工具|高效能人士文件管理神器

操作演示请观看下方视频,视频时长14分钟

视频结尾有彩蛋,推荐免费在线文件格式转化神器!

场景一:使用公司电脑编辑一个文档,到家后使用家用电脑继续编辑,第二天到公司接着修改,如何做效率比较高呢?

传统方法

1、U盘管理

问题:中毒,忘带,不支持多终端文件操作,版本管理麻烦;

2、使用一台笔记本电脑

问题:中毒,忘带,耗费体力,版本管理需要通过新建大量文件管理;

3、邮件或者QQ

问题:操作繁琐,版本管理混乱

推荐方法--坚果云

第一步:下载安装后,新建账号,创建同步文件夹,建议非系统盘创建;

第二步:将需要实时同步的文件放入到刚刚创建的同步文件夹中;

第三步:在需要同步的终端(手机,电脑,平板等终端)安装坚果云,登录相同账号即可实时备份!

操作演示请观看视频,视频时长14分钟

亮点:文件每一次修改均有记录,可以随时下载历史版本,多终端实时同步修改!

场景2:团队中多人维护一个文件或一组文件怎么办?

传统方法

1、U盘管理

问题:同时编辑可能导致资料管理混乱,文件归集难度较大,文件版本不可管控;

2、邮件管理

问题:文件版本管理混乱,操作繁琐,人员增加管理成本指数级升高

3、微信群管理

问题:文件容易遗失,版本管理混乱

推荐方法--坚果云|QQ群文件管理

坚果云(收费)

第一步:下载坚果云客户端,安装并开通团队功能;

第二步:创建团队共同管理文件夹,邀请其他坚果云用户进行管理,原理同个人坚果云;

第三步:设置管理者权限。

优点:更加专业,对于历史版本维护,不同版本的差别对比,权限管控等设置更加合理,提供20天试用版本,大家可以尝试试用。

缺点:收费服务,最低价30元/人/月,5人起购,也就是每年最低1800元

QQ群文件管理(免费)

第一步:创建QQ群

第二步:约定文件命名规则,完成文件上传到QQ群文件中;

优点:免费,使用QQ可以实现在线沟通+文件管理

缺点:上限2G,通过文件名区分版本不智能

视频内容

注:占有知识不是力量,分享知识才是力量,请下载节目中的PPT,尝试讲给您的同事或朋友,翻转式学习能加深你的理解。

原文发布于微信公众号 - 言之有术(yanzhiyoushu)

原文发表时间:2017-03-02

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