选型宝访谈:Office 365+微信=?

写在前面

2017年10月底,微软技术暨生态大会(Microsoft Tech Summit 2017)召开,全世界的目光聚焦微软,聚焦AI。在这次大会上,微软全球CEO萨提亚·纳德拉(Satya Nadella)亲自发布了一款中国本地化应用,引起了中国企业用户的极大兴趣,这款应用就是Office 365 微助理。

做为微软创立 43 年以来第一个由中国团队研发的 Office 产品,Office 365 微助理将微软 Office 365 的生产力服务扩展到了微信平台。9亿月活用户的微信与背靠微软AI技术的Office 365相结合,将为企业云端移动办公带来怎样的新体验?

带着CIO们的好奇与期待,选型宝直播再次与微软合作,在《“微”领未来》企业数字化转型系列公开课第二期上,请来了微软大中华区Office事业部高级产品市场经理李亮,为大家解答关于Office 365 微助理的点点滴滴。

下面,就让我们一起来听,选型宝首席架构师李维良与微软Office专家李亮的精彩对话吧。

李亮 微软大中华区Office事业部高级产品市场经理

李维良 选型宝 首席架构师

Office 365与微信两款强力工具的深度融合为企业用户带来了哪些新的价值?

李维良(主持人)

在今天的移动互联网和云计算时代,企业的协同办公需求出现了哪些新的趋势和变化?在IT新时代,微软是如何重新定义协同办公和Office软件的?

李亮

纵观时代的发展,我们会发现,在过去几年,人们的工作方式发生了翻天覆地的变化。在新的时代,我们可能早上在上班的路上要回复邮件,晚上躺在床上要检查下今天的工作是否都结束了。

微软认为,移动工作成为了今天每一个人的基本需求。统计数据显示,超过一半的人对移动办公有各种各样的需求。

在满足用户移动办公需求方面,微软做了大量的工作,比如Office客户端组件,包括Word、Excel、PowerPoint、Outlook等,都有对应的移动端版本。现在,在应用商店上搜索,我们可以看到,微软发布了适用于移动场景的各种应用。在引领移动工作模式上,微软投入很大,而且在不同领域都走在了前沿。

李维良

从PC桌面应用到跨平台云端服务,微软Office 365在功能和定位上出现了哪些新的变化?

李亮

中国用户认识Office,大多是从Office97开始的。几十年来,Office的功能不断丰富,UI不断优化,一直引领着企业办公模式的发展方向。

从2000年到2007年,协同工作逐渐成为一种趋势,同一个项目会有很多人参与,跨界协同工作的需求变得越来越多。Office顺应时代的发展,在这一时期引入了更多协作的功能。

再往后,我们就进入到了“移动+云”的时代,用户的主要需求是移动化,这就要求我们,基于移动互联网,把移动办公融入到Office当中。同时,移动办公对智能化和安全性也提出了新的要求。所以,在这一时期,Office就侧重在移动化、智能化和安全性等方面。在此背景下诞生的Office 365,将Office从一款桌面应用,提升为了完整、智能、安全的新一代云端生产力服务。

李维良

随时随地工作是Office 365的重要特征,那么,Office 365是如何支持移动化的?

李亮

首先,Office 365要确保用户在PC端和移动端有一致的体验。这个一致的体验并不仅仅是功能上的一致性,而是说用户在PC端和移动场景下,可以用同样的操作方式去做事情。现在,移动端可能还无法完成重量级的工作,比如编辑长篇文章或复杂的Excel报表,但是,移动端的特性是能够快速响应,可以让任何人,在任何时间,用任何方式去完成在这一场景下的工作。

第二,微软Office致力于优化移动端的流程和体验。比如,通过微软OneDrive的移动端版本,用户可以把所有数字资产都放在OneDrive上,并方便地在手机上浏览文件。用户可以在一分钟内找到任何文件,再发给任何人,这就是要基于移动场景的特性去优化用户的体验。

第三是安全。和方便与生俱来的就是安全,如何确保移动设备里的数据安全?比如,存有大量公司数字资产的手机或电脑丢了,怎么办?微软Office 365可以给用户信心,因为所有电脑都会被强制启用安全措施,对于公司来说,唯一的损失只是一台用了两年半、三年的电脑,没有任何对于数据的担忧。

李维良

在移动APP之外,Office 365为何要与微信集成?与微信的深度整合,会为用户带来哪些新的价值?

