项目团队建设三原则

人们常听到的有关项目经理的评论,就是他们如何让团队成员感到不堪重负,这种现象其实是沟通失败造成的。许…

人们常听到的有关项目经理的评论,就是他们如何让团队成员感到不堪重负,这种现象其实是沟通失败造成的。 许多项目经理不敢对项目截止日期说不,相反,他们选择去牺牲自己的团队。这样做的结果就是团队工作气氛压抑,团队成员心怀不满。 但是,一个项目最重要的部分往往是由团队共同来完成,在这样的气氛下和这样的心态下,他们怎么能完成好呢?

通常情况下,团队成员之前就曾经一起工作过。项目经理要确认的就是以前的老问题已经被解决了,现在大家都能把目标集中到团队建设中来。 很多项目经理在参加了正式的培训或者研讨会之后,都对团队建设被提到这样的高度感到惊讶。要在一个紧凑的时间框架内交付出高质量的产品,团队建设必不可少。 但是,糟糕的项目管理习惯以及培训的缺乏又在另一方面阻碍着团队建设的完成。这使得团队中对管理者包括项目经理的负面情绪暗暗滋生。

别忘了,项目经理的职责是建立和保护团队,并且确保团队成员和顾客都有满足感。团队成员的忠诚度、满意度以及完成工作的能力对于项目管理的最终成功至关重要。 然而,很多项目经理却把团队建设排在了后面。

建立有效的团队关系

“项目”往往意味着超长的工作时间和严峻的形势。大多数项目团队接手的是一大堆工作、一个时间表、一个严苛的预算以及要完成的任务清单。 但是他们没有机会弄明白影响项目的各种因素,并且没有人问他们对于目前的工作计划有什么意见。这可能导致团队成员的工作热情受到打击, 并且对项目成败变得漠不关心。一个成功的项目经理不仅能意识到团队的价值,而且会和团队成员就此进行沟通,让他们明白组织认可他们的价值,并且尊重他们。

建立团队关系的第一步,是立即去听取团队成员的意见。不管项目经理一开始得到的是怎样的信息,他的第一个行动应该是听取团队成员的反馈和建议, 以确保项目计划的可行性。计划应该围绕团队成员的理解能力和完成工作的能力来制定。

得到了团队的建议后,下一步就是持续鼓励他们作出反馈。项目经理百分之九十的工作职责与沟通有关,这意味着你要经常检查团队的工作, 知道他们进行到哪里了以及将要完成哪些工作,并且在他们有需要时提供帮助。经常问团队成员问题,并且从他们那寻求真实的答案非常关键。 问工作进度问题能帮助你了解项目的最新进展,发现隐藏的问题,或者界定风险。一般是这样问,“你已经在这个任务上花了多少时间了?你还需要多少时间来把它完成?”

这些问题有助于项目经理发现一些有价值的信息。借助其答案,项目经理不仅能够清楚工作进度,而且能够确定项目成员对工作的投入达到了何种程度。 我们先看一个反面的例子:如果项目经理问团队成员工作完成了多少,而得到的回答是“百分之五十”,那么他可能假定这是一个十小时的工作, 而五个小时的活计已经被完成了——这正是一种失败的沟通。反之,如果换一种问法,问对方已经投入了多少时间,还需要多少时间, 那么,即使项目经理得到的是同样的信息,这些信息也比前一种问法所得到的要准确和可靠得多。

在任何时候,对方给出的答案都有可能有谎话的成分。然而在一个关于工作被完成了百分之多少的问题上撒谎容易, 在一个关于自己对于工作有多么投入的问题上撒谎却不那么简单。问了第一个问题之后,根据对方的回答,项目经理可以接着问下面几个问题:

  • 我们有点落后了,有什么我可以帮你的?
  • 有哪些困难让你完成不了工作吗?
  • 在界定任务时,我们是否忘了什么?

根据回答,你可以进一步深挖下去,从团队成员那里得到更多的关于他们遇到的问题和风险的信息。 无一例外,能使团队成员更多地投入到谈话当中的问题就是有建设意义的问题。这些问题使他们对于更新和改善项目计划更有热情。 这样的提问技巧有助于项目经理建立一个相互合作且鼓励提意见的环境。这不仅使得团队成员意识到自己是集体中的一员,并且有助于建立互信的关系。 同时,这也是很好的向团队成员表达对其辛勤工作的感激之情的机会。类似的这些正面的行为不仅能加强团队的工作效率,还能使他们更加专注于自己的任务。

