Office 2007 实用技巧集锦

本文是我平时工作中收集的技巧点滴,已经整理好发布到 [url]http://www.microsoft.com/china/office/ready[/url],这里面不光有文字的,还有录制的视频,目前大家看到的是第一辑,第二辑近期也会发布到上面这个地址。

*为了广大读者看着方便,把完整的列表发布在博客上,欢迎各位积极转载,转载请注明出处是[url]http://www.microsoft.com/china/office/ready[/url],并注意版权是Microsoft所有,而不是我了~祝各位工作愉快~

巧选Word中的文本

Word中选择文本的时候可以通过快捷键组合实现不同的选择模式: 按住【Ctrl】键可以在一篇Word文档中选择不连续的选区; 按住【Shift】键可以从光标闪动位置到鼠标单击位置进行扩展选择; 按住【Alt】键能够选择一个矩形选区,而不必限制于一行选完再选下一行; 对于选择文中多处具有类似格式的文本,可以选中其中的一部分文本,然后点击右键,选择【样式】-【选择格式相似的文本】来实现。

在Word文档中实现即时翻译

处理公文时往往会遇到不认识的单词,或者需要将某一单词翻译成其他的语言。在Word中,只要按住【ALT】键,再用鼠标点击这个单词,即可在右侧的【信息检索】任务窗格看到翻译的结果。并且还可以选择多种语言互译,这一招在IE浏览器中也同样适用! 另外,还可以在【审阅】选项卡中打开【屏幕翻译提示】功能,即可实现鼠标悬停查询单词的功能。

字体无级缩放大法

通过Word 2007中【显示比例】缩放划杆可以“无级缩放”页面视图,其实对于文档中的字体大小也能够快速进行缩放。只需要选中文字,通过【Ctrl】+【[】(左方括号)组合键即可缩小字体,按下【Ctrl】+【]】(右方括号)组合键即可增大字体。这招在PowerPoint中也适用!

在Word中随时插入预定义的内容

Word 中的自动更正功能可以在您的单词或词组拼写错误时自动修正成正确的写法。这个功能也可以帮助您快速输入频繁使用的特定内容。只需先在Word文档中输入这部分内容,例如您的地址签名行,然后用鼠标将其选中,再在【Office按钮】-【Word选项】中选择【校对】-【自动更正选项】,在【替换】位置输入一个特定的符号,例如"*add*",点击【添加】并确定。以后再需要输入这段内容的时候,只需输入*add*即可。此方法不光可以添加文字,图文及表格的混排都适用!

压缩图片,减小文档尺寸

如果文档中插入过多的图片会使文档尺寸变得十分臃肿,在Word中可以通过压缩图片的方式在一定程度上减轻这种负担。选中文档中任意一副图片,在【图片工具】-【格式】选项卡中选择【压缩图片】。在【选项】中还可以对图片压缩质量进行控制,如果只是为了电子传阅,选择【电子邮件(96dpi)】就能在很大程度上缩小图片的尺寸了。

自动重复标题行

在Word中插入表格的时候往往表格在一页中显示不完全,需要在下一页继续,为了阅读方便我们会希望表格能够在续页的时候自动重复标题行。只需选中原表格的标题行,然后在【表格工具】-【布局】中选择【重复标题行】即可,在以后表格出现分页的时候,会自动在换页后的第一行重复标题行。

节省纸张的办法

利用Word进行文档编辑的时候经常会遇到最后一页只剩下几个字的情况,而这些字又很重要不能删掉,既浪费纸张,也不美观。Word有个好办法可以自动将这一页省掉,只需在【快速访问工具栏】旁边的下拉菜单中选择【其他命令】,在从下列位置选择命令中选中【所有命令】,在下拉菜单中找到【减少一页】功能按钮,将其添加到右侧的快速访问工具栏列表中。以后,只要遇到这种情况,就可以点一下【减少一页】按钮,Word就会自动根据文本内容调整字体,从而将多于出来的几个字收纳到前面一页,节省纸张又美观!