李亮

Office 365 微助理是由微软(中国)有限公司研发出品的一组基于微信的办公套件,分别支持由世纪互联运营的 Office 365 以及由微软在海外运营的全球版 Office 365 。Office 365 微助理做为 Office 365在移动端的功能延展,整合了领先的企业生产力平台 Office 365 和强大的互联网连接器微信,给企业沟通、管理、协作带来新的体验。

现在,微信已经建立了一个生态,其日活用户超过9亿,有将近90%的用户习惯于在微信上工作。针对这种情况,微软考虑的是如何帮助用户在微信上更好地工作。

在微信上工作会有一些局限性,因为它毕竟是个2C的产品,而工作是个2B的场景。举个简单的例子,如果用户想找某个同事,但是没加过该同事的微信,就只能通过别人来加他。而在Office 365里,用户可以找到任何一个人,甚至包括他的老板、部门、电话、邮箱等资料。再比如说,在微信群传出一个文件后,文件就失去控制了,用户不知道文件由谁转发过。

借助大数据、AI等技术,Office 365 微助理给习惯利用微信进行日常沟通和工作的中国用户提供了一个功能强大、智能,且简单易用的移动办公与协作解决方案,让用户可以更好地在微信上工作,这是Office 365与微信的整合,要给用户带来的价值。

在微软AI技术的支撑下Office 365微助理为企业用户提供了哪些不一样的能力?

李维良

Office 365 微助理由哪几块功能组成?

李亮

Office 365微助理打通了Office 365和微信,在这背后,实际上是将Office 365的ID体系和微信的ID体系进行了打通。

Office 365微助理目前由四大块功能组成,这四块功能分别是:个人助理、团队协作、企业资讯、Office资源汇。

个人助理旨在提高个人工作效率。通过个人助理,用户可以在微信内及时收到邮件和会议提醒;通过与OneDrive for business的集成,用户可以安全地分享文件;每日日程提醒功能,让您一天的工作安排井井有条。

顾名思义,团队协作是针对企业协同工作而设置的功能。在这里,您可以实现通信录的自动同步更新,快速找到公司同事;安全快捷的轻聊天工具,可帮助您和同事实时沟通。

通过企业资讯中的公告、新闻/通知、企业日历等功能,您可以及时了解公司最新的通知和活动;智能回答机器人可帮你解决一切工作问题;您工作中有灵光一闪的好点子,还可以去“同事圈”,分享给大家。

Office资源汇则整合了很多实用的智能服务,如:基于自然语言的Office模板搜索、基于微软认知服务的图片摆正与文字提取,生成可编辑的PPT文件等。

李维良

微助理和Office 365是什么关系?

李亮

Office36微助理的定位,是把Office 365在PC端和移动端的能力延展到了微信上。一方面,用户可以使用微信本身的功能,另一方面,还可以处理很多与工作、办公相关的事情。

举个例子,比如在Office 365里收到一封邮件,传统方式是在PC上或手机上打开邮箱并回复,但在实际工作中,很多邮件需要及时或简短的回复,那么应用微助理,在微信里就可以看到邮件通知,回复的时候就像聊天一样。所以说,微助理是在一些特定的场景下,对用户办公做了补充,解决了一些特定场景的问题,微助理就是Office 365在微信上的功能延伸。

李维良

Office 365 微助理是如何帮助个人提高工作效率的?

李亮

在个人效率方面,微助理有很多功能。比如收到一封邮件,但没有时间及时回复,那么,我们可以简单快速地设置一个提醒,这样,到时候微信上就会弹出提示,提醒回复邮件。再比如,要找一个公司同事,但没有同事的微信,我们只需要在微助理里直接搜同事的名字,就能够找到他,并且可以直接在微信里展开对话,或者建立群组会话。这些都是Office 365具备的功能,通过微助理延伸到了微信上。

再举个例子,比如大型企业都需要解决员工的IT支持或者入职离职等各种问题,通过微助理,企业可以使用智能FAQ的方式来解决这些问题,像员工可以在微信里和后台的人工智能申请一台电脑,或是咨询会议室的电话如何使用、申请年假等等,这些问题都可以通过人工智能方式,给员工提供标准答案,而不需要专门安排人去值守。

所以,Office 365微助理实际上是用AI重新定义的移动生产力,在今天,微软把Office 365结合人工智能等技术延展到用户的手机上,提升了用户的工作效率。

李维良

Office 365 微助理提供了哪些团队协作方面的功能?

