Access数据库表初识

大家好,本节主要是通过Excel和Access表的简单对比,来了解Access中表的一些基本概念(对Access有基础的可以跳过)。

1、Excel表示例

首先从常见的Excel表入手,如下图所示一张简单工作表数据。列出的数据会在后面Access示例中使用。

上图中数据表中列出了数据表头,包括水果名、价格、产地、数量等,通过求积公式计算出总价,通过Sum函数公式计算出总和。(工作表中还可以添加图表,表单控件等等。)

Excel单元格的使用很自由,在哪个单元格中填写内容,写入函数公式都是随意的。表头也不是必须的,表格中录入的数据出现错误也十分常见。(需要规避错误,可以使用数据验证。)

但对于表格中填写内容的限制规则方面,虽然Excel中有数据有效性验证功能,但相信使用并不广泛,数据验证的验证条件功能也相对有限,主要有数值和日期的范围,有序列可以做下拉菜单,文本的长度等等。

而且对于限制规则的具体管理修改方面。对于小规模数据尚可使用,但数据规模较大时,管理修改限制规则时Excel的数据验证功能使用并不方便。

二、Excel和Access的区别

上面提到的问题,在使用Excel时通常被忽略,因为小范围录入的数据可以通过有效性验证或者人工审核去找出错误,而分析数据时使用大规模的数据通常是从数据库导出的,从数据库导出的数据都相对规范严谨。

Excel和Access两种软件的主要区别在于,Excel长于数据分析,在储存数据方面相对自由,而且表与表之间没有太多联系。Access则定位于数据管理,数据校验严格,存储容量大,表与表之间是关联的。

三、Access表初识

下面主要初步介绍几个Access表中的常用的基本概念,后续还会再进一步展开。下图是创建数据库进去的默认状态。是快捷建新表后的界面。(表中不像excel中有行号和列号等)

在创建表时,表格中三个按钮,“表”是直接新建个简单的表格,“表设计”则可以设计相对复杂的表,通常都是使用“表设计”。下面因为只是介绍概念,直接用默认的“表”演示。

1、字段

在前面Excel表格示例中首行写有表头,包括水果名、单价、数量、产地、总价,总共5列,且在Excel表格中表头并不是必须的。

在Access数据库中数据对应的表头是必须的,并且有新称谓叫做字段。同一列中的值都属于该字段的内容(不像Excel表中即使同一列,也可能还有其他不同的数据或者公式等内容。)第一列ID后续讲解时候会说明。

2、字段数据类型

在Excel表格中各种数据类型,比如示例中水果名和产地列的数据都是文本型的,单价和数量列的数据可能是数值型等,在Excel中通常需要时候才去修改基本格式,即使有也设置混乱,维护不易。

而在Access中字段的数据类型是在添加字段时候需要进行设置的,提供的数据类型与Excel中基本相同。

在表中直接添加字段(如图在“单击以添加”,点击时先选择字段的数据类型,然后输入字段的名称。这是快速添加的方式。)

图中演示点击添加字段时,选择字段的数据类型后,在输入字段名称。

3、字段属性

同样在excel表示例中对于每列数据,除了数据类型的限制,还有诸如文本长短,数值大小的限制。比如水果名称文本应该没有超过10个字的,水果每斤单价正常也没有小于0或者大于100。比如数量的下限不可能小于0等。

这些数据的限制规则在Access中就是字段属性,在Access中字段属性功能更全面,包括字段大小、格式、掩码、默认值等等。可以在设计视图中进行修改管理。下面介绍设计视图时候会说明。

4、数据表视图和设计视图

上面介绍字段属性,但在目前界面中只有字段,并没有具体设置字段属性的地方。其实现在看到的表界面被叫做数据表视图(这与Excel工作表类似,就只是呈现数据和图表等的地方,并没有显示每个单元格中具体的设置规则。)

在Access中由于字段属性需要全面的设置,有单独的设计视图来管理这些规则,在开始选项卡中,最左侧的视图按钮中,可以选择数据表视图和设计视图。

选择数据视图时,主要是数据录入、展示和修改。而选择设计视图,可以对主键、字段名称、字段数据类型,以及字段属性等进行修改管理。

5、主键

下面是一个新的概念:主键,即主关键字的意思,新接触Access数据库的童鞋很容易出错,在Access中添加了字段后,必须选择符合条件的字段作为主键。(可以不是一个字段。)

主键需要满足以下条件:1、不能为空,2、不可重复。主键的概念是Access表中可以唯一标记一个记录的字段。可以不是一个字段。

主键特点可以通过身份证去类比,主键是在设计视图中,字段名称前有一个钥匙的小图标。表示该字段为主键。

打开设计视图时,可以发现字段名称ID之前有个钥匙图标,即表示ID为主键。(ID后续会再说明。)

如果需要选择水果名为主键,点击水果名的字段,然后点击设计选项卡,最左侧的工具中的“主键”按钮。即可设置。

如果水果名重复或者为空就不符合主键的规则,而使用水果名和产地两个字段联合来作为主键,就先选择水果名字段,按住CTRL键,再鼠标选择产地字段。然后点击“主键”按钮,即可将两个字段联合起来设置为主键。

6、元组

上面介绍了Access中每列的表头被称为字段,那么每一行数据库的记录就被成为元组。如下图所演示每个字段下添加对应的值后,构成了一行数据库的记录,即元组。

本文分享自微信公众号 - Excel和Access学习笔记(excel-note)

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原始发表时间:2019-07-29

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