拯救财务分析工作的良药

写了这么多文章，终于写到了自己的老本行，财务分析。如果你恰好从事财务工作，这将是一篇巨大的福利。如果你与财务无关，也将从此文汲取营养，因为不仅仅是财务，各行各业都需要做预测值与实际值的差异分析。

2011年我毕业后的第一份工作FP&A（Financial Planning & Analysis），其中重要的一项任务便是预实对比分析，这是一个不断发掘问题的工作：

差异在哪里？

差异的原因是什么？

如何应对差异？

如何更好的减少预测差异？

在这个不断发掘差异问题和探索答案的过程中，自然而然就掌握了整个公司的经营管理状况，这些往往也是企业的核心机密。为了鼓励自己在这项工作中探索真理的精神，我曾在桌板上写了两个大字“求实”。

然而，这听起来核心的价值工作在实践中执行起来并没有想象的高附加值，因为大多数人大多数时间所做的事情都好比玩“大家来找茬”的游戏，忙于圈定差异在哪里，以致于只有少量的时间来分析差异数字背后的意义。

我把这种现象和原因归类为三个最主要的痛点：

高频

颗粒度不匹配

钻取困难

本文就将围绕这三大点分别给出扭转乾坤的解决方案，并阐述为什么PowerBI将是拯救财务工作者于水火之中的良药。

一、高频

预算周期可以按照年、季度滚动调整，但预算与实际差异的分析频率至少到月，也可能更频繁，因为你和你的老板无时无刻都想知道现在的完成百分比到达了多少？所以这项工作首先在需求上是非常高频率的，一旦没有计算机自动化的辅助，高重复、繁琐的工作量将让你陷入无限的枯燥循环。

解决方案：Power Query

PQ是为此类痛点而生的！通过从文件夹获取和合并文件，就可以做到下面视频中所展现的效果，对于新增月份的数据文件，只需要拖入文件夹中，一键刷新，所有的数据和图表都将得到更新。

另外，在预算分析工作中常用到PQ的地方是逆透视，因为往往我们在制定预算时的数据形态是下图这类二维表（数据透视后的形态）。

使用逆透视功能，可以瞬间把这张表转换成下面的一维表形态，以便展开后续的多维度透视分析工作。

工欲善其事必先利其器，PQ绝对是财务人迫切需要的自动化机器。

二、颗粒度不匹配

从成本效益出发，预算不会做到最底层，而实际数据是可以到最明细的项目。这是阻碍预算分析工作的本质原因。

比如实际费用明细可以追踪到每一天的花销，地域到每一个分部，费用科目到明细的采购项目。而预算可能只会分到季度、城市、和大类费用的科目上。

颗粒度的不同导致我们很难把实际和预算表的数据整合到同一张表中再制作数据透视。所以为了实现实际与预算的比较，一般会先定义一张Excel的模板中，再动用Sumif+Vlookup函数，以统一、固定的颗粒度去获取两张表中的数据计算结果。

这种方法从一定程度上可做到自动化，但问题来了。当会计科目、利润中心、成本中心定期变化，我们需要不断地调整模板的格式和每一行、列、单元格公式的设定，这就出现了财务的工作跟着业务的尾巴跑。

不仅如此，我们做财务分析往往还需要针对多维度，不同分公司、不同产品线，按照年、季度、月不同时间层级划分，每种维度再配上计算指标（利润率、资产负债率、存货周转率等）。随着数据量的增加，分析去年同期和季度环比等等，一定需要带上历史数据，下拉公式的方法在Excel中可能出现卡顿...

种种不便也可能导致结果的差错，而数字差错是财务人最不能容忍的。试问，有多少人在使用这类方法时，每张表或每列的底部加上一条公式CheckPoint来核对总数是否对应得上？

解决方案：PowerPivot

PP的第一大魅力是你不需要使用任何公式就可以把多张表天然的整合到一起。

因为我们案例数据中的实际与预算颗粒度不匹配，所以这里使用的技巧是，制作<桥接表>（预算日历表、城市表、费用科目表），其实也就是提取预算表中的不重复字段（通过复制删重的方法可以生成）。

<桥接表>能够使实际数据的维度上升到预算维度，这样我们就可以通过<桥接表>对<费用明细表>和<预算表>同时进行筛选，并整合到一张数据透视表中使用。

在此基础上建立一些常用的度量值，如实际比预算的差异、环比同比增长率等等。

同时还可以添加预算维度的切片器，针对不同城市、年、季度做分析，利用可视化自带的瀑布图轻松展示差异的变化情况。

三、钻取困难

当看到市场活动超支，你一定想知道是哪个时间段、哪个城市的什么活动？当发现差旅费预算不够，你一定想挖掘是哪个员工报销得多了？当得知某种原材料价格的降低会省掉一部分预算，你一定想跟踪该材料的花费如何？这些都需要在大类科目的基础上做钻取分析。

然而问题又来了，如果是基于Sumif公式制作Excel模板的方法，它是不能够在该表中实现钻取的，而且底层明细项目往往涉及大量的数据，传统的Excel方法应付起来很吃力。所以这类工作往往被发展成了一种妥协的方案，即先通过预实对比分析圈定重大差异的地方，再有针对性地抓取对应数据展开明细类目的分析。

解决方案：PowerBI的交互式图表

使用PowerBI实现钻取是易如反掌的事情。矩阵表左上角的各项箭头供你切换不同的层级并且实现多级科目的展示。

此外，我们还可以单独创建一张<实际费用明细表>，这只是一张普通的数据透视表，只不过把它与<差异分析表>放在同一个页面下。充分利用PowerBI中天然的图表交互功能，只要点击<差异分析表>的一级科目项目名称，<实际费用明细表>就会自动显示对应的详细信息。下图是最终成型的报告结果（可点击文尾的“阅读原文”在手机上体验）。

以上三大痛点似乎讲述了预算人的一把辛酸泪。事实上大部分公司的财务都面临着这样的问题。也有很多公司不惜重金开发ERP系统功能来实现这项工作的自动化，但开发周期长、与IT的沟通成本等等使需求的落地效果往往不尽人意，这也是我一直想去写的另一篇话题。

使用PowerBI解决此类问题并不困难，上述三个解决方案中所用到的知识只是两星级的难度（如果五星满的话），其中度量值的建立仅仅用到了最基础的公式。对于想要学习利用PowerBI解决预算分析问题的同学，我把该模型和案例数据放在了文尾知识店铺的链接中，免费下载。

可能有人会想，因为我懂PowerBI而且曾经做过财务，才特别宣传它们结合起来的好处。其实并不是这样，PowerBI在各行各业都可以大显身手，而应用在财务领域中有两点特别的优势：

一、从数据分析角度看，业务数据会更复杂，比如分析钢材的销量与某网页的点击量所接触到的数据源形态是截然不同的。相比之下，财务分析的特点是有高度统一并且规范的数据源，单就这一点来看，财务数据的复杂度较低，PowerBI的基础知识就可以解决大部分问题。

二、很多Excel高手来自财务领域，这是因为大部分财务人不懂计算机编程语言，专攻Excel，工作的需要和大量的实战经验造就了他们高超的Excel技能（事实上Excel的确可以解决大部分财务会计的问题，但当上升到管理会计和分析层次，就碰到了天花板）。对于这部分人群，学习PowerBI可以说是自然过渡，因为PowerBI就是Excel的兄弟（参看此篇文章站在Excel的肩膀上）。如果您从事财务分析工作，拥抱PowerBI，利用科技解放生产力。