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选软件要靠自己不能只靠专家

2017年写过一篇关于SAAS的文章放到知乎,结果有很多网友加我微信,咨询我问题,其中有些人会让我推荐一个”成熟”的餐饮软件给他。说实话,市面是真正好的餐饮软件,还没有发现,能做到的就是,根据企业的实际自身需求找到相对合适的。如果是简单需求,比如单店,做个收银,看个销售额,选型比较简单,只要稳定和价格平衡一下就行。但规模稍微大的企业,有更多的深入需求的,选型就不那么简单了,需要客户自身更多的努力。

选软件是一个大大坑,而且是”很多时候你自己掉进去去,还不知道为啥”的坑,发生这种问题的原因就是选软件的人缺乏自己方面的努力。选软件就和选老婆一样,你的朋友亲戚只能帮你推荐,帮你出主意,但最后决定者和收益者是你自己,在这个环节中,真正知道自己需要啥是至关重要的。男怕入错行,女怕嫁错郎,企业信息化,就怕自己当小白,被他人优美的语言忽悠进去,可怕的是,有些企业吃亏多次后,还是保持老样子。企业信息化和管理是一个不容易看到的温柔的刀,可以变成你自己的利器,也可以慢慢的割掉企业的效率和创新能力,让企业慢慢丧失活力。

现代社会竞争越来越激励,成功的企业管理是离不开信息化的,选软件在我看来是企业的必修课,根本不是选修课。最近,很多国内国外的大牌服装企业都陷入库存的沼泽泥潭,关键还是信息化没有跟上市场的变化,具体分析,请您参看”服装库存是怎么产生的”。文章下面就举例说明一下,为啥选软件需要靠自己,专家只是分析,指导和建议作用

外人不可能了解企业全部的情况和需求

举个例子,吃饭的时候,朋友只能通过你是四川人判断你可能喜欢吃辣的,但你可能还有其它情况呢?比如,这几天肠胃不舒服,不能吃太刺激的东西,这种东西你自己不讲,他人怎么能知道。真正的企业需求要比这个复杂太多太多,企业需求不是1个或者几个人需求,是全公司上上下下很多人的需求,任何细小需求没有满足,都可能会导致全局的麻烦。为啥是全局的麻烦呢?因为管理软件是协同性工具,各个业务部门之间是协同作用的,一个地方错误或者卡壳了,必然会级联影响下去。如果不能有效实现跟踪,只能陷入一种互相扯皮的状况,对于这种状况,如果冒然处罚一方,很难服人,长期下去导致人心涣散。

举个例子,供应链管理,销售,生产,库存和采购都是相互关联作用的,如果库存这里管理不好,必然会影响到其它各方。库存管理不好,难道只是仓库人员的责任吗?难道罚钱就可以解决问题吗?罚钱很多时候是不能解决问题,罚钱只在责任明确,屡教不改的情况下有用,如果是管理流程问题,或者软件问题导致效率低下而导致的问题,罚钱就是一种不负责的霸道管理行为,让下面员工为企业管理者背锅。下面的截图就是一个软件导致仓库效率低下的例子,一个箱子只能放相同的款货品,如果单款量大还好,如果是些尾货断色断码款,把多个款放在一起,效率不是更高吗,而且还占用更少的空间。其实,选软件就是要去捋清楚这些多如牛毛的细微的需求点,只关注大流程的人是不会知道这些的,选软件往往是细节决定成败的事情。

现在很多企业选型是老板决定,老板往往只关心报表部分,导致选系统变成了选报表,如果系统本身运作有问题,报表又有啥用呢?而很多业务运作过程,老板又不清楚,导致真正实施后,发现太多的问题。最近,一个朋友企业上分销软件,老板选择了国内知名大品牌,结果实施了2个月,只走到商品资料录入阶段,后面业务部门人员觉得软件操作太难用,没有方便的导入功能,而且流程太复杂,都搞不定,最后白白浪费了钱。这次选型就是老板看演示,然后听卖软件的专家意见,然后决定拍板的。

一般来讲越是功能复杂的软件,对使用者的要求越高,自己企业员工的计算机水平外人不能了解到全部,企业具体要花费多少钱在人员培训或者雇佣多少专职IT人员,也是企业自身的情况。有些企业,自己没有固定的IT人员,其实想达到太多的目标是不现实的,最好还是一步一步来。但即使是功能复杂的软件,也需要尽量做到易用,具体分析请您参看”管理软件易用性”和”管理软件为啥实施失败”。

