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初识RPA(流程化机器人)

近期因工作关系,接触到一个新的领域RPA—流程机器人。这是目前比较火热的技术方向,吸引了很多资本方的关注,到2021 年,机器人流程自动化(RPA) 市场规模预计将达到21 亿美元。其未来必将对企业的生产运营产生深远的影响。

1. 何为RPA机器人

背景 — 企业数字化转型需求

过去的十几年中,人力信息化技术在不停进化,比如人工智能,云计算、物联网等,各种技术都在冲击着传统行业。这种由数字化技术带来新的动能驱动、传统行业每一个企业做数字化的变革,已经变成了一种不可逆的趋势。“这种趋势就是数字化颠覆漩涡。处于数字化颠覆漩涡的企业应该用新的技术进行发展加速度,才能冲破漩涡重新驶上蔚蓝大海”。但企业是一个太过复杂的生态系统。因此要做数字化转型,还有很多历史遗留问题,比如各种老旧的信息化系统、IT人员陈旧的技能等,这些人的因素、环境因素、流程因素等等所有的问题都在阻碍企业进行敏捷的数字化转型。这些问题汇总成一个词,叫做遗留系统冰山。而RPA正是为了解决上述问题而诞生的。

RPA的概念

RPA是 Robotic Process Automation的简写,直译为机器人流程自动化。RPA是将可定义、重复性高、有规则的应用软件操作实现自动化的软件工具,用于解放软件用户的重复性工作。软件用户在使用应用软件时,很多时间花费在:点击鼠标、在不同应用软件之间切换、获取数据、复制粘贴、重新录入数据,这些工作都是重复的、令人厌烦的但创造价值又非常低;用户希望花更多的时间在与客户交互而不是用在单调乏味的任务上。RPA模仿重复单调但低价值的事务,提高操作灵活性,并能快速创造价值。

如何理解RPA

“RPA是一种低代码量的编程技术,也是一个软件开发工具包。它把企业进行流程自动化的成本大大降低了,让企业原来只能通过编写程序或者编写脚本才能实现的自动化功能,通过机器人自主学习以及图形化拖拉拽的方式就能实现”。在RPA出现之前,企业内部就一直存在自动化的需求。很多软件都带有脚本功能,比如excel中的VBA宏,就是为了帮助企业实现某个单一场景的自动化而设计的。近些年来,随着人力成本的上升,对于工作流程自动化的需求越发强烈。RPA通过梳理流程,辅助以机器人自主学习;在流程上代替人的工作,整个过程不挑场景、没有侵入性,不用接口、不用捞数据,企业的使用成本自然会更低。因此,RPA不是一种信息化系统,而是一种基础能力。它帮助企业打通不同的独立的系统,赋予企业各个业务部门更好地使用信息化系统的能力,是企业数字化转型的助推器。

各经济时代解放力量

工业经济时代:机器人解放部分蓝领的工作。

数字经济时代:RPA解决部分白领的工作。

  • 工业经济早期,人类在工厂生产产品的过程中,以手工劳动为主,随着技术的进步,自动化水平逐渐增加,逐步过渡到机器人与人协同工作的状态。工业经济时代,自动化技术的发展实现了机器解放蓝领工人的体力劳动。
  • 随着劳动力的释放,更多的人力进入服务领域,白领的比例逐步增加。随着IT技术的普及,越来越多的白领员工依赖软件完成工作。这些流程、事务性的工作越来越复杂,并成为员工的主要工作。但软件应用越来越多,需要在不同的软件之间切换,软件事务处理越来越复杂,这使得白领的工作越来越枯燥。而RPA技术的出现,可以将白领日常应用软件的重复性、令人疲惫的事务中解放出来,从而让白领有更多的时间从事有创造性的,高价值的工作。

RPA的优点

  • 降低人力成本 通过软件自动化脚本重复实现人工任务的自动化操作,不再需要大量人力,仅需少数业务管理人员与运营维护人员。
  • 提高生产效率 使用RPA可以实现7 x 24不间断工作,并且执行效率高。经过计算,RPA的效率大约是人类的3倍,也就说在1个人工作8个小时的时间里,RPA可以完成24小时工作量,而RPA一天的工作时间并不拘泥于8小时,效率优势可想而知。
  • 准确性高 基于明确的规则操作,无差别化,尽可能消除人为因素产生的错误。相比于人类的手动工作,机器的准确性自是不言而喻的。
  • 操作可监控,协助企业优化流程 机器人的每个步骤可被监控和记录,在保存丰富的审计记录的同时有助于企业的流程改善。
  • 周期短,见效快 有些流程自动化通过改造现有企业办公系统,让多套系统提供API接口,然后基于SOA的架构也能完成。但这需要耗费巨大的财力和较长的周期才能完成这样的整合。相比起来,RPA的自动化可以通过自动化脚本快速搭建自动化流程,在短期内产生效益。

