什么时候,使用Excel?

极力推崇PowerBI是创作PowerBI大师的初衷,虽然从Excel到PowerBI有极其诱人的理由,但我们不可否认的是Excel本身作为全世界最广泛的办公工具它具有不可替代的应用场景。

什么情景下,我会选用Excel而不使用PowerBI。

1.非数据分析需求

作为世界上最流行的电子表格工具,Excel的很多应用可以是非数据分析需求。比如制作课程表、信息录入表等等,这类需求相当于把Excel当作一个画板,快速地绘制出想要的表格。

2.可以快速完成的小数据分析

杀鸡焉用牛刀。如果仅是一张简单的销售数据表,而且你的需求只是一次性地分析销售总量,快速地生成一个普通的数据透视表就可以达到目标,我们没有必要使用PowerBI。

PowerBI更适用于多表处理(多个表之间Vlookup,分析维度多)、数据量大(百万、千万甚至亿行级)、重复性高(每个月甚至每天都有更新)、计算指标多(各类比率分析且要组合不同维度运算)、高级可视化需求等商业分析应用场景。

3.初步了解数据源

大多数数据文件是以Excel格式来存储,或者可以从系统导出成Excel文件,所以很多情况Excel是第一进入窗口。通过一些筛选、排序等面板功能以及简单公式Sum,Vlookup等可以帮助我们以最快的速度了解数据源的字段含义和逻辑。基于对数据源的了解,我们再利用PowerBI整理数据、开展建模分析。

4.模拟分析

模拟分析是一种针对不确定性的分析方法,从众多的不确定因素中找出对投资项目经济效益指标有重要影响的敏感性因素。

虽然PowerBI也可以做一些模拟分析,微软也在逐步加入和完善what if 分析类的功能,但在一些轻型管理模型测算场景,比如盈亏、投资回报率分析等,Excel有它天然的优势。这是因为传统Excel表与PowerBI表的一个重要区别是Excel以单元格来存储,而PowerBI是列存储式表。

比如下图中的利润分析,已知固定的条件是单价和单件成本,变量为销售量和每月的费用开支,我们想要分析在不同情景下的利润水平,可以简单地在单元格间运用加减乘除计算结果。这种灵活性是PowerBI不具备的。

而且如果想要实现更全面地敏感性分析,基于销售量和每月费用开支的不同组合来求利润水平,我们可以借助于Excel数据选项卡下的一个模拟分析功能。

首先,在原分析表的旁边制作一张以不同销售量和每月开支费用组合的表,按照下图的123步来操作。

在弹出的模拟运算表对话框中定义对应行和列的单元格,确定。

表中的空白区域输出了不同销售量和费用开支场景下的利润结果。比如销售量1000和每月费用开支25000的输出值为0,意味着当月销售量为1000时,我们的费用开支要控制在25000以内才能做到盈利。这就是所谓的盈亏平衡测算。

如果再想进一步,分析敏感因素的重要水平和影响程度(MonteCarlo蒙特卡洛统计模拟分析),还需要Excel的特殊插件(@Risk)或者其他软件来执行,这其实已经超出了传统Excel和PowerBI的范畴。可见每种工具都有自身的适用性和局限性。认清楚这些特性可以让我们物尽其用,充分发挥它们的能力。

5.编辑查询器

PowerBI是从Excel的BI插件衍生而来的,我们说使用PowerBI操作流畅性、稳定性、功能性都更胜一筹,这主要是针对PowerPivot建模和可视化两个模块来讲。因为对于第一个模块PowerQuery编辑查询器,Excel与PowerBI基本无差别,且Excel2016版已经植入了该模块。

如果你的工作是仅用PowerQuery对表做数据清洗的工作,后续的工作并非连贯地走PowerPivot建模和可视化的流程,你完全可以用Excel来完成。在没有体验差别的情况下,直接使用Excel无需切换不同的软件来操作。另外,Excel的编辑查询器操作完后可以很方便地生成一张查询后的Excel表输出,这往往也是数据清洗工作后需要的结果。

当然,在Excel丰富庞大的功能体系中一定还有其他无法替代的场景,这些需要你根据实际应用需求来判断。Excel的BI插件和PowerBI核心相同,掌握核心BI模块后可以无缝切换,至于Excel和PowerBI各自独有的特点和功能,取长补短,掌握二者后如虎添翼,所以说Excel+PowerBI=BetterTogether。

原文发布于微信公众号 - PowerBI大师(PowerBIMaster)

原文发表时间:2017-09-16

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