SAP ERP常用单据格式设计方案

业务单据记录了业务流程的重要信息，是财务核算和业务交接的重要凭证。

常用的单据有：

1.物资送检单

说明：

1、一式三联 ，一联点收、一联质检人员、一联库管员

2、此单据为新增单据，用于在点收、来料检验和库管员之间进行流转

3、此单据仅为物流方面流转所需，不涉及质量管理方面的信息。

4、应入库数量、应退货数量、供应单位签字和质检人员为手写字段，其他为系统自动打印出来

2.外购物资入库单

说明：1、此单据一式四联用于外购材料、外购成品入库。物资类别填写：原材料、低值易耗品、包装物、半成品、产成品

2、其中 “序列号”为需要增加的字段，主要用于XX工厂的外购。

3、为匹配SAP中的名称：单据号码变更为物料凭证号。

4、库管为手写，其他系统自动打印出来

5、所有单据上的统一物料相关字段名称，统一为“物料号”、“物料描述”

3.委外加工物资入库单

说明：1、此单一式五联用于物流中心的带料外协加工物资入库

2、 为了与SAP系统对应更改的字段：单据号变更为物料凭证号；任务号变更为采购订单；对应材料出库单号变更为材料出库物料凭证号

3、 合格数量、库管员为手工填写，其他系统自动带出

4、 将产品名称和规格型号合并为“物料描述”，因为SAP物料主数据的描述中包含有规格型号信息。

4.调拨转库单

说明：1、此单据一式四联

2、“交货单号”、“申请数量”、“实收数量”为新增字段，申请数量为营销中心、售后服务部申请调拨的资源，交货单号为系统中交货的凭证单据

3、为匹配SAP系统的名称，其他更改内容包括：单据号变更为物料凭证号；项目代码变更为物料编码；项目名称变更为物料描述。

4、备注、转出库官员、转出库房主管、转入库房库管员、转入库房主管、实收数量为手工填写，其他系统自动打印

5委外加工物资出库单

说明：

1、此单据一式五联用于带料外协的出库。（无工序外协部分）

2、其中为匹配SAP中的名称，更改内容包括：单据号变更为物料凭证号；合同号变更为：采购订单（行项目）

3、备注、领料人、发料人、发料审核、加工单位经办人为手工填写，其他系统自动打印

6 送修单

第一联：存根（白色）；第二联：收货单位（红色）； 第三联：门卫（蓝色）；第四联：流传（黄色）

说明：

1、本单据一式四联，为匹配SAP对应名称变更内容包括：编号变更为物料凭证号；收货单位变更为承修单位；物料名称变更为物料号；规格型号/图号变更为物料描述

2、 “维修状态”为新增字段，用于记录维修后的结果

3、 应修复日期、维修状态、其他特殊要求为手工填写，其他自动打印

7 调拨单

说明：

1、本单据一式三联，删除了“单价”、“金额”、“图号”字段，在SAP系统中，库存地点之间的调拨是不会对财务产生影响的，故可以删除。

2、“是否为消耗品”为新增字段，标记调拨的物料是否为消耗品。

3、为匹配SAP对应名称，其他变更为：编号更改为物料凭证号。

4、备注、审核、记账、保管、实收数量为手工填写，其他系统自动打印

8 调拨装箱单

说明：

1、本单据一式六联，根据新的编码规则，删除规格型号字段；

2、其他更改字段包括：将批次更改为序列号；将单据编号更改为物料凭证号；

3、收货单位、邮编、联系人、联系电话、单位地址、发运方式、到站、货票号、摘要、装箱编号、备注、装箱、经办、审核为手工填写，其他系统自动打印。

9 生产领料单

说明：

1、此单据一式三联，用于制造中心各车间生产领料, 计划内生产领料不需发料审核签字，计划外领料在此单基础上需要发料审核。如为研发生产领料需填写课题号,正常生产领料则不需写；

2、单据上需加物料凭证号项，用于手工填写SAP系统中物料过账时的凭证号码，将外部单据与系统单据对应；

3、任务号改为生产订单号；

4、考虑将工序号、工作中心放置在表格中，如今后需按工序发料，则应将每一项物料与工序及工作中心对应起来；实现前提是系统中具备对应关系，如未分配则默认对应第一道工序；

5、如是计划外领料，应经生产计划员、成本会计签字审核后才允许领料，删除原表格中的“领料审核人”字段，“领料人”为车间接收人员手工填写；

6、领料单将按生产订单号、库存地点、工作中心分页打印；

10 生产缴库单

说明：

1、此单据一式三联，用于生产产成品、半成品的自制入库。

2、自制缴库单改为生产缴库单；

3、任务号改为生产订单号，增加生产订单类型；

4、今后缴库单应用于成品、半成品的生产入库，包括所有带物料或不带物料号的生产订单完工入库，整个生产订单完成才打印出来，由车间人员负责打印；

5、工序外协件不单独打印缴库单，通过工序外协派工单与外协厂商交接，工序外协如是最后一道工序仍需打印出原生产订单的缴库单办理入库；

6、单据上需加物料凭证号项，用于手工填写SAP系统中物料过账时的凭证号码，将外部单据与系统单据对应，“库管员”“检验员”“缴库员”为人工填写。

11 转库领料单

说明：

1、此单据一式四联，在SAP中主要用于车间向库房领用倒冲的原料（如油漆、线束），总库直接移库至车间现场库，打印时通过系统中抓取生产订单中组件需求数量再取整得到发料数；