玩转自动编号

很多人对Word中的自动编号不是很熟悉,认为它难以控制,其实只要掌握了方法,自动编号还是非常好用的一个功能。在编号过程中,如果需要暂时中断自动编号而去书写该编号下面的细节内容,可以通过【Shift】+【Enter】键进行软换行,这样编号就不会继续了,当需要继续编号时再按【Enter】键进行换行,编号又会继续前面的数字了。

调整项目先后顺序和层次关系

在Word中经常需要调整项目的层次和顺序,此时有一组常用的快捷键非常重要:【Alt】+【Shift】+【方向键】。选中要调整的文字内容,通过以下组合键实现调整的功能: 【Alt】+【Shift】+【→】:将项目降级; 【Alt】+【Shift】+【←】:将项目升级; 【Alt】+【Shift】+【↑】:将项目向上移动次序; 【Alt】+【Shift】+【↓】:将项目向下移动次序; PowerPoint中也同样适用!

去掉页眉中的黑线

在编辑页眉的时候,Word往往会给页眉自动加上了一条黑色的下划线,影响美观而且很难去掉。其实方法并不难,先看 第一招:选中页眉中的文字,在【开始】选项卡中【样式】里选择【正文】样式即可; 第二招:选中页眉中的文字,在【开始】选项卡的【段落】边框下拉按钮中选择【无框线】; 其实页眉下面的黑线是由于默认的页眉样式造成的,所以还可以通过修改页眉的样式来去掉黑色下划线--这是第三招,也是最保险的一招!

检查文档,万无一失

在文档发布的同时,往往会附带一些之前修订时忘记删除的更改或者注释,还有一些文档的属性信息,诸如作者的名字等信息,这些信息无疑会泄露一些您所不希望发布的内容。养成一个好的习惯,每次发布文档之前适用Office 2007的文档检查器对文档的内容进行检查,即可帮您迅速发现并删除这些隐含的信息。点击【Office 按钮】-【准备】-【检查文档】,通过运行文档检查器去清理文档中的各种信息。Word、Excel、PowerPoint中均有此功能。

设置只读,防止误操作

文档经过多个版本的修订终于要生成最终版本了,但是很有可能在审阅的时候一个误操作就为文档带来一些难以察觉的错误。您可以在文档修订完成以后,选择【Office 按钮】-【准备】中的【标记为最终状态】即可让一切修改按钮变成灰色,键盘输入也不起作用,能够有效避免误操作。如果希望重新对文档进行操作,只需要按照同样操作再点一遍【标记为最终状态】即可!Word、Excel、PowerPoint中均有此功能。

快速切换引用状态 - F4的妙用

在Excel进行单元格的引用时,经常会频繁的切换相对引用和绝对引用,【F4】键可以帮助您快速的切换相对引用和绝对引用等四种状态。

原汁原味的图表

利用Excel可以制作精美的表格和图表,我们可能经常需要把这些表格和图表放到PowerPoint中进行呈现,然而在有些情况下,复制并粘贴到PoerPoint中的表格或图表的外观会发生变化。如何保证Excel中的表格和图表复制到其他应用程序时外观不发生变化?您可以选中要复制的对象,之后选择【开始】选项卡中的【粘贴】,在【粘贴】的下拉菜单中选择【以图片格式】-【复制为图片】,这样就可以将Excel中的表格或图片复制为图片的格式,粘贴到哪也不会发生外观的变化,保证了原汁原味。当然,这样粘贴到其他应用程序中的图片形式的对象将不能够再编辑。

隐藏和显示行或列的技巧

为了工作需要,我们经常会把Excel表格中的某一行或列隐藏起来,然而当需要取消隐藏的时候却往往不得技巧,藏起来的行或者列找不到了。其实行或列的隐藏本质上是把行高或者列宽设置为零,所以当您实在无法恢复显示那些被隐藏的行或列时,可以把整张工作表选中,然后设置一个大于0的列宽或者行高。 如果您觉得这个技巧还是麻烦的话,也可以用鼠标指向隐藏的行或列,当鼠标指针形状变成一个"←||→"的时候,直接把隐藏的行或列“拽”出来!

