自从坚持写作,我觉得每天碰到用户提交的问题时,都不由自主的想整理成文字,并渴望针对问题扩展开来,希望能够讲一个问题点引出一条线,甚至展示出一个平面。
今天一早销售经理抱着电脑来问我一个新客户无法系统收款的问题,这个足以写一篇超过500字的文章,我先记录下来,等没有话题的时候再展开,今天先写一个我不太擅长的财务模块的一个用户case。
坦白的说,我最初接触ERP的时候,是从每个月和财务一起对账开始的,那时候借贷方、科目等等熟悉的不能再熟悉,也自己看过几本财务书,但自从我在伟创力时曾经的顶头上司Max,用他专业的财务知识告诉我,财务部门的职能划分,高低层次以后,我发现我所了解的AP、AR、Cash、GL、Costing、FA等只是操作层面的,最底层的,就再也没有了方向。对于Reporting,Budget Control这种高级的计划层面的就一窍不通了。但我猜测,这就点像搞技术的,程序员负责实现功能,架构师负责系统的分解、结构、最优化,产品经理明确最终的目标和大方向。
所幸的是,今天财务的同事问得问题比较简单。她看到财务集成(Integration Transactions – tfgld4582m000)的里面有些集成并没有显示出来科目(Ledger Account),因为这是集成错误(最近几个月业务变化快,出现过多次集成错误),发给我让我查找原因。按照惯例,我要确定的确产生的Map或Post Intergration Error Log,我会直接发送给做财务集成的美国同事去处理,因为我没权限也不会统筹规划集成的科目和交易设置。但当我看到同事所发的集成交易当前状态是Logged,我就明白了,是她担心过度了。
先附上关于集成交易状态的系统帮助,再来重点解释一下这里集成交易处理的流程和状态之间的关系。
Integration Transaction Status
During the integration transaction process, the transaction status determines which actions you can perform. For details, refer to To process integration transactions.
所谓集成交易,就是来自于其它业务模块的诸如采购、销售、仓库的交易。每一个业务交易背后都会反映到财务科目上相应的变化,那么在不同的业务交易的状态,都会(有可能)触发不同的集成交易数据(其实是将必要的业务数据,提交到财务模块,记录下来)。讲到这里,我不得不说一个概念:
财务期间及状态 Period & Period Status
一般来讲我们有可能用到3中财务期间,以应对灵活的期间定义和不同用途的期间设置(不懂什么叫期间的,请自行百度)
1、Fiscal
2、Tax
3、Reporting
针对每一个期间,我们都能设定不同年份的不同期间(可以不按照自然月)范围,每一个期间都有一个开始时间和结束时间,并且每个期间中都可以针对不同的业务模块划分来定义期间的状态,灵活控制(这里需要点赞!)。
1、ACP – AP
2、ACR- AR
3、CMG – CASH
4、INT – Intergration
5、GLD – GL
还是配上截图吧,大家更好理解
财务期间先表至此,回到正题,先看一下我画的一个简图:
从业务模块到了财务集成阶段,会经历3个状态:Logged、Mapped、Posted,每一种状态都有可能报错:Logging Error、Mapping Error、Posting Error。
Logged状态前主要检查财务期间INT的状态(这个也可以通过参数设定)以及跨期间交易的财务期间选择问题,如果所有可用的INT都是关闭的,比方说我们公司每月期初有几天都会关闭 INT,用来结账。
Mapped状态主要就是通过检查当前有效的Mapping Scheme(这个以后再来专门讲解),将业务交易根据交易类型等匹配到相应的Ledger Account和Dimension。如果此时Mapping有误,就会报错。当然了,Mapped之后,Posted之前,你还可以选择指定的Mapping Scheme来覆盖掉先前的。
Posted状态一旦出现,这个集成的账目就正式记录到GL财务帐上了,没有反悔啦。Posted状态之前,会检查财务期间GLD的状态,以及跨期间交易的财务期间选择问题。跟INT类似,但GLD一般都是某个财务期间最后一个关闭的状态,所以跨期间交易到底记录到哪个财务期间在此时特别重要,我们有财务的基础参数设置来完成。
你可以选择Post to Current Period,也可以Post to Next Open Period,还可以使用Exception来处理。
当然了除了期间GLD状态问题,还有可能document number的free number达到最大值或未设置引起。
3种状态,大家有个基本概念了,这其中有一个Map/Post Integrations的Session,一般情况下我们都是通过Job自动调度执行,一般每天早晚2次自动执行,如果手工执行,需要注意一下权限问题,大家可以通过Integration User Groups (tfgld4135m000)来设置Intergration Users。如果有报错,大家就可以通过Integration Transactions Error Log (tfgld4584m000)去查看详细记录,以便于排查问题。
到此为止,我们基本上知道了Infor ERP LN中集成业务的财务模块的相关知识,不知道你有没有发现,这里的设置的确很妙,很严谨?!
1、业务模块和财务模块相对独立
2、不同的财务集成Mapping方案,灵活应用到业务集成
3、从业务到财务,3个步骤,各司其职,周密而严谨