看板的前世今生

看板,日文拼写为Kanban(或kamban),英文译作Billboard,用来展示待处理的工作量。看板是一个与精益和即时生产(JIT)相关的概念,主要作用就是用来说明:生产什么,何时生产,以及生产多少。

看板是一个可视化系统,用于在工作过程中管理工作。看板使工作流程可视化,直观的展示通过流程的实际工作。看板的目标是识别工作过程中的潜在瓶颈并进行修复,以便工作以最佳速度进行推进。


看板起源于哪里? - 看板简史

这一切都始于20世纪40年代初。第一个看板系统由Taiichi Ohno(工业工程师和商人)为日本的丰田汽车公司开发。它是作为一个简单的计划系统构建的,其目的是在生产的每个阶段以最佳方式控制和管理工作和库存。

看板发展的一个关键原因是丰田的生产力和效率与其美国汽车竞争对手相比不足。通过看板,丰田实现了灵活高效的即时生产控制系统,可提高生产率,同时降低原材料,半成品和成品的库存成本。

看板系统控制从供应商到最终消费者的整个价值链。通过这种方式,它有助于避免在制造过程各阶段中的供应中断和货物积压。看板需要持续监控过程,需特别关注可能减缓生产过程的瓶颈。目标是通过更短的交货时间实现更高的产量。随着时间的推移,看板已经成为各种生产系统中的有效方式。

什么是看板方法?

虽然看板是由Taiichi Ohno在制造业中引入的,但David J. Anderson于2004年首次将这一概念应用于IT、软件开发和知识工作行业。

基于Taiichi Ohno的工作, David J. Anderson, Eli Goldratt, Edward Demmings, Peter Drucker等人使用拉动系统、排队论和流程等概念来定义看板方法。他在2010年出版的第一本关于看板的书 - “看板:技术业务的成功进化变革”,是知识工作看板方法最全面的定义。

看板方法是逐步改善工作的过程 - 无论是软件开发,IT运维,人员配置,招聘,营销和销售,采购等。事实上,几乎任何业务功能都可以从应用看板的原则中受益方法。

自从原书出版以来,看板的知识体系已经从各种思想领袖的作品中抽象出来并从中受益!诸如Don Reinertsen(产品开发流程原理的作者),Jim Benson(个人看板的先驱)和其他几个人。

看板不是软件开发生命周期方法或项目管理方法。它需要在已经具备基础流程的基础上,以便可以应用看板来逐步完善流程。

Tenowork的看板工具提供了灵活的工作流定义过程,并不是具体的某种流程或方法。用户可以在其中根据各自的企业实践进行流程配置。

生活中的看板:

  • 餐厅点餐后打印出来的传菜单,以及顾客手中的领餐号。
  • 日本东京皇宫花园使用总量一定的塑料卡来控制园内游客数量,游客领卡入园,出园还卡。
  • 员工入职时的办理清单,员工按照清单说明去各部门办理入职手续(录入信息、领员工卡、领电脑、完成在线培训等等)
看板方法的5个核心实践

可视化工作流程:

这是采用和实施看板方法的基本第一步。您需要直观地看到您和您的团队正在进行的工作。

Tenowork提供的电子看板为例,TW可以很方便的让用户从多个维度(状态/人/自定义标签/流程)对工作进行查看。

限制WIP(Working In Process,正在进行的工作):

一个“拉动系统”,通过限制WIP,可以鼓励您的团队在开始新工作之前先完成积压工作。看板的一个重要特点就是工作任务具备状态(待办、正在进行、完成)。

Tenowork中我们不仅可以看到不同状态的工作。同时我们可以利用【周期】功能,将工作限制在一定时间范围一定量之内,有助于团队有更好的目标管理理念。

管理流程:

流程是团队协作的基础,看板流程需要定义上下游的衔接过程,并且可以通过流程看到WIP的流转过程,看板帮助团队分析并调整以改善流程,从而减少完成每项工作所需的时间。

Tenowork的敏捷项目提供了流程看板能力,默认一个研发流程,内包含三个工作环节:分析、研发、验收。分析是提出问题的过程,是整个流程的入口。WIP(可以是缺陷,也可以是需求)首先进入分析环节,由分析人员补充详细描述和需求。完成分析后,分析人员可将WIP提交到研发环节,研发人员完成制品的生产。紧接着,WIP进入到验收环节,验收环节默认的负责人与该WIP在分析环节的负责人相同,也就是谁提需求谁验收。如此一个简单的基础流程就配置好了,用户可以根据自身情况进行调整。

实现反馈循环:

团队的协作数据作为流程优化调整的基础。看板通过对问题点的指标展示从而帮助团队进行工作改进。

Tenowork为看板提供了漏斗图、燃尽图、累积图、以及团队指标雷达等功能,让团队指标一目了然。

协同改进,实验演化:

