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Infor ERP LN中销售订单处理程序(流程)

昨天介绍了《Infor ERP LN中销售订单状态说明》,按照计划今天要详细介绍销售订单的标准处理程序(流程),开始之前先通过今天工作中的一件小事,插播下一个小观点:在一个组织中,在执行层面员工需要更多的被动培训,而管理者更多的时候需要自己成长,主动寻求内外部的学习资源,并能够提供给下属或基层(底层)员工不同级别、不同形式的培训指导。

事情背景是这样的,公司的仓库部门的系统操作员人员更替比较频繁,并且工作交接基本上没有,那么知识、技能断层严重,同时仓库老员工也存在明显流失现象。这时候日常的仓库运营系统操作就存在问题:不会操作、操作错误、效率低。最后问题推到IT来,需要反复、及时提供最基础的操作培训。明白人一看就懂问题出在哪里,但多说无用。作为一个服务部门,作为一个美资企业,针对不懂英文的仓库人员,必须要花费更多的时间准备中文的讲解,更加细致的培训教程。这不,下面是我列出来的一个提纲(其中的理解和定义纯属个人意见,不全面请勿拍砖),还是做带语音的中文培训视频。

仓库 Warehouse

仓库最核心的职能是负责公司库存的实物和系统管理,做到账实相符

  1. 采购入库、检验 Purchase Order      Receiving & Inspection
    1. 正常采购订单
    2. MRO采购(Cost Order)
  2. 采购退货出库 Return Purchase Order Shippment
  3. 销售出库 Sales Order Shippment
  4. 销售退货入库 Return Sales Order Receiving
  5. 转移订单入库 Transfer Order Receiving
  6. 转移订单出库 Transfer Order Shippment
  7. 工单发料 Production Order Issue
  8. 工单接收(成品入库) Production Order Receipt
  9. 库位转移 Location/Bin Transfer
  10. 仓库转移 Warehouse Transfer
  11. 转料号 Item Transfer
  12. 库存盘点 Inventory Cycle Counting
  13. 库存调整 Inventory Adjustment
  14. 库存查询及报表 Inventory Inquiries & Reports

这不今天周五还算效率高的,花了几个小时弄了5个视频,视频总长度只有30多小时吧。想起来容易,行动起来发现提前准备数据、资料、讲述的文字特别重要,当然后期的编辑处理和渲染也花不少时间,关键是输出为mp4为单线程,占用电脑,还得等着。

好了言归正传,相对于销售模块、采购模块,我目前并没有整理出来类似的一个培训清单,只不过是想起来一个大概的提纲,就大致的介绍一下流程和步骤,因为我觉得和仓库相对,还是仓库的文员的素质更需要细致的培训。这里并没贬低的意思,单从学历上来看。但如果一个熟练的仓库文员,数据输入效率是很高的!并且准确率特别高,当然了做到这些以后,基本上会被提拔到更好的职位到办公室去做其它岗位了。

今天销售标准程序呢,我就把我日常的理解列出纲要,然后针对核心的内容解释一下。

Sales Order Procedure

  1. Create Order – Free
    1. Customer Code
    2. Order Type
    3. Order Prefix
    4. Planned Delivery Date
    5. Payment Term
    6. Delivery Term
    7. Warehouse
    8. Currency
    9. Ship to Address
    10. Order Quantity
    11. Price
  2. Approve SO – Approved
  3. Print Sales Order –
    1. Preview      Acknowledgements / RMAs
  4. Change Order / Order Line-     Modified
    1. Redo approve
    2. Redo Print SO
  5. Release to Warehousing
    1. Not mandatory  (Cost and Service items/Direct delivery)
    2. If has Margin/Credit check –      Blocked
  6. Release to Warehousing –     Released
  7. Warehouse Shipment – In Process
    1. Warehouse      procedure depends on the Sales Order Type
  8. Release to Invoicing
    1. Print Sales Draft      Invoices
    2. Billing Requests –      Confirmed/Released
    3. Compose/Print/Post Invoices      – Posted/Invoiced
  9. Process Delivered Sales Order     – Closed
  10. Cancel SO – Cancelled
    1. Order
    2. Order Line

首先解释一下,上述步骤有些是非必要的,比如Release to Warehousing,对于Direct Delivery订单是不需要的,对于不占用仓库的Cost & Service Item也是不需要的。

第二点,跟Sales相关的模块,有一个Central Invoice模块(简称CI),这个模块有些公司是财务来做,有些是销售来做的。也就是上述Release to Invoicing之后的发票处理。

第三个呢,我们做销售平常肯定会有退货,这时候 Return Order就涉及到原始SO订单的问题,价格、数量、发票金额等都需要考虑。

第四条是Inventory Commitment,就是你有些货是必须要有充足的库存被分配到,这个订单才能下单到仓库。这种是处理抢手货或者多客户销售的一种很好的策略。

第五条涉及到销售订单的锁定问题,这点主要是从销售利润(Margin Check)、客户的授信(Credit limit)等角度进行系统自动控制,必要的时候需要财务和足够级别的高层来解除锁定(Release Sales Order Line Block)。

第六条是导入订单的问题,这个问题呢其实应该由厂商来提供标准接口,可惜不是SAP(其实我也不知道SAP有没有标准接口,只不是很多人都以为SAP很强大,是否够人性化、本地化?Who knows),相信作为销售的你,如果针对的是国内的客户,很多人家可能连系统都没有,首先不用考虑对接EDI订单了,另外对方发过来的可能是传真或者邮件,作为销售文员,你这时候就非常需要一个导入工具。我们公司是自己开发的,只要导入客户编码、料号、数量,订单类型和序列可选择,其它的都是读取客户的系统设置(价格、付款方式、送货地址等)。

最后一条,在中国做销售,你逃不过的是金税发票,一般都需要定制开发一个打印发票文件(有些是txt,有些是Excel,我们2者都有,我开发的Excel的)的接口,然后导入到金税系统,方便开票。作为销售,客户的银行账号、税号等信息必须要一直不差的维护到ERP系统。

今天周五,本来想着速战速决,但越写越有废话。也许这就是参加21天打卡营活动带来的影响。首先能坚持、其次开始思考!

我们每天都在接收新的资讯、新的技术,君不见微信朋友圈的那些转发,微信公众号的那些推送,看了能记住的能有多少?看了能带来影响的能有多少?此刻的我,忽然觉得“少即是多”很有道理,读了那么书,懂那么多道理,最后还是没办法改变生活,为何?因为那些都是别人的,都不是经过我们思考成为我们自己的,获取更多的同时,开始整理、回顾、提炼、深思,向内心求,在键盘上打出自己的想法,也许不成熟,不完美,但会引起更多的反思,串联曾经所读、所观、所学、所知。从而举一反三,触类旁通。

过去,不少人,包括曾经熟悉我的同事、朋友、同学,问我现在主要做什么,我竟一时语赛,至今不能用简单的一句话说出我是干什么的。通过坚持写作,总结我曾经做过的,记录我现在做的,写下未来想做的,也许有一天,我能用一句简单的话,告诉他们我现在做什么工作。

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