下图是和一个企业IT负责人的对话,企业没有系统的培训计划和激励措施,导致门店人员依赖性特别强,很多简单的东西都不会,搞得一个IT人员事情特别多。

企业选型的人需要懂企业的各个业务部门需求

外部的人不能长期呆在企业里面,很难了解业务当中的诸多细节问题,而且外部人员也很难知道企业未来的规划,很难帮你把全局和细节都考虑清楚。比如,丰田的JIT排产思想在很多ERP软件里面都有,但这种思路落地的前提是供应商在附近,而且供货是准时可靠的。所以,这种看上去很美的思想不一定适用全部企业,企业自身的供应链运转情况自身最清楚。还有供应链采购是应该”集权”还是”分权”,如果采用的路线不同,那么对软件功能要求也就不同,如果集权则可以总部录入数据和采购价格,如果分权则需要各个部门处理,总部负责协调。”集权”适合采购原料标准化程度高的行业,如汽车行业,”分权”适合原料标准化程度低,或者分散度大的企业,如餐饮连锁,主原料可能集中采购,但辅料会就近分部采购。所以,软件功能是和企业的经营战略和方式相关的,这只是大的容易看到的,其实还有很多小的,不容易让人看到的。下面讲一个不容易预先发现的例子。

ERP当中的BOM资料通常都是产品部门管理设置的,所以把权限集中给到产品部门也是合理的,对于标准化程度非常高,原料SKU比较少企业,这个没有问题呀。但对很多服装生产企业,在实际操作中是会存在问题的。因为很多服装企业的布料供应商品控能力不行,很可能导致产品设计中使用的样布,和后面实际生产使用的大批布料,很多指标是有较大差异的,比如缩水率,这种差异就要求生产部门也能根据实际情况来调整BOM。这就会产生一种管理上面的麻烦,如果放开过多,生产部门的人如果动了非相关部分的设置,怎么办?放开过多,很容易导致混乱,但不放开又导致效率降低,每次生产部门需要调整,都需要去找产品部门,如果调整是频繁的,显然会影响协作效率。还有一个场景,就是布料SKU太多,很多颜色可能非常相近,导致产品部门的人可能搞错,而对原料SKU最清楚的仓库采购部门又不能参与进来,导致这些错误很难被发现。

从上面的案例,可以看到,对服装企业,BOM的调整应该支持多部门协调,各自调整自己擅长的部分,相互协同,相互补充,才会实现最优的管理。但这个思路是必须建立在软件功能支持的基础上的,软件必须能够提供细化的修改跟踪功能,提供更细化的权限功能,放开权限,但通过监控来避免不负责任的修改。

越是复杂需求越没有所谓成熟方案

因为企业的需求是多样化的,而且是在持续变化中的,不变的只有持续的变化,所以软件的成熟是相对的,关键还是要看软件持续的完善能力,是否能够持续跟上企业需求的变化。下面是美国一个知名的租车公司Hertz的例子,状告知名企业埃森哲。

越是复杂的需求越是需要自己有一定的把控能力,埃森哲没有把旧有系统集成考虑周全,导致整个项目失败,时间和金钱都是浪费。这个案例里面,Hertz没有清楚的认识到埃森哲的能力范围,擅长流程梳理的公司不一定擅长真正的实现落地。

网友选型案例说明

一个网友咨询餐饮软件选型,是一个国内知名的SAAS厂商,我帮他们在演示账套里面分析了这个软件的问题,当时也是建议他们再多看几家的,他们选的实在太累了,就定了该厂商。结果,2个月后,再次沟通,软件没有使用下去,还使用之前的。

即使花了几个小时帮他们分析软件,最终也是没有意识到他们不想把数据放到云上,他们不清楚SAAS的商业逻辑,我以为他们都选了SAAS了,自然知道数据在云上啦。还有,之前强调的易用性,最终被门店人员验证了。选软件是需要多次实践,多次锻炼的,吃一堑长一智,不碰到坑是不可能的,能做的就是积极学习,积极总结失败原因,不断提升自身选型能力,自身成熟了,确切知道自己需要的,选型也就自然更加准确了。

总结

选软件,信息化是企业的大事情,人家都说ERP是一把手工程,师父引进门,修行在个人,企业选型不能当甩手掌柜,遇到好的专家可能还提醒你,遇到不好的,直接就割韭菜了。

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本文分享自微信公众号 - 可持续开发(isale3000),作者:黄允聪

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原始发表时间:2019-10-11

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