建设高效的团队关系的最后一步,是恰当地运用“经验教训总结会”。它应当成为项目管理的一个基本方法。然而,很多组织不肯花时间来这样做,或者不敢这样做。 他们对它的恐惧在于担心这将成为一个批判会,这会伤害士气,最终得不到任何好处。真相是这种会议完全可以成为一个加强团队关系的好方法, 并且使他们在下一次加入项目团队时工作得更好。关键是在会议的开始给予大家正面的评价,并且准备好务实的议题。 要衷心地感谢团队成员的贡献,并且在一开始就申明以下几个基本原则:

  1. 我们不会为已经发生的事情而责难人。
  2. 讨论事情的目的是改善它们或者避免问题的再次发生。
  3. 这次会议不翻旧账,只讨论如何去改善。
  4. 我们的目的是更好地执行项目各项工作。

这些基本原则非常重要。一旦会议偏离了轨道,项目经理可以立即介入,并且将议题集中在如何改善方面。经验教训总结会应该成为建设团队的基本方法。

创建团队满意度

团队满意度是如此地重要,以至于它应该成功项目成功的标准之一。当组织漠视这一标准时,令人不快的事情常常也就随之发生了。 看看下面的例子:一个项目经理要完成一个困难的项目,他的团队成员都被累垮了,纷纷离开。团队成员被累垮的原因是项目一定要在一个规定的日子完成。 到了这个日子,项目完成了,可是超过百分之七十的团队成员流失了,使得公司在知识管理方面出现了很大问题。 看起来公司是因为过于专注要达成的结果而忽视了团队满意度。

对于项目经理来说,团队内部的满意度是他应该考虑的首要问题。当一个项目开始,就应该有一个如何建设团队以及确保团队满意度的整体战略。这个战略分成五个层级:

  1. 生理需要:空气、食物、居所、睡眠等。
  2. 安全需要:保护、安全、秩序、法律、稳定性等。

实施百分之百/百分之十法则

这条法则一直备受争议,但却是项目管理成功必不可少的。它指的是“作为一个项目经理,我要百分之百地为项目失败负责,但是如果项目成功了,我的作用只占百分之十”。

很少有项目经理真正相信这条法则。但是,一旦它被理解且被实施,就会成为团队建设和职业成功的有效工具。这个理论和项目经理头脑中的一个想法有关,那就是他是想把团队引向低谷还是带领其走上巅峰。 如果项目经理总是想踩着团队往上爬,那么他最终会和团队一起失败。另一方面,如果项目经理积极带领团队走上巅峰,那么他最终会和团队一起走上职业的高峰。

百分之百/百分之十法则要求项目经理不能把责任推到其他任何人身上,只要项目失败了,就是你的责任。

当项目成功,项目经理可以和团队一起庆祝并且接受赞誉。但是,只能承接其中百分之十的功劳。下面是一个例子:

公司高层:“汤姆,作为一个项目经理,你的工作非常出色!”

汤姆:“谢谢!但是如果你拥有这样一个团队,你很难不获得成功。我本人实在是没有什么可以夸耀的。”

这是真的。团队做了大部分的工作,而项目经理的责任是确保工作被完成,确保团队感受到自己的工作得到了组织的承认。反之,如果违反了这条原则,就会在团队中滋生对项目经理的憎恨和不满情绪。

快乐的团队生产优秀的家具产品,优秀的产品确保顾客的满意,顾客的满意确保生意的长久。所以项目经理们,无论如何都不要牺牲团队,因为损失将无法估量。

  1. 社会需要:家庭、工作、关系、爱情等。
  2. 自尊需要:成就、控制、独立、地位、统治、特权、管理责任等。
  3. 自我实现:实现个人潜力、自我满足、追求自我实现以及巅峰体验。

除非员工的基本生理需要和安全需要得到满足,否则他们不会开始追求社会需要。由于大多数的项目经理在矩阵式工作环境中工作, 这样的工作环境意味着分配给他的团队成员要向其直线经理述职。因此从项目经理的视角来看,对于第一和第二个层次的需求,他们很难做些什么。 虽然他们可以发挥影响力去界定其中哪些领域需要改善,但却很难施加直接的影响。

第三个层次,社会需要,是项目经理首先要考虑的问题

团队建设和团队满意度开始于社会需要的层面。通过鼓励团队成员,和他们互动交流,项目经理可以对这个层面施加影响。 如果项目经理可以建立起一个社会需要得到满足了的有凝聚力的团队,那么这个团队就会同心协力地工作,并且向自尊需要和自我实现的层次迈进。

要想帮助团队成员到达最后两个层次是很困难的。但是通过努力,也不是没有可能。通过帮助团队成员的直线经理确定在第一和第二层面上需要做的工作, 以及确保完成了第三个层面需要做的工作,项目经理已经创立了这样一个环境:在这样的环境中,团队成员可以在自我需要的五个层次中拾级而上。 当每一个成员都意识到自己潜能,团队就能交付令人惊喜的成果,并且实现项目的目标。

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