看板,Scrum,六西格玛、瀑布?项目管理方法指南

我的团队一管就死,一放就乱。 这个项目的利润率很高,还是做赔了。 一年到头忙的晕头转向,结果却不知道做了什么。

软件危机产生以来,软件项目管理的痛点一直伴随着软件企业的发展。正如前文中所述,软件项目困扰着开发团队:

  • 项目运行超出预算。
  • 项目运行超过时间。
  • 软件质量低落。
  • 软件通常不匹配需求。
  • 项目无法管理,且代码难以维护。

为解决这些问题,各个企业在实践过程中提出了众多的管理方法,例如:瀑布开发、精益管理、敏捷过程等。然而并没有一个一统天下的方法,我们仍然可以听到瀑布和敏捷之争。本文就讨论一下如何选择合适的方法进行项目管理。


我们从这一幅《项目管理方法终极指南》谈起,按图索骥。

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首先,痛点是什么?
  1. 【成本居高不下】明明项目收入高于大部分同行,但就是公司不挣钱。收入增长快,人员增长更快。
  2. 【项目需求多变】项目需求总是把控不了,客户虐我千百遍,我待客户如初恋。
  3. 【计划看不到,风险不知道】时间一天天过,项目进度无法确认,最后的每一天都是deadline。
  4. 【结果需要满足特殊目标】结果需要满足环保、可持续发展等。

如果问题是【成本居高不下】

成本一般由两方面原因产生,产品质量无法保障造成浪费,团队生产效率低下。对应的解决方法为:

  • 一三五写bug,二四六改bug,产品问题不断;【管理方法:六西格玛/Six Sigma】
  • 团队效率不高,产出有限;【管理方法:精益管理/Lean】
  • 两者都有;【管理方法:精益六西格玛/Lean Six Sigma】

「 Six Sigma,六西格玛 」

Six Sigma,是一套产品或过程改进方法,包含两种方法,这些方法中的每一项包括五个步骤,可以称为DMAIC方法和DMADV方法。

DMAIC用于改善现有的商业流程:

  • D:定义问题,客户需求和项目目标等等。
  • M:测量当前流程的关键方面,收集相关资料。
  • A:分析数据,寻求和检验原因和效果之间的关系,确定是什么关系,然后确保考虑到所有因素。透过调查,发现导致残次品的根本原因。
  • I:提升优化当前流程,根据分析数据,运用不同方法,例如实验设计、防误防错或错误校对,利用工作标准创建一个新的、未来的理想流程,建立规范运作流程能力。
  • C:控制改变未来流程,确保任何偏离目标的误差都可以改正。执行控制系统,例如统计流程控制,生产板、可见工作区和流程持续改善等。

DMADV用于建立新的产品或设计流程:

  • D:定义设计符合客户需要和其他目标的战略
  • M:摸准确定CTQ(对质量至关重要的参数),产品性能、生产流程性能和风险等
  • A:分析去考虑是否有替代方法,创建高性能的设计、评估设计技能,选择最佳的设计方案
  • D:设计细节、优化设计,对设计审核进行评估,这个过程可能需要模拟操作
  • V:检查设计,建立规范模型,实施生产流程,并且提交给流程所有者

不仅如此,Six Sigma还有一套等级制的管理体系,来保障整个过程的顺利实施。

应用场景:

由于Six Sigma有一系列基础体系建设,主要应用在较大型(大于500人)的公司中使用。小公司需要酌情进行简化。

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Sigma(σ)在统计学中表示标准差,6σ表示产品标准的正态分布中,误差在六个标准差范围内的产品均合格。也就是说统计上看,99.99966%的产品没有缺陷。

Six Sigma就是为了实现这个目标孕育而生的管理方法。

Tenowork小抄

其实,全面质量管理中的PDCA也是较为流行的过程管理方式:Plan、Do、Check、Act,应用到我们常见的产品研发和问题修复中,我们可以简化为三个工作环节:分析(负责提出问题)、研发(负责解决问题)、验收(负责验证)。通常验收负责人与分析负责人是同一人。

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「 Lean 精益管理 」

Lean起源于丰田,丰田生产系统以降低丰田的七项浪费而提升整体客户价值而闻名。丰田将浪费归结于以下几个方面:

  • 运输 (把原本没有必要的物资运送到生产流程中)
  • 库存 (所有零件、半成品和成品在储存中的浪费)
  • 运动 (人员和设备搬来搬去,超过生产必要的人员走动)
  • 等待 (等待下一个生产环节)
  • 生产过剩 (生产比需求多)
  • 多余加工 (来源于设计问题、生产工具有误产生的复工)
  • 瑕疵 (耗费了参与检查和修复瑕疵的投入)

丰田管理的理念经过多年发展形成了Lean的概念。丰田在减少浪费的过程中,提到了很多工具和理念,如JIT、Kanban。其中看板成为一个具象的工具普遍用于生产、服务、研发、知识协作的过程中。看板没有绝对固化的形式,核心目标是让任务清晰的在各岗位中流转。 经常看到的看板有按岗位按员工查看、按流程查看、按功能查看、按任务状态查看等。

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Tenowork小抄

精益管理旨在精确控制生产过程中的各个环节,这个理念不仅可应用于物质生产领域,也依然可以用在知识生产行业。

  • 任务派发到了不合适的人手中。
  • 非必要的会议导致人力的浪费。
  • 工作衔接处于等待状态。
  • 过度设计导致资源浪费。
  • 产品问题过多导致反复。

无论推式还是拉式,Scrum过程辅以看板等工具可以有效的提高生产效率。

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如果问题是【项目需求多变】

图中此分支标题是“灵活性”,并局限于需求。当我们碰到如此问题时,我们要考虑:是否有一个清晰的目标?

