专栏首页OA办公系统OA档案管理方案,实现档案“存、借、还、查”高效管理

OA档案管理方案,实现档案“存、借、还、查”高效管理

纸质档案管理的繁重正在为众多行业客户带来困扰,“档案”重要不敢懈怠,“管理”麻烦不得不防!

@银行业:我们每天都要为大批个体、企业办理各类存款、贷款、理财项目,每项业务材料都是重要档案材料,几个月、几年以后信贷档案成堆,每次档案抽查都要数十个管理员协助,调阅、分析很难实现,和废纸有什么区别。

@政府机关:我们各个机关单位的档案材料都是社会发展的重要数据记录,办公会议纪要、政府工作简报、大事记、政务信息都要记录,经过长时间的积攒,要调阅一份几年前的工作记录都要好几个礼拜,万一找不到怎么办。

@生产制造业:我们每天有上千份产品销售合同、要产生数百份重要技术文件,外加几千、上万的员工档案,怎么也得数十人的小团队才能管理的过来,有时候要找一份几年前的销售合同真不好意思麻烦管理员在文件堆里大海捞针。

@高校:我们每年都有大批学生入校,几年下来的学习档案都是重要的教育资料,如果采用人工管理,收集过程相当漫长,时间久了这些纸质文件还有被损坏的风险,万一借走忘记还怎么办。

……

这些海量的档案资料,管理过程随时都有可能出现“用的时候找不到、用完不还、机密文件丢失”等现象,管理起来工作量不小。

OA结合各大行业客户服务经验,以“权限+文档”两大功能板块为基础,帮助客户统一“纸质档案”与“电子档案”,用一套系统高效存储、借阅档案。

(档案管理系统基本功能展示)

“4”大环节高效管理

1、“存”不费时

各类重要资质证书、合同、产品技术文件、人员信息都是组织重要的档案材料,如果全靠人工一一收集整理和维护,不仅耗费精力、人力成本高,会不会遗漏还不能确定。

现在直接借助系统的电子表单就能把组织的所有纸质档案录入系统,形成实物档案与电子信息一一对应的电子档案库,让管理人员在OA系统就能高效管理档案。

(电子档案表单)

1)档案分类、分组,目录清晰

将档案进行分类是高效整理的第一步,OA系统可以借助知识文档目录的方法,按照组织档案实际内容,进行分类管理,无论是合同类、产品类、人事类还是经营管理类,每样档案都能快速锁定。

这样,管理员在日常管理过程中可以更直观的浏览档案状态,哪类档案的出借情况、数量一目了然,再也不用一一翻找。

2)档案快速编号,查、存方便

对档案进行编号更有利于文档的归档和查找。OA系统可以根据客户自己的编号规则在表单中为每份档案自动生成编号。

这样,管理员每次在录入档案内容的时候,根据编号系统就能自动完成档案归类,过去需要耗时几个礼拜进行分类的材料,现在一个管理员几天就能完成。

此外,需要什么档案直接根据实体档案编号,就能在系统搜索到对应的电子档案信息,缩短排查时间。

3)档案信息“条码化”

每份电子档案都能生成自己的专属“条码”,上面记录了每份档案的基本信息,比如“经办人、创建时间、档案类型、编号、使用状态等”。

(档案信息条码化)

为了方便和纸质档案对应,客户可以直接在系统批量生成二维码或者条形码,打印后黏贴在对应的纸质档案上,扫一扫就能了解基本信息。

【小结】:借助OA系统将纸质档案电子化,全面提升档案信息存、管、查效率,庞大的档案收集工作1位管理员也能完成。

2、“借”不求人

在档案纸质化管理时代,借阅难倒了不少企业,一来档案太多找起来麻烦,有些档案借出去没还,找了半天也是白费力气;每次借阅都得麻烦人,双方时间都耽误了。

电子化的借阅管理过程更加规范,不仅使用必须经审批,整个借阅过程都有严格监控,借多久、还没还一目了然。

1)纸质档案借、还流程化

和过去人工登记借阅不同,现在客户档案室的每份纸质档案无论借还是还,必须从经过电子流程审批,谁借的、借的什么档案、什么时候还的等信息,都会一一记入系统,随时核查。

(填写档案借阅表单)

有时可能会出现一次借阅几十份文件资料,手动操作太麻烦,为了缩短办理时间,现在可以通过电子表单根据关键字筛选文件,一键“批量借阅”,体验更快。

(批量借阅)

2)电子档案查阅智能收回

和纸质档案线上记录、线下阅览不同,如果没有使用纸质档案的必要,还可以直接在系统上借阅电子档案。

只要登记好借阅的材料和归还时间,系统会通过“查阅权限”的控制为借阅者下发阅读权限,到期自动收回,全程无纸化操作,更节省时间。

(电子档案查阅)

3)机密档案“扫码”借阅

对于一些保密级别较高的档案,为了做好保密,一般并不公开借阅,OA将此类文件的借阅需求和一般档案借阅区分开,必须在档案室扫描二维码才能发起借阅,确保文件信息不随意泄漏,借阅更灵活。

(机密文件在档案室扫码借阅)

【小结】:各类档案都有自己的借阅规定,OA可以灵活的去帮助客户制定不同的线上借阅流程,提升借阅安全性。

3、“还”不超期

纸质档案因为追回不及时,常常会出现耽误使用、重要档案丢失现象,现在,借助全程电子化的流程管控,可以智能掌控档案的整个借阅过程。

1)智能标注到期档案

每份被借出去的档案,管理员直接通过系统的台账页面就能监控返还情况,即将到期或已经超期的文件,会直接通过色块标记出来。

2)紧急提醒防止超期

到期未还的情况一出现,系统会通过短信、流程或者微信消息代替管理人员智能提醒借阅人。

【小结】:归还状态智能监控,责任追究到人,不怕超期、不怕丢。

4、“查”不用等

此外,借助智能报表系统和电子表单,档案管理人员、上层领导可以随时在报表门户了解不同时期,组织内部各类档案的管理情况。

可以查档案详情、可以了解具体数据分析情况。包括各类文档的借阅频率、有多少超期未还、违规使用多不多,以及各类档案的数量占比等情况。

管理人员再也不用为查档案、出一份分析报告而耗费大量时间,全面提升管理质量。

【小结】:发挥数据使用价值的同时,为客户提供管理分析,优化管理环节。

档案管理方案的可实施性

灵活适应各类组织档案管理需求:包括各大企事业单位、政府机关等,建模灵活落实具体管理制度。

“电子档案+纸质档案”相结合:在很长一段时间里,企业依然习惯使用纸质档案,两者相结合的方式更符合企业需求。

注:4月30日,国务院令明确规定只要符合档案管理要求的电子档案与纸质档案具有同等法律效力。

未来,随着电子档案法律效力被肯定,电子签章助力业务实现全程电子化管理,OA可以帮助组织打造一个真正无纸化的电子档案管理闭环,以电子档案代替纸质档案,全面优化档案管理成本。

原文链接:https://mp.weixin.qq.com/s/TF4-dAedwQdTJdptNJ2xdA

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