找出重复的数据

在收集到的大量信息中,往往会有一部分重复数据,使用Excel 2007可以很轻松的找到这些重复的数据。选中需要整理的数据区域,选择【开始】选项卡中的【条件格式】,在【突出显示单元格规则】中选择【重复值】,这样就能够快速把重复值进行高亮显示。 如果希望删掉这些重复值,只需要选中【数据】选项卡中的【删除重复项】按钮,在弹出的对话框中设定判断重复的列,确定即可。

添加时间和日期

在Excel中如果希望签署日期和时间,不用一个数字一个数字的进行输入,只需要按下【Ctrl】+【;】(分号)键即可快速插入当前日期,按下【Ctrl】+【Shift】+【;】(分号)可以快速输入当前的时间。

让Excel按笔划或音序排序

众所周知,Excel可以按照数字以及字母的顺序进行排序,点击【数据】选项卡中的【排序】按钮,在弹出对话框的【选项】按钮中还可以设置让Excel按照音序或者笔划顺序排序。

让Excel按照“头衔”排序

除了音序和笔划以外,Excel还可以按照“头衔”进行排序: 1. 点击【Office 按钮】-【Excel选项】中的【常规】,点击【编辑自定义列表】; 2. 按照头衔的先后顺序,在输入序列中依次输入如“董事长”、“总经理”、“副总经理”、“部门经理”之类的序列,每个项目用回车分隔,输入完成后点击【添加】按钮将其加入到自定义列表,点击确定关闭Excel选项窗口; 3. 在【数据】-【排序】中,在次序的下拉菜单中选择【自定义序列】选项,在弹出的自定义序列窗口中选择刚才自定义的序列,确定。 此时我们的Excel就能够按照自己定义的官职大小进行排序了,当然,“头衔”只是个例子,您可以举一反三!

谁动了我的单元格

像Word一样,Excel也可以利用修订功能追踪用户对单元格的更改,只需要选择【审阅】选项卡中的【修订】,选择【突出显示修订】即可打开此功能。此后,任何人对单元格中内容的更改将被记录下来。如果需要关闭此功能,只需在同样位置清除弹出对话框中的【编辑时跟踪修订信息,同时共享工作簿】的对钩即可。

追踪数据的来龙去脉

当Excel中的数据模型和运算过程十分复杂时,往往会导致运算结果不正确,但在如此庞大的工作表中查找错误的根源显然是件很复杂的事情。对于运算出错的单元格,我们可以选择【公式】选项卡中的【追踪引用单元格】和【追踪从属单元格】来很好的追踪运算过程。Excel会以箭头的形式显示数据的来龙去脉,帮助您理清数据之间的关联。如果希望取消屏幕上面的箭头显示,只需要选择【公式】选项卡中的【移去箭头】即可。

在单元格中输入文本型数值

有时候当我们需要在Excel中输入手机号码或者身份证号码,或者是0开头的电话号码时,Excel总会自动把它识别成数值类型的数据,并且会自动去掉开头的“0”,或者用科学计数法来表示。为了避免这种情况,可以在输入很长的全数字文本前输入一个“'"(英文半角的单引号),之后跟着输入文本,Excel将会将其识别为“以文本形式存储的数字”,输入的数字再长也不会使用科学计数法了。而且这样格式的单元格里面存储的值依然是数字,依然可以做运算!

Excel中编辑过长文本

在Excel的单元格中编辑超长文本或者很长的公式的时候,编辑界面只能显示在一行会让使用者很不舒服。其实在Excel 2007中有个很体贴的细节变化,编辑框由原来的单行显示变成了多行显示,只需要点击编辑栏右侧的【展开编辑栏】按钮,即可把编辑栏变成多行显示,编辑长文本或者长公式就变得容易得多了。

仅复制可见单元格中的内容

当Excel表格中隐藏了部分行或列,如果选中跨隐藏行或列的数据进行复制,粘贴后会发现,原本隐藏的数据也被复制出来了。这是因为我们连续选择的时候同样会选中隐藏的行或列。如果我们只希望复制可见的部分,隐藏部分数据被忽略掉,可以在选中这些数据以后,复制之前先按下【Alt】+【;】(分号)键,用来选中所有可见区域,之后在通过【Ctrl】+【C】(或复制命令按钮)进行复制。这样就可以仅复制出屏幕上显示的数据,而那些隐藏的数据则不会被复制出来。此方法在隐藏行或列以及分类汇总后用途非常广泛。

Excel的页眉页脚

如同Word一样,Excel也可以设置页眉页脚,使得打印输出时每一页都可以显示定义的页眉页脚内容。只需选择【视图】选项卡中的【页面布局】视图,即可按照分页形式显示Excel中的数据,这就是打印输出后分页显示的效果。同时,在【页面布局】视图中,可对页面进行页眉页脚的设置。

