Kick-off Meeting如何开

What（介绍）

Kick-off Meeting有的翻译为项目启动会议，也有的翻译成开工或者开踢会议，这不重要，明确这个英文名字即可，不用管如何翻译。该会议是PM激励其团队的最佳机会。 在这次会议上，项目管理人员可以建立共同目标，并开始了解每个人。

When (何时开)

在项目规划过程完成之后（即项目管理计划都已经完成之后），执行过程开始之前。这个会议的召开一般意味着项目开始进入执行阶段。

Who（与会者）

• 项目团队的所有人都参加，最好有高层领导加入。高层领导的参加不但能体现项目的重要性，还能隐性的增加项目经理的威信。以后当项目需要增加资源或出现重大变更的时候，比如范围、进度、成本等，高层的支持不仅有助于推动项目，也对项目经理和团队是一种保护。
• 注意不要遗漏跟开发以外的成重要干系人，例如质量、采购人员等，以避免后期在项目配合过程中出现问题。

内容与文件

主要内容：

• 项目团队成员互相认识
• 向相关方介绍项目目标与项目计划，获得他们对项目的承诺与支持，正式批准综合性的项目管理计划。
• 落实具体的项目工作，确保个人和团队职责范围，获得成员承诺。
• 宣布项目正式进入执行阶段。

文件：

• OBS
• WBS(至少到开会参加的人员负责人的那个层级)
• RAM(至少包括到开会参加的人员负责部门的那个层级)
• 项目里程碑
• 时间进度表(包括甲方的资源日历也要进去)

议程

议程通常包括项目的目的，可交付成果和目标，项目的关键成功因素，沟通计划和项目计划。 在Kick-off Meeting之前，确保已将会议议程分发给所有参与者。通过这种方式，所有参与者都可以了解项目的结构和要实现的目标。

如何开始

• 会议开始时，PM应负责会议。 接下来，所有的参与者可以做一轮简要的自我介绍，主要是为了相互认识。
• 尽管已经与与会者分享了会议议程，但简要介绍议程中的每个项目并简要介绍议程。
• 重点介绍项目角色，并强调成员被分配到各自角色的原因。这次会议的目的是将所有人都带到同一个平台上。

项目陈述

• 首先，谈谈项目的一些背景情况，以及是如何制定项目计划的。
• 陈述制定这个项目计划的理由，并在传达出一种对项目过程的建议持开放态度的信息。 介绍项目计划中的每项任务并作充分的阐述。
• 强调项目计划和时间安排仍处于初始阶段，并期待大家一切协作完善。
• 确定项目进度计划中潜在的瓶颈或具有挑战性的任务。

设定期望

• 商量一个适合定期举行项目会议的时间， 并强调每个人参加定期会议的必要性。
• 团队合作是最重要的期望之一。要重点强调团队合作，并在Kick-off Meeting后策划一些团建活动。
• 谈论项目的时间敏感性以及如何确保完成各个时间节点。
• 如果项目需要长时间工作，让团队成员提前知道，并向他们表达会帮助他们维持工作与生活的平衡。
• 在会议期间，对团队成员指定各自的任务、权限和责任。

沟通计划

一个项目经理可能绝大部门时间的工作都是在沟通，沟通是一个项目能否成功的关键原因之一。 所以，Kick-off Meeting应该强调项目的沟通管理计划。 这通常包括会议和沟通渠道。 会议例如： •每周项目状态例会 •项目工作计划更新 •任务和活动计划会议 •项目管理计划更新会议 另外，还可以强调其他沟通渠道，例如电子邮件通信，非正式沟通方式等。

反馈和结束

• 在Kick-off Meeting结束时，可以有一个问答环节，让团队成员各抒己见。
• 如果时间不足以方便所有团队成员发表意见，请让他们通过其他渠道发送问题和反馈。 PM看过这些问题报告之后，可以另外发起一些单独的讨论来解决这些问题。
• 不要拖延会议的时间。 在每个人离开之前，总结一下会议内容、事项和下一个行动步骤。
• 会后及时（会后1-2小时发出，建议在会议过程中就做好关键点记录）、准确（寻求其他参会人员的帮助以及录音）发出会议纪要。重点对于follow up部分进行核实。
• 正式的纪要转换成PDF文档，邮件中列出重要内容（如：需要跟进的follow up 部分）

一个区别

开踢会议(Kick-off Meeting)与“启动会议(initiating metting）”有区别，后者是启动完成之后，规划开始之前召开的一个会议，主要任务是发布项目章程并任命项目经理，赋予项目经理动用组织资源的权利，主要参与人是高级管理者、发起人和项目经理，属于规划阶段。而前者属于执行阶段。

结论

总而言之，举行Kick-off Meeting应强调四个主要方面。

• 为启动会议做好准备， 展示你组织和领导的能力。
• 赋予团队成员权力， 指派他们的责任。
• 发展和培养团队精神
• 展示PM的领导素质

作者：晚晴风_ 链接：https://www.jianshu.com/p/963ed3fe3fbf 来源：简书 简书著作权归作者所有，任何形式的转载都请联系作者获得授权并注明出处。