李亮

微助理在团队协作方面的能力,体现在人与人、人与内容之间的协作方式上。比如,通过微助理找人变得非常容易,找到后可以根据需要触发聊天、电话、邮件等多种沟通方式。再比如,应用微助理,在进行文件内容的分享方面也会非常方便。微助理的后台和OneDrive连接紧密,协作时,围绕某个话题的所有线索,如聊过什么、有什么文档、有哪些任务等,都可以在一个项目组里面,很轻松地分享给团队里的所有成员。

与此同时,微助理还具备团队之间的沟通、会话的存档能力。比如今天开了个短会,当短会结束时,微助理会自动把所有会话记录发到邮箱里,这一点微信很难做到。通过微助理的团队协作,可以让项目里的每一个人,都能很好地了解协作的目标,了解沟通过的内容,可以轻松参与到团队的协作中。

微助理的这些功能就是从企业团队协作合作的角度,更好的去定义了移动生产力。

李维良

微软的AI技术,在Office 365 微助理中有哪些具体的应用?

李亮

在今天的Office 365里面,已经有了很多的智能概念。在图片的智能应用方面,比如你拍了一页PPT或一个表格的照片,微助理可以实现图片摆正、文字识别提取,甚至是直接转成可编辑的表格。再比如,在使用Excel时,Excel会智能推荐适合展现某一类数据的图表类型。这些应用的背后,都是微软AI的能力在提供支持。

再比如,微信语音聊天的实时识别、图片中文字的提取、给一个非标准的提问匹配上相应的答案等等,这些应用的背后,都市是微软的认知服务,包括语音识别、语义理解和分析等等。可以说,人工智能技术已经渗透到了微软产品的每一个方面,在Office 365微助理中,自然也提供了很多具体应用。

李维良

Office 365 微助理是如何确保企业信息安全的?

李亮

现在,越来越多的CIO和CEO都在关心企业的数据安全,对Office 365来说,本身就有非常严格的安全保护机制,这些机制也同样延伸到了Office 365微助理中。

比如用户身份方面,只有被验证过的用户才能够进入到微助理。另外,所有用户和微助理之间的沟通,都是被加密保存和传输的。第三,Office 365通过严格的安全保密机制,可以让用户使用很多安全的特性地去管理对话、文件等,甚至截屏都可以自动加上水印并禁止转发。

这些安全的特性在很大程度上保证用户的数据不被泄露。基于OneDrive的权限体系,基于会话权限管理都可以实现控制。微助理在很大程度上增强了用户在微信平台上工作的安全性,这也是微助理的核心价值之一,它可以让IT管理员实现更有效的管理。

如何部署安装快速体验到微信中的Office 365?

李维良

Office 365 微助理是如何安装部署的?

李亮

微助理的应用很简单,只需要两个基本条件:首先,你要成为Office 365的企业版客户;同时,你要有微信企业号或企业微信。然后,在PC上访问https://aka.ms/weizhuli,选择Office 365是“中国版”还是“全球版”,之后按照引导就可以启用微助理。启用微助理后要先进行相关的配置,把用户添加到微助理里,就完成了。

在Office 365的版本方面,有的中国用户选择的是中国版Office 365,有的选择的是海外版Office 365,但对于微助理这个产品来说,不管是海外版还是中国版,都可以使用。

李维良

Office 365 微助理是如何授权和收费的?

李亮

Office 365微助理对微软所有商业客户都是免费的,它是延展功能的免费增值组件。但是Office 365有不同版本,可能会因为Office 365的版本不同会导致微助理的功能不同。比如有的可能后台没有Exchange邮件服务,那么邮件推送和提醒功能就无法实现;有的可能没有OneDrive,那么,基于OneDrive的文档分享或者一键转存功能就无法实现。

李维良

未来,微助理的发展方向是什么?

李亮

AI是微助理未来发展路线上很重要的一条主线。微软所倡导的人工智能是一个平民化的人工智能,每一个人都可以用,简单到在你手机上、PC上就可以使用。同时,每个人也都会是Office 365的用户,微助理会把Office 365云上的能力和人工智能更多地延展到用户端。微助理不是要取代移动版Office,不是要取代移动版Outlook,而是给用户提供更多的选择。

李维良

谢谢李亮老师的分享

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