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移动OA系统车辆管理解决方案

车辆管理对于车多、人多、用车频率高的企业来说,实现统一的管理、调度、维护是重要的行政服务事项之一。由于车辆管理的多维度性和车辆使用的灵活性,传统的表格管理方式很难及时跟进企业车辆的使用状态,导致管理乱,用车难。

OA系统通过表单建模、流程、台账等功能,实现车辆统一、有序的调度管理,保证用车原因明确、目的地清晰、出行安全。

(车辆管理方案架构)

一、车辆管理方案

1、实时了解车辆信息

1.1 建立车辆卡片:

车辆卡片中能够显示车辆的基本信息,主要包括:车牌号、厂牌型号、驾驶员、状态以及用车人的相关信息。

1.2 多维度车辆维护:

为了保证公司资产安全和行车安全,OA系统从驾驶员、油费、保险、维修保养、车辆年检等维度对车辆进行全方面的管理:

a.驾驶员管理:对驾驶员的信息进行统一全面的管理,记录了驾驶员驾照扣分情况、驾照到期时间、培训记录和违章记录,并且,会有短信自动提示到期换证和扣分情况。

b.油费管理:在系统中统一管理油费支出,方便后期统计油费使用情况。

c.保险管理:OA系统中记录了车辆保险的金额、到期时间和保险公司等信息,在保险到期前自动以短信等方式提醒。

d.维修管理:发现车辆损坏,可以新建车辆维修流程,填写损坏情况,可上传照片等附件作为补充说明。可关联相关的流程、项目,让损坏用车原因便于查询。提交至系统后,车辆状态即为“维修中”。

e.车辆年检:台账中记录了每辆车的年检日期和下一次年检日期,可设置到期提醒。

1.3 车辆状态实时查询:

车辆卡片建立后,车辆信息自动在OA系统更新,会自动形成所有车辆的状态报表,使车辆管理员和用车申请人能够实时了解公司所有的车辆和信息。

(车辆查询)

可以能过报表很清晰地查询到所有公车的使用情况。车辆状态主要分:空闲、已外出、已预订、维修中4种。

2、发起用车申请

2.1 PC端发起申请:

员工需要用车时,可以直接在OA系统中发起用车流程,在发起界面可以看到已预订但还未外出的用车信息。在申请页面可关联相关的项目和流程,让用车原因便于查询;如果时间地点符合自己的外出行程,可以与用车人联系拼车,节约资源。

2.2 移动用车:

不仅在pc端可以提出用车申请,OA办公系统在移动端搭建了用车服务应用,方便员工在移动端进行用车申请。

用车服务应用首页面展现用户所有的车辆预订申请以及流程状态,在用车日历中可查看所选车辆的占用情况,避免车辆预订申请时间冲突。在完成预订后,可在地图中标识车辆预订申请的出发地与目的地,位置一目了然。

2.3 微信订乘:

OA系统通过云桥集成,在微信端搭建订乘系统,方便了员工上下班出行。在微信订乘系统中,班车信息实时发布,员工可以随时了解班车动态,避免出现因为班车信息调整而导致出行困难的情况。

为了规范线路信息,方便查找,OA系统对公司班车的线路进行了编号,并录入系统,员工可通过订乘系统的线路进入查阅。在订乘管理首页,可根据日期进行选择,根据需要选择订乘类型、线路和人数提交订乘申请。

(提交订乘申请)

同样,在微信订乘系统中,泛微打造了专门的拼车平台,员工可在拼车信息平台中发布、查阅拼车信息,通过私下沟通协商后,进行拼车,提高车辆使用率。

公司班车作为员工福利,给员工通勤外出带来便利的同时,如何避免非本公司员工蹭车的情况?

微信企业号和e-mobile中的乘车卡片以及人脸识别功能帮助公司解决了这一难题,上车向司机出示即可,员工权益有保障。

(员工乘车卡片)

3、以流程管控用车全过程

3.1 管理员分配车辆:

OA系统申请用车流程提交后,首先需要部门负责人审批,批准后由行政部车辆管理员分配车辆。车辆管理员分配时可以选择到所有空闲的车辆,同时也能看到所有已预订的车辆,如果有符合拼车的,也可以提醒用车人联系拼车。

(管理员分配车辆)

在选择完车辆之后,会自动带出驾驶员相关信息,方便用车人联系车辆,不耽误行程。

3.2 门卫放行:

车辆管理员分配完车辆后,流程流转至门卫处,等待放行。同时车辆卡片上的使用人信息自动更新,车辆状态即为已预订,其他人员申请用车时可以看到本条车辆预订信息。

车辆出公司时,门卫在电脑上核对车牌信息,并且为了统计车辆出行的里程数,检查车辆出发时的公里数并录入系统。提交流程后,到达门卫返回确认节点,同时OA系统自动记录车辆出发日期,不需要人工再次输入。

3.3 返回确认:

门卫在待办流程中可以看到待放行和已放行的车辆状况。车辆回来时,须在门卫登记返回公里数并提交流程归档。OA系统自动计算本次使用公里数,同时自动记录返回日期,使车辆行驶过程有记录,及时进行油耗管理。

3.4 车辆归档:

车辆回公司归档后,系统自动将车辆状态变更为空闲,可进行新的申请。

4、车辆统计分析报表

OA系统通过报表功能,打造了用车申请统计表、车辆行驶统计表、驾驶员本月外出次数统计表。每位员工的用车次数、车辆行驶里程以及驾驶员外勤次数通过图表清晰可见。

管理层能够通过车辆统计报表,分析车辆去向、车辆能耗情况,决定是否购置新车和新车类型,并且可以快速了解司机的工作状态。

(车辆统计报表)

二、车辆管理方案价值

  • 实时了解每一辆车状态,掌控已派出车辆的反馈时间,方便调度;
  • 微信订乘系统中班车信息实时发布,全面统计各条线路乘车人数;
  • 申请用车时,可以看到已预订将要外出车辆,拼车节省用车资源;
  • 车辆统计图形和数字报表,给管理层提供更客观准确的分析依据。

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