  • 有,则使用Adaptive Project Framework;
  • 无,则使用Agile,敏捷。

如果选择Agile,敏捷,则:

  • 如果客户要决定一切,什么做什么时间做完,则选择XP,极限编程;
  • 如果团队具备一定的决定权,则:
    • 如果团队希望每2~4周对工作进行一次回顾则选择Scrum
    • 否则选择Kanban

「 Adaptive Project Framework 自适应项目框架 」

自适应项目框架(Adaptive Project Framework, APF)认为项目边界是变量,约定时间和成本是约束。

  • APF通过调整每次迭代的范围来最大化业务价值。
  • APF以客户为中心来决定什么可以最大化业务价值。
  • 在每个迭代结束后,客户基于之前所有的迭代的产出来决定项目方向。
  • 这个调整决定了APF项目能够交付最大化的商业价值。

「 Agile 敏捷过程 」

当我们说客户没有一个清晰的目标时,可能是目标较为泛泛,不够具体,因此我们采用敏捷过程。

  • 对于大量的客户临时性要求,我们采用XP极限编程来完成;
  • 或,我们也可以采用短周期的形式,将短期目标具体化进行持续改进,则采用Scrum;
  • 当然在时间约束不强烈的前提下,我们也可以采用Kanban进行自由管理;

敏捷不是某种具体管理方法和工具,而是在多年实践过程中形成的管理思想。敏捷的核心思想是价值驱动,包含了四条价值观:

  • 个体与互动 高于 流程和工具
  • 工作的软件 高于 详尽的文档
  • 客户合作 高于 合同谈判
  • 响应变化 高于 遵循计划

敏捷过程的实践,不拘泥于工具和方法,根据实际情况可以进行选取。

「Scrum过程」

Scrum使用增量方法来更快地完成项目。与看板主要关注流程改进不同,而Scrum则关注如何更快地完成更多的工作。

  • Scrum使用迭代(通常1~4周)来完成工作。在迭代里我们提前计划,然后执行,最后在周期结束时进行审查。
  • 在迭代计划期间,团队创建迭代产品待办列表。团队在迭代期间完成这些待办列表,相互管理工作。
  • 团队成员每天还会举行15分钟的Scrum站会,在此期间,每个成员会讨论任何可能阻碍项目成功的障碍。
  • 同时他们还要回顾前一天的工作和即将到来的一天任务的计划。每日站会确保团队协同工作并保持同步。

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Tenowork小抄

我们可以看到管理方法知识工具,在保证核心价值的前提下,我们可以灵活运用工具。具体有三个关注点:

  • 工作流程:作为衔接上下游的工作方法,工作流程帮助团队跟清晰的了解互动过程;
  • 时间周期:时间作为项目的重要约束,合理的周期规划可以有效降低长期目标的不确定性;
  • 任务计划:任务计划帮助团队梳理工作,让团队在有限的时间内完成跟你更多工作。

如果问题是【计划看不到,风险不知道】

提起计划,大部分人首先想到就是瀑布模型,甘特图。但是你见过多少准确的甘特图么?那么瀑布模型的适用范围是什么呢?

一般来说瀑布模型适用于截止日期可推算,工作过程属于一招鲜,可复制到其他项目上去的。

如果项目的截止日期已经被严格确定,那么我们采用的的方法可以是:

  • 当外部事件影响决定项目进程是,采用事件链法
  • 当我们更加关注与项目本身的资源任务等,采用关键链/关键路径法

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我们经常遇到有些项目,截止日期定了,需要我们做项目计划,我们采用了倒推法,从截止日期向前倒推各个阶段时间点,然后采用瀑布模型进行任务分解。 在这种情况下,我们最应该使用的工具是关键XX法。通过关键XX法识别出来受限的资源、任务、路径,并调配一切资源保证关键约束能够得到保障。


如果问题是【结果需要满足某些特殊目标】
  • 当结果要满足环境可持续发展时,采用PRiSM
  • 当结果要跟公司任务和战略相一致时,采用Benefit PM
  • 其他目标可采用Process-Based PM

Tenowork结语

项目管理是科学与艺术相结合,没有绝对的标准。更需要经验的积累,从而能灵活运用各种工具,解决实际问题。除了本文介绍的这些方法,我们还经常听到KPI、OKR、矩阵管理、阿米巴管理模式等等。从项目管理到公司经营,提升自身的管理水平,需要不断的去学习和探索。最后,套用金庸先生的话,描绘管理的四层境界:

  • 第一层:「青锋利剑,凌厉刚猛,无坚不摧,弱冠前以之与河朔群雄争锋。」精力旺盛,亲力亲为,带领团队打天下。
  • 第二层:「紫薇软剑,三十岁前所用,误伤义士不祥,乃弃之深谷。」钻心经营,左右逢源,殊不知马基雅维利主义伤人伤己。
  • 第三层:「重剑无锋,大巧不工。四十岁前恃之横行天下。」价值回归,形成了自己的管理哲学,一招走天下。
  • 第四层:「四十岁後,不滞於物,草木竹石均可为剑。自此精修,渐进於无剑胜有剑之境。」终成大师,不拘泥于一招一式,无为而治。

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