac QQ提供各种类型的办公插件,用户可以从工具包中选择自己需要的办公插件。

在考虑工具包中的功能类型时,我们再次运用到了卡诺模型中必要品质、一维品质和魅力品质的衡量标准,从这三个维度进行了脑暴:

用户在使用时可以根据自身需求下载相应插件,在积累一定的用户数据后,系统会将匹配最多的插件打包成组,并进行成组插件之间的整体流程优化,推出集成插件组合供用户选择。

通过对办公人群的用研结果,我们选择事项管理为首个推出的办公插件,并进行了两种视觉风格探索:

延续协作平台探索方向,融合桌面场景的黑白基调方案

从Material Design中汲取色彩和形式的撞色搭配方案

总结:

经过对办公场景的重新梳理,让设计团队更全面地理解了目标用户的需求,不断完善设计出最佳的解决方案。整个项目的推进流程遵循了Double-Diamond设计模型。第一阶段通过发散思维尽可能多的找到目前办公场景中的问题、痛点(Discover),再进行收敛并归纳问题性质(Define)。在第二阶段确定解决方案时,同样先通过开放的探索方式设计可行方案(Develop),经过评估测试后确定最终解决方案及呈现方式(Deliver)。Double-Diamond模型理论中,发散和收敛的设计流程帮助团队从解决单一问题的思考模式上升至解决问题共性的层次,针对共性提供的解决方案可以更有效的解决用户痛点,是一个很实用的设计方法。

参考资料:

《中小企业办公场景调研简要结论》

《办公用户第二轮调研》

《移动办公场景探索》

《移动办公探索调研报告重新梳理》

《TIM调研分析》

《效率型工具-访谈小结》

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原文发表时间:2017-02-09

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