采购订单确认的思考：Buyer的价值

今天采购经理问我一个问题：我们系统中怎么样才能看到哪些订单供应商没确认或者确认过了？

我当时脑子里一转，好像系统没有这个状态，还有点担心：这么大的事情，Infor没考虑到？转念一想，就巴拉巴拉的解释了一通，然后就没有然后了。

虽然事后，我还专门微信给做SAP的老同事，确认SAP中怎么处理这种供应商确认订单的问题的，同时问了采购处理采购订单确认有啥特别的地方。尽管还没得到回复，但还是加会班，将这段思考记录下来吧。

回到问题的核心，我想我们需要考虑4件事情：

1、为什么需要供应商确认？

2、供应商究竟确认些什么？

3、常用的订单确认形式有哪些？

4、采购得到确认后做些什么？

先来思考第一个问题：

1、如果是有采购合同的话，这个采购订单确认是不是可以省略？

2、采购的过程是就是做生意的过程，采购方针和供应商之间有任何的生意变化（从无到有、从有到无、有之间的变化），诸如：新产品、加急订单、降价等等，都需要双方同意，才能成交，才有可能执行这个订单。

接下来就是第二点，究竟确认哪些信息？据我所知，常见的就是料号、数量、价格、交期（交货时间）、运输方式、交货方式、支付条款，对于质量（质检标识）、包装也常会涉及，其它的诸如保险、不可抗拒因素、仲裁等就鲜有涉及。

第三个问题，根据当前的国情，比较多的还在使用传真、电子邮件，还有少数人订单打印后邮寄，比较先进的企业都在使用Supplier Portal(供应商门户)一类的系统来跟供应商互动，当然，还有些公司使用EDI的形式对接供应商的系统，这样大家各自在自己的ERP系统中操作，系统就直接对接起来。 但是，更多的时候，采购员都必须拿起电话，针对未达成的共识进行沟通，因为有效沟通此时来的更重要了。

最后一个问题，比较重要，也是回答采购经理问题的关键：采购能得到供应商的信息无非2类：

A、确认无误

B、有问题需要变更（还需变更后继确认）

到这里，答案就比较明朗了：我们Infor ERP LN系统，在Approve订单后，订单状态变为Approved。之后Buyer打印订单，并发给供应商（我们是通过邮件发送订单pdf文件），此时订单变为Sent状态。

试想一下：

1、Sent状态的订单最多能存在多久？这不是这段时间是等待供应商确认？

2、Sent状态的下一个状态是In Process，是不是可以理解为供应商已经确认的？

3、如果Sent状态的订单，一段时间后，变为Modified，是不是理解为供应商未确认？

4、Modified之后，还需要重新Approve，重新打印订单并交由供应商确认，此时又回到Sent状态，如果每天都去关注Sent状态的订单明细，是否就能很好的督促采购跟供应商的订单确认？

相信说到这里，你已经知道该如何回答采购经理的问题了。

这里我们也可以了解到通常意义下Buyer的一项价值所在：跟踪并执行采购订单的整个流程。