采购订单确认的思考:Buyer的价值

今天采购经理问我一个问题:我们系统中怎么样才能看到哪些订单供应商没确认或者确认过了?

我当时脑子里一转,好像系统没有这个状态,还有点担心:这么大的事情,Infor没考虑到?转念一想,就巴拉巴拉的解释了一通,然后就没有然后了。

虽然事后,我还专门微信给做SAP的老同事,确认SAP中怎么处理这种供应商确认订单的问题的,同时问了采购处理采购订单确认有啥特别的地方。尽管还没得到回复,但还是加会班,将这段思考记录下来吧。

回到问题的核心,我想我们需要考虑4件事情:

1、为什么需要供应商确认?

2、供应商究竟确认些什么?

3、常用的订单确认形式有哪些?

4、采购得到确认后做些什么?

先来思考第一个问题:

1、如果是有采购合同的话,这个采购订单确认是不是可以省略?

2、采购的过程是就是做生意的过程,采购方针和供应商之间有任何的生意变化(从无到有、从有到无、有之间的变化),诸如:新产品、加急订单、降价等等,都需要双方同意,才能成交,才有可能执行这个订单。

接下来就是第二点,究竟确认哪些信息?据我所知,常见的就是料号、数量、价格、交期(交货时间)、运输方式、交货方式、支付条款,对于质量(质检标识)、包装也常会涉及,其它的诸如保险、不可抗拒因素、仲裁等就鲜有涉及。

第三个问题,根据当前的国情,比较多的还在使用传真、电子邮件,还有少数人订单打印后邮寄,比较先进的企业都在使用Supplier Portal(供应商门户)一类的系统来跟供应商互动,当然,还有些公司使用EDI的形式对接供应商的系统,这样大家各自在自己的ERP系统中操作,系统就直接对接起来。 但是,更多的时候,采购员都必须拿起电话,针对未达成的共识进行沟通,因为有效沟通此时来的更重要了。

最后一个问题,比较重要,也是回答采购经理问题的关键:采购能得到供应商的信息无非2类:

A、确认无误

B、有问题需要变更(还需变更后继确认)

到这里,答案就比较明朗了:我们Infor ERP LN系统,在Approve订单后,订单状态变为Approved。之后Buyer打印订单,并发给供应商(我们是通过邮件发送订单pdf文件),此时订单变为Sent状态。

试想一下:

1、Sent状态的订单最多能存在多久?这不是这段时间是等待供应商确认?

2、Sent状态的下一个状态是In Process,是不是可以理解为供应商已经确认的?

3、如果Sent状态的订单,一段时间后,变为Modified,是不是理解为供应商未确认?

4、Modified之后,还需要重新Approve,重新打印订单并交由供应商确认,此时又回到Sent状态,如果每天都去关注Sent状态的订单明细,是否就能很好的督促采购跟供应商的订单确认?

相信说到这里,你已经知道该如何回答采购经理的问题了。

这里我们也可以了解到通常意义下Buyer的一项价值所在:跟踪并执行采购订单的整个流程。

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