如何在财务场景中充分利用RPA来提升效率

管理会计师协会（IMA）对751名金融专业人士进行的一项调查发现，平均而言，完成财务期结束过程大约需要7天时间，而且有三分之二的受访者表示他们严重依赖电子表格。考虑到这会增加财务报表所花费的时间以及不准确结果的风险，您可能已经开始实施机器人过程自动化（RPA）以补充和增加人力资源。

从历史上看，财务团队的职责包括许多高度手动和时间密集的流程，例如帐户对帐和手工日记帐分录。当您开始使用RPA系统时，软件“机器人”会执行这些任务，从而释放其财务团队以执行更多分析任务。

那么，当您实施RPA时，如何充分利用它，以便最大限度地提升团队价值？

金融与会计价值链中的自动化潜力

您是否希望充分利用财务功能中的实施自动化？为了您的利益，您可能希望从以下开始：

• 财务结算：将数据从多个来源发布到子分类账。
• 风险管理：将来自组织系统的过去和现在的交易数据结合起来，以标记潜在的欺诈活动。
• 报告：汇总来自各种来源的数据，如电子邮件，组织系统和数据库，并根据标准规则自动生成报告。
• 付款处理：自动执行付款前和付款后验证和对帐，通知例外，监控和识别潜在的重复付款，并自动将待处理的付款请求转移到暂记帐户以禁止提款。
• 收款：自动接收和过帐付款，发送催款函，创建提醒报告和客户候选人名单，并自动将工作分配给收款人。

RPA用例在财务和会计

这是一个真实的例子，说明公司从发票处理和ERP集成系统中获得最多的一种方式。

挑战：发票处理和ERP集成

我们熟悉的公司有一个应付账款团队，负责处理手工收到的数以万计的电子邮件发票，并每月将其发布到他们的企业资源规划（ERP）系统。由于该公司与2,000多家供应商打交道，每家都有自己的发票模板，因此该流程需要具有丰富经验的分析师提取，处理和过帐发票。

解决方案：结合智能光学字符识别（OCR）工具和预先训练的机器学习模型，创建了一个机器人，用公司ERP系统中提取的数据填充所有字段。它还处理所有业务逻辑，例如发送后续电子邮件和存档发票。

结果：实施机器人使得总体工作量减少了60％，发票数据提取成功率超过90％。

为什么这样做： 由于发票处理的大量和手动，重复性质，这是RPA的合适候选者。虽然RPA是适用于各种系统的出色集成解决方案，但此特定用例还利用了围绕OCR和机器学习的更多高级功能。

RPA不适用的财务职能任务 

RPA不是灵丹妙药，而是一种仅适用于某些情况的工具。

不适合RPA的财务任务包括：

• 复杂的财务任务，例如对收购目标进行尽职调查，寻找最低的资金成本或分配投资组合
• 任何需要重大决策的事情
• 任何不经常发生的事情（例如，每年）或频率不确定的事情
• 进程过于复杂
• 糟糕的流程（首先改进或优化！）

虽然RPA并不能完全解决所有业务流程问题，但它可以使您的许多财务和会计流程更加高效。