由Word文档快速导入到PowerPoint

当使用Word编辑好文章以后,可以轻松地将其发送到PowerPoint中进行展现,只需简单点击鼠标,避免了复杂的复制粘贴的烦恼。在Word的【Office 按钮】中选择【Word 选项】,在【自定义】选项的【所有命令】中找到【发送到Microsoft Office PowerPoint】,将其添加到自定义工具栏。之后就可以点击这个命令按钮,将Word中的文档发送到PowerPoint的幻灯片上了。 不过,有个前提,就是Word中的文档要通过样式设置好标题的层次结构,否则发送过去的内容很有可能是层次混乱的。

改变超链接颜色

PowerPoint中的超链接功能能够让幻灯片可以不受顺序限制,并且可以随时打开其他文件或者网页。但是默认情况下,当对文字插入超链接后,文字会变成蓝色并且带有下划线并且不能修改。 其实这是主题颜色在搞怪。如果不喜欢超链接的颜色,可以在【设计】选项卡的【主题】设置组中找到【颜色】,在下拉菜单的最后选择【创建新主题颜色】,在其中的【超链接】和【访问过的链接】项目将其设定成所需颜色即可。

让PowerPoint灵活播放视频

在PowerPoint中可以通过【插入】选项卡中的【影片】来插入一个视频片段,以便在放映时进行播放。然而这种方式插入的影片无法进行很好的播放控制。其实我们也可以通过【插入】选项卡中的【对象】来选择插入一个Windows Media Player对象来实现对视频的播放控制。插入Media Player对象后,在视频播放器上点击右键,选择【属性】,在其自定义字段中设置文件名或URL,并且可以对其它属性进行详细设定。这样就可以像播放电影一样播放幻灯片中的影片了。

分解SmartArt动画

PowerPoint 2007中全新引入了SmartArt元素,用户可以非常方便的插入SmartArt对象,并且可以对其加以动画效果的处理。但是在默认情况下,对SmartArt对象加的动画效果只能够将SmartArt作为一个整体对象处理,对于一些希望分开表达的意思就显得力不从心。其实只需要选择【自定义动画】窗格中的相应动作,点击右键选择【效果选项】,在【SmartArt动画】选项卡中就可以选择将对象作为一个整体进行动画操作,还是“逐个”进行动画操作。

幻灯片播放中的快捷键

在幻灯片放映过程中,为了达到最佳的演示效果,记住几组常用快捷键是十分有必要的。 【Ctrl】+【P】:将鼠标指针切换成绘图笔(Pen); 【Ctrl】+【A】:将鼠标指针切换回指针箭头(Arrow); 【Ctrl】+【E】:将鼠标指针切换成橡皮擦(Eraser); 【E】:清除屏幕上的墨迹; 【W】:将屏幕切换成白板(White); 【B】:将屏幕切换成黑板(Black); 【数字键】之后【Enter】可以切换到对应的幻灯片。 了解以上快捷键并熟记于心可以让您在演讲时更加游刃有余。

幻灯片讲义按需打印

PowerPoint对演示文稿的打印提供了充分的支持,用户可以选择各种打印视图。点击【Office 按钮】,选择【打印】中的【打印】选项,在弹出的打印对话框中可以对即将打印的演示文稿进行详细的设置。用户可以在“打印内容”和“颜色/灰度”中对需要打印的幻灯片进行详细的设定,可以选择打印讲义亦或是备注、大纲视图。还可以在“打印范围”中选择需要打印的幻灯片的页数,例如只需要打印第一到四页以及第九、十页,只需要输入“1-5,9,10”即可。

兼容性检查,保证不同版本用户同样体验

在PowerPoint 2007中创建了丰富的SmartArt、艺术字以及图形图表特效,这些都是PowerPoint 2007的新特性。那么这些文档在低版本的PowerPoint中呈现出来会是什么样子呢?您的客户会不会和您看到的截然不同?兼容性检查器可以告诉您在当前的文档中有哪些内容是和低版本程序不兼容的,而且还会告诉您那些用户看到的会是什么样的效果。要运行兼容性检查,请选择【Office 按钮】中的【准备】,选择【运行兼容性检查器】。

