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移动办公OA在律师事务所用的应用:统一案件管理

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在信息化时代,服务和效率是国内众多合伙制律所市场竞争的关键,OA软件作为智能化管理工具,正在通过整合资源让律所的案件管理逐渐从松散走向紧密…

律所诉讼案件管理需求剖析:

当前,律所的各项业务都是围绕“找案源、接办各类诉讼案”展开,从沟通立案到庭审,整个服务过程常常涉及许多重要的文件、财务收款、服务效率等方方面面。

传统管理模式的弊端随着案源和律师数量的增加,效率不佳、知识难积累、办公麻烦多的问题逐渐显现。

(以项目管理深入分解、重构律所诉讼案件执行体系)

OA系统为律所行业打造的标准化案件管理体系,以项目管理贯穿案件整个服务过程,通过统一的电子业务流程整合上下游资源,快速规范审批、智能记录办案文件,全面简化律师办公、服务过程。

律师事务所的OA系统实施特色

一、以“职能”为标准,统一律所办公

“合伙制”是国内律所比较普遍的运营模式,合伙人、律师、助理办公人员是组成律所日常业务的重要职能角色。

为了促进协作,OA集成各类专项业务系统,统一律所工作台,打通律所与律师、律师与客户及案件之间信息渠道,实现集监管、执行、查询、沟通于一体的案件管理体系。

(一体化工作台)

方便合伙人掌控大局:和案件有关的客户、合同、财务、律师、进度、申请信息全部智能汇总,不仅审批快,还能实时掌控业务。

方便律师快速响应业务:律师打开OA系统就能实时查收任务、上报案情、查询数据、开展沟通,随时随地处理业务。

小结:理清职能权限,为不同岗位开启符合需求的特色办公,让案件管理过程标准、有序、可追溯。

二、以“案件”为核心,统一律所业务

为了提升律所业务管理效率,整套系统的搭建完全依照律所业务规律,围绕办案过程中的“案件—工时—客户”三大版块一一拓展场景,查询、执行、审核更方便。

(信息环环相扣的三大功能板块)

1、案件规范管理,提效率

对于律所来说,对各类案件的接办,管理十分严格:

有标准的受理过程:从立案、侦查、起诉到审判,每个环节都有许多事项要确认。

要考量利益冲突:法律规定同一律所律师不得担任同一案件的相对方律师;有时因为信息闭塞,同一律所的律师成了竞争对手。

此类利益冲突一直是各大律所需要优化的问题。

OA系统的标准电子化案件管理体系,可以通过事前审核、事中监管、事后核查减少案件管理麻烦。

1)案件接办防冲突

为了规避利益冲突,律所接办的每个案件,必须经过严格的立项审核,系统自动核准现有案源,筛查重复部分减少冲突。

2)建立案件档案库

OA系统通过接入档案系统,用电子档案替换律所的纸质档案柜,所有立项接办的案子,全程办理数据系统都会自动汇总,一张表单就能轻松查看案件基本信息、收款、工时等情况。

此外,案件监管窗口可以用一张表单为合伙人分类呈现案件,民事、刑事、仲裁等不同类型案件的启动时间、责任律师、工时、费用一看便知。

(案件监管看板)

3)案件进度自动追踪

做好每个案件的进度控制更有利于提升服务,但是律所下属机构、律师负责的案件一多,进度很难把控。

现在,OA系统可以通过智能进度条直观呈现每个案件进度,进行到哪个阶段、任务完成的怎么样一看便知。

(案件任务进度条)

4)信息权限护安全

律所的信息安全性要求极高,客户信息、重要刑事案件国家严禁泄露,办公系统的安全性必须考量。

OA借助严格的权限设置,让每位律师只能查阅自己负责的案件信息,非参与人员一旦查阅、修改信息,系统自动标注提醒,及时核查。

(调阅预警)

2、工时精准统计,控成本

由于律师行业的特殊性,每位律师是按照案件工时进行财务核算的,工时智能化管理更有利于掌控案件成本。

现在,律师可以每天通过OA系统定时上报工时、注明工作内容,为了防止遗忘OA还可以智能提醒。

(用流程上报工时)

每项工时数据系统都会进行严格的领导审核,确保信息准确。

1)工时分类汇总

每位律师、每个案件的耗时系统都会有序统计下来,想了解哪个律师或者哪个案件的用时情况很方便。

2)智能核算工费

通过和其它业务系统集成,每位律师的工费只要提前设置结算条件,就能精准核算出具体收入情况。

3、客户全程跟踪,优服务

过去,所有案源可能只停留在责任律师手中,客户的服务频率、服务价值无从评估。

OA集成CRM客户系统,可以为律所形成自己的客户资源库,客户、相关人员信息一一存档。

1)案件干系人信息库

办案期间为了给律师提供更方便的沟通环境,通过OA的“案件干系人信息库”可以将与案件有关的“客户、委托人、联系人、法院、竞争对手”等信息一一关联到卡片。

律师办案过程中直接登录OA系统就能掌握整个案件的所有人员信息,简化沟通、提升客户满意度。

(干系人信息库)

4、数据智能分析,强判断

作为律所合伙人,最关心的无外乎营业额、成本变化情况,这段时间的具体收益是多少、接办的都是哪些案件居多等等。

和智能报表的集成可以借助大屏数据分析功能为律所直观呈现结果。

(大数据分析看板:以上数据全属虚拟)

分析业务:通过分析业务收入比例了解律所核心业务变化;了解哪类案件数量接办最多,知道自己最擅长案件。

分析律师:了解每位律师办理过哪些类型案件,通过创收比例分析哪些律师业务能力较强,方便合理调配工作。

分析客户:对全面每个时段进行客流分析,掌握市场需求变化,未来及时调整战略。

分析收款:从不同收款金额的比例、了解营收组成情况,清楚律所大小案件比重。

分析成本:从不同维度呈现律所费用投入情况,哪些项目费用成本高,及时合理调控。

小结:业务规范起来,信息壁垒打通,用智能协作的办公体系重塑律所业务管理质量。

OA在律所业务中的具体应用价值

智能:用电子流程打造案件线上执行网络,全面驱动律所办公自动化。

共享:流程化业务体系全程监督办理过程,案件、账款、工时查询方便。

监管:业务信息智能关联,一份案件档案就能追踪每位律师的创收和分配。

存储:所有业务信息文件,系统自动生成编号、案号,全面提升应用效率。

便捷:在OA系统建立完善的委托合同、法律文书模版,填报、存储一步到位。

档案:档案系统的接入,让各类归档案件自动入库,查询、调阅留痕,又方便。

分析:为工作、业务、财务数据接入电子报表软件,智能分析,方便管理决策。

安全:严格的系统权限设置,为每个职能、岗位限定权限,确保业务数据安全。

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