2. 理解"自动化"工作

自动化在工作中作用

  • 重复性工作 常规的低技能重复性任务,该类任务不需要人为判断,但可能产生人为问题,如错误率高和士气低落。例如行政工作、复制粘贴类、人工数据录入等。通过机器人补充人力,自动化可帮助提高日常工作的准确性和速度。
  • 管理型工作 支持企业核心业务的其他工作。此类工作风险高但通常只需一般的技能。例如合规、监管文档。通过数字化和文档管理,自动化可帮助减轻文档类和法规遵从方面的负担。
  • 部门工作 维持部门平稳运行,但通常不接触企业核心产品。例如费用跟踪与审批等。自动化可以利用低代码应用处理各个流程,从而帮助减少部门工作,否则这些流程将涉及使用电子邮件发送的难以管理的文档和电子表格。
  • 专家工作 需要进行人为判断。自动化可以消除工作的常规部分,通过跟踪重要细节并使必要数据触手可及,使专家的工作效率更高。例如咨询服务类。
  • 跨企业工作 多个部门参与的经营工作。例如保险理赔、审批贷款等。自动化可通过直通式处理提供从头到尾的客户体验。自动化能够将整个企业的各个业务集成到一个客户觉得简单的定制流程中。

对比:手工工作 vs 自动工作

3. RPA工作原理

运行态示意图

RPA核心模块

以下摘自云扩科技产品-天匠RPA,作为示例说明。

  • 编辑器 流程编辑器,以图形化方式编程,通过控制执行顺序以及自定义步骤集之间的关系,能够随意编写以及执行基于规则的流程。其基本单元为“活动”,每个活动都包含一个指定的用户行为,例如连接数据源、读取文件等。
  • 控制台 完成管理、部署机器人,监控整体流程运转情况,是整个RPA的中心枢纽。
  • 机器人 实际的执行体,其运行构建在自动化流程实例

4. 如何使用RPA

适用场景

RPA的使用场景非常多,凡具有高重复性、强规则性的流程与工作任务,均可以通过软件机器人进行自动化,提高人的工作效率、降低企业成本。特别是当IT 资源和预算有限时,或者当后端应用缺乏良好的 API,因而必须作出重大调整才能实现自动化的情况。下图为国内RPA厂商-云扩科技的案例总结,由此可见一斑。

适用条件

并不是所有的业务流程都适合RPA来实现,要选择RPA来实现是有一定的条件的,它适合于重复的、有规则的、稳定少变的流程。,下面我们看下需要哪些条件:

  • 可重复 RPA适合的流程必须是高重复性,因为本身开发一个开发一个流程就需要相当的时间,开发成本,如果一个流程只是一次性的或者使用频率极低,那原本的人工成本那些也就显得不太重要了,相反,如果一个流程是高重复性的,那原本的时间成本和人工成本就显得非常重要了,而且这个RPA发挥的重要也就更加明显了。另外这样也可以在最短时间内搜集足量的测试数据,缩短我们的开发周期。
  • 有规则 RPA适合的流程必须是有一定的规则的,如果一个流程毫无规则,散乱,需要人为进行主观判断操作的,那它本身是不适合RPA实现的,因为机器人做不到主观判断,当然,目前通过借助AI技术,确实可以实现一部分的判断,像ocr识别纸质文档,语音识别,人脸识别等,但是对于大部分情况,还是需要一个规则的流程。
  • 稳定的 RPA最常操作的就是各种软件,客户端或者浏览器(某个网站),这是需要页面的元素去点位到要操作的组件,如果用户界面经常发生改变,那流程也就要跟着改变了,这样就会加大流程的维护成本,或者如果一个流程本身的业务流程也是经常改变的,那它同样不适合RPA实现。

对比:传统系统建设与RPA建设

RPA实施原则

  • 通常建议从试行项目着手,其能够快速展现成效且实施风险非常低。这种方法有助于充分论证自动化项目是否有必要扩大规模。
  • 在选择之前已经规划好目标。确保第一个项目是对企业很重要的操作,你已为其构建好理想状态或体验。
  • 工作往往是混乱而有机的,但变化会以无法预料的方式影响工作。关注每个项目如何服务于整体自动化目标。然后,可以制定路线图以克服困难,并不断取得进步。
  • 观察行业领导者的做法,去了解其可行性及实施路径。

RPA实施过程

实施独立的RPA非常简单。任务依然由人工执行,但是由软件“记录”执行过程。生成的脚本经过微调,确保兼顾了所有潜在的任务变化。如此机器人也经过了测试,确保它能正常运行。假如您在制定战略时,将RPA纳入了更成熟的自动化功能中(该功能可能包含数据捕获、业务规则或工作流管理),那么您可能需要进行额外规划和审视整个流程,以及所有输入和输出信息。这就需要先识别最适合运用自动化的任务以及潜在的投资回报率。这样能帮助您确定是考虑采用增强型解决方案,还是继续手动执行任务,而不是实施独立的RPA。