让Outlook更加符合您的工作习惯

不同的人使用Outlook会有不同的习惯,Outlook为每个用户提供了度身订造的界面,您可以通过选择【视图】菜单中的【阅读窗格】来调整阅读窗格的位置;通过【视图】菜单中的【待办事项栏】来调整待办事项栏的显示,通过【视图】菜单中的【导航窗格】来调整导航窗格的显示状态。这样,您就可以根据自己的工作习惯定义一个合适的Outlook工作界面了。

拽出来的高效

待办事项栏是Outlook 2007中全新引入的元素,在很大程度上能够提升用户的工作效率。很多用户不习惯待办事项栏,往往会直接把它关掉。其实,待办事项栏是个很不错的工具。需要安排日程的时候,只需双击日历上的日期,即可快速安排约会。如果针对某一封邮件需要安排会议,或者添加一个任务,只需要点中邮件,拖拽到日历的相应日期上,或者拖拽到任务列表中即可。临近的约会会在待办事项栏中显示,随时提醒您不要错过重要事情!

使用颜色标记

Outlook 2007中,每个邮件的后面都会有一个圆角正方形“类别”的标记,点击它就能够快速为邮件设置不同的颜色,用以标记邮件的类别。用好这个功能能够让我们效率大增。您可以右键点击这个小方块,选择【所有类别】,在弹出的对话框中对颜色类别的名称进行设定,比如红色代表“重要事项”,绿色代表“个人事件”,黄色代表“电话会议”,蓝色代表“出差”…这样,在收到一封邮件后,就可以根据内容进行类别的标记了,并且类别标记可以设置多个,只需多次点击类别图标即可。另外,邮件设置好了类别后也会方便进行检索,例如,可以直接在搜索框中输入“出差”,那么所有之前标记了蓝色“出差”标记的邮件都会被检索到。这个标记类别还适用于日历中的日程。

重要人物特别待遇

您是不是每天都会收到大量的邮件,而老板的邮件也会混杂在其中?在收到的这些邮件中,自然应该优先查看老板发来的指示或者任务。怎么才能够让重要人物的邮件在众多邮件中与众不同?您可以选择【工具】菜单下的【组织】,在【组织】设置界面中选择【使用颜色】,设置“发件人为...”的时候使用“红色”,之后点击【应用颜色】。这样,以后老板发来的邮件,会在收件箱中用红色显示,您就再也不会错过重要任务了。

给同事上个闹钟

每天繁杂的工作,难免会有遗忘。有没有下班走出办公室才想起有件重要的事情忘了做的经历?很多时候我们需要一个助手随时提醒自己,或者是提醒自己的下属。在Outlook中发送邮件时,我们不仅可以通过邮件告知对方工作的内容,还能够通过撰写新邮件界面中【邮件】选项卡里【后续标志】的功能来给自己或对方上个“闹钟”,以实时提醒重要的事件。在【后续标志】的下拉菜单中,选择【添加提醒】,可以在弹出的对话框中选择为自己添加提醒还是为收件人添加提醒,并且可以设定提醒的具体时间,这样就不怕遗忘重要任务啦!

日历重叠显示

Outlook可以打开多个日历以便安排和管理时间,但是日历并排现实的视图经常让我们疲于不停地转动脖子两边来回查看。在Outlook 2007有了一个很体贴的改进:日历重叠显示。当您需要打开两个或多个日历来查看和安排日程的时候,每个日历的名称旁边都会有一个箭头形状的按钮,点击这个按钮,日历就可以以一种重叠的视图显示出来。上面的日历会正常显示,而被覆盖在下面的日历将以浅色显示以示区别。这个功能在挑选两个人的共同时间时非常有用!

使用Outlook收集民意

如果希望做个简单的民意调查,比如对某件事赞成还是反对,不用费尽周折收集信息,Outlook轻轻松松就能搞定这件事。首先按照常规的方式撰写邮件,把调查的内容如实写在邮件的正文中,接下来在【选项】选项卡中找到【使用投票按钮】,通过下拉菜单找到所需的选项,或者通过自定义进行按钮的设定。设置完成后就像发送普通邮件一样发送这封邮件,被调查者在Outlook收到这封邮件后,就能够看到您刚才设置的投票按钮,只需轻松点击他的意向,这些信息就自动的收集到您的收件箱啦!