2、名称由“转库单”改为转库领料单；

3、单据上需加物料凭证号项，用于手工填写SAP系统中物料过账时的凭证号码，将外部单据与系统单据对应；

4、转库改为需求数量，增加请转数量及实转数量；

5、依据生产订单、时间、车间库查询，打印时需按发料库房分页；

6、“领料人”“领料审核”“发料人”“发料审核”为人工填写。

12 工序外协派工单

说明：

采购申请号，将生产订单自动对应产生的采购申请号返写至派工单，将系统与外部单据对应；

13 派工单与流通卡

说明：

根据SAP系统对虚拟件的定义，虚拟件不能单独下生产订单，从系统将不能直接打印派工单，一张派工单直接对应于一个实件，只保留“项目代码”和“项目名称”并更改描述为“物料号”和“物料描述”；对于“加工件父项代码” “加工件父项代码名称”、“加工件代码”“加工件名称”、“加工数量将”不在此单据中体现，予以删除；将开发专门报表，车间调度可自己进系统查询和打印虚拟件工艺路线；

14 售后三包通知单

说明：

1、本单据一式六联，适用于售后部门请求库房发货的信息。

2、“审核”“会计”“库房”“发运”由人工填写。

3、三包坏件退回项目，数量为负数，“类型”字段为“退回”；三包良品发出，数量为正数，“类型”字段为“发出”。

4、通过“源单类型”区分属何种业务类型的发货通知，“源单号/行号”是该单据的对应的来源单据的单据号和行号。

5、发货通知和销售出库在SAP系统中是以系统内单据“交货单”的不同状态来表示的，售后三包通知单即SAP系统中交货单未审核未拣配发货时的状态。

15 拣配单

说明：

1、本单据一式一联，适用于销售业务单元对外销售出库，基本用于库房出库拣配，不向本业务单元外部流转。

2、“拣配”由人工填写。

3、蓝字销售出库单数量为正数；红字销售出库单数量为负数。

4、发货通知和销售出库在SAP系统中是以系统内单据“交货单”的不同状态来表示的，拣配单是交货单拣配时分库房打印的状态，而不是以独立的单据形式存在，因此拣配单号为库房号+“-”+交货单号的形式打印。抬头库房为库房名称。

5、装箱员可以使用拣配单辅助装箱工作。

16 销售出库单

说明：

1、本单据一式六联，适用于销售业务单元对外销售出库，基本用于核算单位内部记账、核算，不向本业务单元外部流转。

2、“库房”“库房主管”“发运”“会计”“质检”“发货审核”由人工填写。

3、蓝字销售出库单数量为正数；红字销售出库单数量为负数。

4、通过“源单类型”区分属何种业务类型的销售出库，含“销售订单、项目订单、寄售发货、收费维修订单、公司间采购及相应的逆向订单”“源单号/行号”是该单据的对应的来源单据的单据号和行号。

5、发货通知和销售出库在SAP系统中是以系统内单据“交货单”的不同状态来表示的，出库单是交货单拣配发货时的状态，而不是以独立的单据形式存在，因此出库单号为库房号+“-”+交货单号的形式打印。抬头库房为库房名称。

17 装箱单

说明：

1、本单据一式六联，适用于货物出库时向财务、物流、承运、客户、门卫等业务相关的单元传递货物的装载、运输、签收等信息。销售出库单仅在本业务单元内部使用，不直接传递给对方单位，而是通过装箱单进行。

2、“审核”“装箱”“货票号”“总箱数”“箱号”“收货人签字”“签收日期”“收货方公章”由人工填写。

18 售后三包出库单

说明：

1、本单据一式五联，适用于售后服务部门在三包期内的服务性配件出库。

2、“库房”“库房主管”“发运”“会计”“质检”“发货审核”由人工填写。

3、通过“源单类型”区分属何种业务类型的三包出库，含“三包消耗品、三包业务订单”，“源单号/行号”是该单据的对应的来源单据的单据号和行号。

19 售后三包退库单

说明：

1、本单据一式五联，适用于售后服务部门在三包期内的服务性配件退库。

2、“库房”“库房主管”“发运”“会计”“质检”“发货审核”由人工填写。

3、通过“源单类型”区分属何种业务类型的三包出库，含“三包消耗品、三包业务订单”，“源单号/行号”是该单据的对应的来源单据的单据号和行号。