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OA系统日常物资管理方案:物资有序分类,数量动态展现

在物资管理中,你是否遇到以下烦恼:

  • 物资还剩多少?说不上具体的数字;
  • 匆忙出去采购,若等着急用怎么办;
  • 物资出库入库,如何进行有效登记?
  • 采购大堆回来,却发现库存有很多…

对很多组织来说,手工盘点方式下的物资采购、管理往往存在着库存状况混乱、账物不符、清点耗时等状况。

因为物资管理是一个动态的过程,而非静态的、简单的登记出库入库,从而导致仓库人员无法有效跟进库存量。

存在多个仓库的情况下,线下盘点由人工进行汇总,效率低下,同时数据的准确性没法保证,从而增加公司的采购成本,不利于后勤资源的合理分配与管理。

因此,对物资进行信息化的管理,十分有必要。

OA系统以“流程+建模”为主要手段,针对电商和各大组织日常的物资采购,打通采购、资产、财务等模块,提升库存管理效率。

OA系统日常物资管理应用功能特色

OA系统实现对组织日常物资数量动态更新,从采购到领用、出库,每一次状态变化都在系统中实时更改。

1、搭建不同类型的“电子仓库”

OA系统以强大的灵活性,可以搭建不同的物料管理库,根据不同的类型进行分类管理(分仓库)。

将公司的组织架构和物资库结合起来,让物资分部、分组、分类管理,无论是总部还是数量庞大的分子公司,每一种类型的物资都能够清晰分类,方便管理,易区分。

(物料仓库分类)

多个仓库的情况下,分别可查该仓库的库存量及使用情况,能够快速查看某类物资的库存状况,可提醒相关人员进行采购。

2、给物料贴上“电子名片”

泛微在OA系统内搭建了物料库。根据物资的来源不同,物资信息可以通过流程审批写入,可自行在后台添加,也可以从SAP中同步物料主数据。

当有新物料种类的时候,在系统新增新物料信息,形成物料卡片,并且关联相应的仓库、价格,每种物料分类清晰,便于查找。

(物品信息录入)

库存管理的另一关键点是要对货位、物料的标识进行精细化的管理,从而能够快速地在公司仓库找到相关物品。

OA系统为物料标上统一的条码,将无序的物料对应到有序的数字编号,管理方便还能实现快速查找。

扫一扫就能了解所有关于该物料的详细信息,如出产商、编号、规格、所处部门、流动状况等信息。

3、物料出入库流程管控

无论是物料的出库还是入库,都会使库存数量变化,之前仅靠管理员根据员工的纸质出入库申请表去更新每种物料的数量数据非常麻烦。

现在,通过OA系统,企业可分别对领用和入库表单设置触发规则,只要出入库申请表提交确认后,库存就会进行相应的减少或增加,实现多模块的自动联动。

(入库申请)

采购订单完成验收之后,入库的时候选择该物料名称,流程审批完成之后,自动增加对应的库存量;出库的时候选择该物料名称,流程审批完成之后,自动扣减对应的库存量。

(出入库台账)

系统会自动将填写的物资登记、领用、入库表的数据进行汇总和分析。

资产管理员可根据这些数据清楚知道所有资产的数量、价值、流向等情况,杜绝了人工手动盘点难以避免的错盘、漏盘、重盘等现象。

4、物料调拨管理

存在多个仓库的时候,物料之间相互调拨,若是没有及时记录,可能会造成一定的混乱。

现在通过OA系统流程引擎,可以实现物料资产调拨并形成记录,调拨流程通过之后,库存数量自动变化。

(仓库调拨)

5、盘点损耗管理

盘点过程中发现过期损耗的物料,申请流程之后扣减数量,同时形成记录。及时掌握物料现状。

(损耗处理申请)

可设定产品的最低及最高库存量,在库存积压、库存过低的时候,系统将自动向管理员发送预警。

6、数据报表展现

在OA系统门户上将入库及出库数量用可视化的报表进行呈现,资产消耗数量、金额直观展现。

(库存报表)

并且以不同的维度进行仓库盘点,保证了仓库物品统计的准确性,也使仓库的管理、物品的分配更规范、更合理。

7、移动端库存上报

上报人员可以用手机实时上报终端的库存数据,数据可以作为企业管理分析的依据,让总部随时查看,能够合理调整方案。

(移动库存上报)

OA系统日常物资管理功能应用价值

通过“流程+建模”的形式,在OA系统中快速搭建了日常物资管理模块,对办公用品及物料耗材等进行了有效的管控:

1、物料数字化管理,信息有序录入随时变更

2、物料变动全过程流程管理,数据自动更新

3、物料信息打通其他模块,有效分析和决策

并且可以与ERP等其他系统进行灵活集成,进行更复杂的企业物资管理。

原文链接:https://mp.weixin.qq.com/s/d2DkX691mIocflHRBhcQ8w

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