签名随心换

我们经常会面对很多客户,而针对不同的客户可能会需要不同的邮件签名。在Outlook中,您可以在【工具】-【选项】-【邮件格式】-【签名】中设置多个签名档,比如一个是带有手机号码等联系信息的,另外一个则不带有这些联系信息。当发送邮件的时候,您可以在邮件编辑的界面中,找到【邮件】选项卡中的下拉菜单,非常轻松地选择针对这封邮件,使用哪个签名档,做到签名随心换!

Outlook日历打印技巧

很多人习惯在Outlook的日历中管理自己每天的日程安排,很多人希望能够把Outlook中设置好的日程打印出来贴在自己的座位旁,或随身携带以备时刻提醒自己。如果使用Outlook自带的打印功能,日历打印出来的样式非常有限,可用性也不强。对于Outlook 2007用户,我们还可以获得一个额外的增值小工具:Outlook 2007日历打印助手。只需要访问Microsoft Office Online搜索“Outlook 2007日历打印助手”或访问[url]http://office.microsoft.com/zh-cn/outlook/HA101687212052.aspx?pid=CL100626972052[/url] 即可下载。装上这个增值工具,您会发现在您的【Microsoft Office】程序组的【Microsoft Office工具】中,会多出一个【Outlook 2007日历打印助手】工具,利用它就可以打印各种各样内容和版式的日历了!

邮件定时发送

有些时候电子邮件并非越早发出越好,我们经常会选择一个最佳发送时机。然而繁忙的工作往往使得我们在最佳发送时机到来的时候不方便甚至忘记发邮件。那么我们可以提前撰写好邮件,在新邮件的界面中写好标题和收件人,之后选择【选项】选项卡,点击【延迟传递】按钮,在弹出的对话框中设置【传递不早于】选项,这样的话,邮件就会乖乖的躺在发件箱里,直到设定的时间到了,Outlook执行自动发送/接收时才会被自动发送出去。

备份Outlook个人数据

当电脑出现故障或需要更换电脑时,我们需要将Outlook中的大量邮件、日程安排、任务以及联系人也一同备份。Outlook中备份这些个人数据非常简单,只需要选择【文件】菜单下的【导入和导出】,在弹出的对话框中选择【导出到文件】,为了将来能够方便地导入到Outlook中,在下一步的创建文件类型选择【个人文件夹文件(PST)】,再在接下来的对话框中选择希望导出的节点,将导出的数据文件妥善保管就行了!需要导入到Outlook时,只需要选择【文件】菜单下的【打开】,选择【Outlook数据文件】,找到之前导出的pst文件即可。

导入导出Outlook邮件规则

在备份Outlook个人数据文件的同时,我们也需要将Outlook中应用的规则一并进行备份。规则的备份可以通过【工具】-【规则和通知】,在【电子邮件规则】选项卡中选择【选项】,您可以看到有【导入规则】和【导出规则】可供使用。记得备份Outlook数据的时候也一并把规则导出,待需要还原的时候,再将先前导出的文件导入到Outlook中。

对比Excel中的两列数据

在Excel中经常会遇到对比两列数据异同的问题,即两列数据,有的相同,有的不同。如何快速定位那些不同的项目呢?在Excel表格中,选中需要对比的两列,然后选择【开始】选项卡中的【查找和选择】下拉菜单中【定位】,在弹出的窗口选择【定位条件】,在接下来的窗口中选择【行内容差异单元格】,这样,所有同行存在差异的单元格都被选中,用户可以将其快速定位。

对比Excel中不同区域中的数据

利用条件格式,可以灵活对比不同区域中数据的异同。

翻译邮件

使用Windows Live Translator实现整段文字的翻译。Service:[url]http://www.windowslivetranslator.com/officetrans/register.asmx[/url]

Email收件人自动完成功能

Outlook有个很好的功能,能够把用户曾经输入过的电子邮件地址记录下来,当再次给此地址发送邮件时能够自动感知并显示。但是有些情况下这个功能也会带来一些麻烦,比如误选了收件人。如果希望删除掉自动感知的收件人列表中的某个项目,只需要通过方向键选中这个项目,然后按下【Delete】键,即可将此地址在自动完成收件人列表中删除。当用户更换计算机,而又希望保留自己的自动完成收件人列表功能,只需要在Windows中搜索“*.nk2”文件,将其复制到新的计算机中同样的位置即可。