5. 其他相关问题

AI与RPA

机器人流程自动化与人工智能,可以理解为流程自动化的“肌肉与大脑”。

随着人工技术发展,人工智能、机器学习等技术应用于RPA,RPA升级为IRPA(Intelligent Robotic Process Automation)。IRPA主要带来以下价值:

  • 通过调用API提高RPA鲁棒性。传统的RPA是脚本调用,通过脚本模拟人的操作从而实现替代人工操作。而一旦应用升级,可能带来模拟操作失效。通过API调用,而API相对稳定,从而提升RPA的鲁棒性。
  • 通过AI技术,实现自然语言交互,提升用户体验。随着人工智能技术的发展,通过交互机器人实现操作员与RPA的交互,而交互机器人的自然语言交互,可以极大提升用户体验。
  • 通过机器学习技术,优化操作流程。随着机器学习技术的发展,机器学习可以优化下一次最佳操作,并能识别用户文档、识别财务处理等复杂文档处理,从而优化流程。

RPA是AI在企业经营管理中的最佳切入点。

集成自动化取代RPA?

在流程自动化技术上,也不只有RPA这一种解决方案,集成自动化就是其中一种。其原理是通过企业服务软件内部直接集成自动化能力。通过在操作系统底层和企业服务软件内部进行集成,辅助以AI技术,其实现效率较RPA更高。但我们需要看到,因为RPA弱耦合的特性能够实现跨软件低成本地快速部署,这些是集成自动化难以实现的。当然,随着企业服务业务云端化的趋势,RPA上云也就代表着整个行业在向企业服务软件集成自动化这一方靠近。

传统企业服务软件与RPA的关系

短期来看,传统企业服务软件公司是不愿意第三方RPA骑在自己头上。有的要求客户签订协议,不允许第三方软件扫描自家软件界面和数据;有的则内置部分RPA的能力。客观来看,企服巨头虽然无法完整吞下RPA业务,但可以面向客户需求蚕食RPA手中的部分业务,同时企服巨头也是RPA们必须积极靠拢合作的对象,并且在这种合作中前者要高出一个身段。此外,RPA厂商也纷纷提出“被集成”、“连接器”等概念,希望让第三方公司在自家软件内部集成RPA功能。上述领域还需观察。

定制化服务限制RPA增长?

RPA企业的产品能力非常重要,不能陷入到去做某一个企业的定制化服务当中。不过当下中国RPA市场还处于发展初期,无论瞄准哪个细分行业的RPA公司,都只与少数甚至一二个企业合作,相关产品都偏向定制化。未来,随着RPA技术的发展,市场进入门槛越来越低,对于企业内部IT化要求较高的大型企业集团来说,他们更愿意选择自主可控的定制化RPA服务,或投资一个嫡系公司来做这样的服务。另外,RPA是一个本地化软件服务,随着AI技术的本地化能力提高,未来难免会出现山寨破解版,此时定制化RPA服务的优势就显现出来。但问题是,在定制化上,咨询公司要更加擅长。因此在RPA通用平台化产品路上,还有很长的路要走。起码短期内,以技术起家的RPA企业做好垂直行业平台型RPA产品显得更为关键。

咨询促进RPA发展

咨询公司既有客户资源,又了解企业一线员工的需求,本身又是系统集成商,经常接触和体验一手技术研发定制化产品。同时RPA使用起来有很高门槛,客户需要专业的培训和服务,可以服务RPA公司和客户,咨询公司的渠道身份不可忽视。事实上,大部分企业服务业务都是由咨询公司率先挖掘出客户需求,然后寻找服务商来满足客户需求。对于专门处理企业业务流程的RPA行业来说,咨询公司的重要性就更加难以回避。即便是对于天生不喜欢咨询公司的国内企业来说,在面临RPA时也不得不需要专业咨询公司的培训和服务。

如何看待机器人威胁论?

有员工可能会认为,自动化技术会威胁工作饭碗。但是,如果部署得当,自动化技术为企业和员工创造机会:

  • 无论流程中采用多大程度的自动化,都需要人的专业知识、创造力和人际交往能力。例如异常情况的处理等。此外,流程本身也是需要人来设计、优化、维护的。
  • RPA替代的是人工任务,而不是人员。它起到的是辅助作用,它接管高度重复的任务,帮助员工更好地完成自己的工作。
  • 员工的知识将变得更为宝贵,现在员工有更多时间来运用知识惠及企业和客户。

本文分享自微信公众号 - 韩锋频道(hanfeng_channel),作者:韩锋频道

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原始发表时间:2019-10-15

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