一起学Excel专业开发07：工作表设计原则

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基本原则：“让Excel来完成Excel的工作”，不必一切从头开始。

看看下图1所示的工作表界面设计，仔细体会是否遵循了下面列出的一些指导性原则。

图1

原则1：不同目的的单元格采用特定格式来区分。例如，在上图1中，在视觉上区分了数据输入区、公式区、表头以及外部区域。

原则2：采用相同的格式设置目的相同的单元格。这在上图1中是显而易见的。

原则3：不要使用可能分散用户注意力的过分艳丽的颜色，尝试使用具有足够对比度的颜色。

原则4：注意结构的合理性，符合常规的逻辑性。例如，在同一工作表内应遵守从上到下、从左到右的顺序，多个工作表之间应遵守从左到右的顺序。

原则5：尽可能保持用户界面整洁，在用户界面的各部分之间及周边提供足够的空间，在顶部留空行、左边留空列，以便将工作表用户界面清楚呈现出来。例如，上图1中顶部和左侧预留的行列空间。

原则6：采取一些措施来帮助用户明确操作的要求或目的。可以通过使用单元格批注、数据验证列表、默认值以及描述性名称等来实现。例如，在上图1所示的工作表用户界面中，当用户将鼠标移至单元格C3上时，会显现关于此列操作的提示信息，如下图2所示。

图2

原则7：采用动态的输入核对技术，在用户输入出错时能够及时提供反馈信息。例如下图3所示，在列C中输入列表中不存在的数据时，会提示出错消息。

图3

这是在数据验证对话框中进行了相应的信息设置，如下图4所示。

图4

还可以利用条件格式来进一步设置出错提示，如下图5所示，在用户改变选择时，如果不符合要求，会给单元格加上背景色，提示这行数据有误。

图5

原则8：防止用户无意间对工作表用户界面造成破坏，必须对工作表进行保护，将除输入单元格以外的其他部分锁定。这样，能够有效地防止重要的公式或设置被无意中覆盖。如下图6所示，保护工作表并对输入区单元格进行设置后，将只允许在“数据输入区”中输入或编辑数据，在其他区域编辑单元格时，会弹出警告信息。

图6