使用PowerPoint绘制一个“空中浮球”

Office 2007中提供了大量丰富的形状,但是在默认情况下通过这些形状绘制出的图形都是平面的。其实我们可以通过对这些形状进行简单的设置就可以实现一些三维效果。 例如 1. 在PowerPoint中选择【插入】选项卡中的【形状】,选择【椭圆】,并且在绘制的同时按下【Shift】按键绘制一个正圆,宽和高均为10厘米。 2. 选择【绘图工具】中的【格式】选项卡中的【形状轮廓】,选择【无轮廓】去掉轮廓线。 3. 在圆形上点击右键,选择【设置形状格式】,在【三维格式】-【棱台】-【顶端】中选择【圆】样式,并且设置宽度和高度均为100磅。 4. 在【阴影】-【预设】中选择【靠下】 这样几步操作,就可以把原本平面的圆形设置成立体的感觉,让幻灯片的展现大大增色。

用好Excel的“序列”

Excel中有个很实用的功能,当在某一单元格填充“星期一”的时候,向下拖拽填充柄,就会自动填充“星期二”、“星期三”…当填充“一月”,拖动填充柄就会填充“二月”、“三月”…如果用户希望能够自行设置这样的自动填充功能,可以选择【Office 按钮】中的【Excel选项】,在弹出的窗口中选择【编辑自定义列表】。将您需要能够自动填充的序列填写在“输入序列”区域,每个项目之间用回车分隔。输入完成后点击【添加】按钮并确定。 此后,当再需要输入这个序列的时候,随意输入一个序列中的项目,拖动填充柄向下填充即可。

去掉数据背后的有效性约束

为了进行数据的约束,往往会在Excel中通过数据有效性的设置来进行数据的约束,但是当在许多单元格中都设置了数据有效性后,如何知道在哪些单元格进行了限制? 可以按下【Ctrl】+【G】组合键,打开“定位”对话框,点击【定位条件】按钮,在接下来的对话框中选择【数据有效性】并确定,这样,所有包含有数据有效性约束的单元格就会被选中,我们就可以一目了然了。

改变图片形状

Office 2007强大的图形图表引擎让用户可以轻松制作专业的图像。当需要展现一张生动的照片时,矩形照片的外框让图片多少显得有些生硬。其实我们只需选中要调整的照片,选择【图片工具】-【格式】中的【图片形状】,图片的外观就可以任由用户自行设置了。

PowerPoint对象布局调整技巧

为了进行展现,往往会在PowerPoint中插入大量的对象:图片、文本框、线条、形状、SmartArt,如何能够让这些对象快速对齐、平均分布?PowerPoint提供了强大的对象布局调整功能。 只需要选中需要调整的全部对象,然后在【格式】的对齐下拉列表中选择对齐或分布的方式即可。简单几下就能够让PowerPoint中的对象整整齐齐! 另外,如果希望对对象的位置进行微调,只需要按住【Ctrl】的同时按下方向键即可。

快速选定PowerPoint中的对象

为了表达需要,PowerPoint中的对象往往会有重叠,这就使得我们选择被其它层盖住的对象时变得比较困难。这种情况下,可以尝试使用“选择窗格”。 在【开始】选项卡中选择【查找和选择】,在下拉列表中选择【选择窗格】,这样就会在右侧显示出一个任务窗格,幻灯片中的对象便一目了然了。在选择窗格中可以对各个对象进行显示/隐藏,调整层次顺序等操作。

玩转Word页码

如果希望同一篇Word文档中页码分成两个阶段,分别排序,则需要在两部分之间插入分节符,选择【页面布局】-【分隔符】-【分节符】。接下来在第二部分的页码位置双击,在【页眉页脚工具】的【设计】中,关闭【链接到前一条页眉】按钮,之后重新设置第二部分的页码属性,让其从“1”开始排序。

感谢您耐着性子看完了!说实话,我写完我自己都懒得完整再看一遍~~再次感谢了~!!!

原文链接:https://blog.51cto.com/liliang/128315

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