看板方法是一个进化改进过程。它可以帮助您采用小的变化,并按照您的团队可以轻松处理的速度和大小逐步改进。作为实施精益/敏捷原则的团队,您的关键任务是不断评估您的流程并根据需要不断改进。您可以使用看板系统为您提供的各种信号来观察和测量您所做的每项更改的影响。使用这些信号,您可以评估更改是否有助于您的改进,并决定是保留还是尝试其他方式。看板系统可以帮助您收集大量系统的性能数据。

步步为营,用好看板

第一步:第一个简单看板项目

最常用有的看板有两种方式:状态看板和标签看板。状态看板将任务按状态分列出来,直观看到未完成的工作。标签看板是对任务的主观分类,更方便查找任务。

Tenowork为例,【私人清单】就是最简单的看板项目,私人清单是个人规划自己的学习、生活、工作的场地,不会分享或邀请其他人加入。 【私人清单】提供了两个维度来管理活动,状态和标签。状态看板:

  • 待办:计划要做的事情。
  • 进行中:移入到此列的任务标志着进入工作状态。
  • 已完成:点击任务卡片上的完成后,任务进入此列表。

除了默认的三个状态列表外,我们也可以添加新的列表,列表设置的状态将决定此列表下的任务状态。

标签看板是查看任务的另一个维度,我们可以为任务增加多个标签。标签看板可以有:

  • 按功能划分:小程序、管理平台、微信公众号、网页平台
  • 按类型划分:新需求、问题、优化
  • 按程度划分:紧急、重要、一般、待定

第二步:熟练使用知识卡片

知识卡片严格来说并不具备看板的精髓,仅仅是借用了看板的形式来做知识分享。知识卡片看板是一个两层结构,一层为知识分类,一层为知识卡片。其中知识分类以看板的形式展示出来。

Tenowork中,创建项目时选择【知识卡片】,即可创建出知识卡片看板。注意,知识卡片并不具备工作状态,仅为知识的记录和分享。使用知识卡片的最佳实践是对特定范围的领域知识进行管理,这些知识量增长有限,相对较为稳定,可以作为长期的积累。例如:

  • 企业人事制度及员工行为准则
  • iOS上架审核注意事项
  • 运维管理及生产安全规范

第三步:和团队一起协作

比起私人清单项目,团队项目是多人合作的场所,因此增加了人员看板维度。人员看板可以看到查看每个成员下的任务。【简单项目】是为不需要流程或流程不明显的项目而设计。

随着时间的推移,任务会逐步积累,任务按时间筛选会帮助团队聚焦一段时间内的任务。进入Tenowork项目后,默认显示为最近30天的任务,我们可以根据需要选择90天或某月进行查找。只要该任务的创建时间与结束时间与时间段有交集就会显示出来。

第四步、定义工作流程

工作流程是看板最重要的特性以及改进对象。团队协作即分为横向分工也包括纵向分工,横向分工是将任务分给不同的人以增加工作产出;而纵向分工是一个工作需要经过多个阶段或不同岗位的人共同完成,也就是工作流程。

Tenowork的【轻量敏捷】项目中,流程看板预置了一个简洁的研发流程,采用PDCA的过程,分为了分析、研发、验收三个工作环节。

  • 分析:问题的提出、新需求的分析等均可以在此环节进行描述。
  • 研发:研发人员在此完成问题的修复,新需求的实现。
  • 验收:由原问题或需求的提出者检验工作是否符合完成标准。

第五步:实践敏捷过程,提高生产力

看板和敏捷过程Scrum配合起来,从时间维度上进一步强化工作的计划性和目标性。Scrum方法把任务分解成一个个短周期内完成(通常一到四周),降低了计划的不确定性,增加了目标的可管理性。

需求提出方或产品经理将工作添加到收件箱周期中作为产品待办项。Scrum Master在每个周期开始,进行任务规划,将任务从收件箱移入到周期中。团队在此周期内完成工作。每日站会中,团队成员领取任务并进行工作。

通过对敏捷的实践,将更好的梳理产品计划,拉动产品研发工作。配合洞察分析,可以看出团队问题的所在,从而进一步优化工作,提高生产效率。

总结

看板简单来看并不复杂,恰恰也正是由于其简洁和通用性,常常让我们忽略看板的管理理念。我们在使用看板将工作可视化后,将是我们对工作瓶颈的思考,对流程的优化。看板作为工具并不能代替人的思考和管理,团队也需要在工作过程中建立出能够运用看板数据进行自我改进的长效机制。

Tenowork,您的智慧协同平台

原文链接:https://tenowork.com/academy/p/kanban

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