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邮件这样写,PK 掉 99% 的同事

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工作中总免不了需要正式的邮件来沟通协调工作,有跨大团队沟通的,也有向老板汇报工作情况的。每每此时,总是小心谨慎,邮件发出后又常洋洋自得,总觉得自己的邮件条理清晰、结构合理、内容详实,横竖都算得上是专业度颇高的邮件了。

可事后回头来看,又觉之前的邮件颇有些青涩稚嫩,不恰当处比比皆是。细细推敲下来,我们在日常职场中的邮件写作还是有些讲究的。因此今天我们就来聊聊如何写好一封职场邮件。

一. 金字塔结构

如果让我说邮件写作中最重要的是什么,那我首选「结构」。无论是写代码还是写文章,我都有一个习惯:先搭框架,再填充内容。写邮件也当如此,结构合理清晰了,读者才有代入感,才能顺着你的逻辑走下去。

在这个每天被各种邮件狂轰乱炸的职场,没人有功夫看你抽丝剥茧、娓娓道来,而后再提炼精髓,总结主题。大家要的是开宗明义,两三句话概括邮件主旨。因此在绝大多数的职场邮件写作应遵循自上而下的「金字塔结构」。

所谓金字塔结构就是邮件正文的一种组织方式,是用向下想三层的逻辑自上而下的来搭建邮件主体。金字塔的塔尖是邮件的主题,是鲜明的观点或者结论,是邮件的中心思想;下面两层是证据,是对中心思想的层层展开,用来阐述、论证塔尖的观点和结论。

举个例子,你要向老板汇报下个季度的工作计划,邮件开篇就要说明本次沟通的目的。比如:

我给你写邮件是向你汇报下季度的工作计划:开发App性能监控组件。

(ps: 公众号后续会分享 Android 性能监控框架的系列文章,欢迎关注)

老板自然会问:

为什么?

这就到了金字塔的第二层:

因为需要为用户提供高质量的使用体验;因为需要量化团队成员的工作质量。

老板接着会问:

提供高质量的使用体验 -- 怎么提升?量化团队成员工作质量 -- 怎么量化?

接下来金字塔进入第三层:

针对「提供高质量的使用体验」这一点:我们需要监控网络请求、App 耗电量、FPS等,发现问题并针对性的优化;

针对「量化团队成员工作质量」这一点:我们需要考核工程师开发页面的平均响应时间、ANR、内存开销等。

金字塔结构

我们需要从作者思维切换到读者思维,金字塔结构的写作方式就是一种读者思维的体现。站在读者的角度来思考,读者才能和你共情,信息的传递效率才会更高。

二. 邮件写作中的小技巧

除了前面介绍的金字塔结构,职场邮件中也很多小细节、小技巧是需要我们注意的。往往正是这些小细节体现了我们的职业化程度,所谓「寻常之处见功力,细微之处见真章」正是如此。

下面我从收件人、标题、正文、落款及签名四个方面来简单介绍一下。

2.1 收件人

发送给(TO)需要知悉且需要回复的人,抄送给(CC)需要知悉但不需要回复的人,通常不使用密送(BCC);注意控制收件人范围,尽量不要打扰到无关的人。这里有个小技巧,收件人可以到最后填写,避免出现邮件写到一半误发出去的尴尬。

2.2 标题

标题要简单,直击主题。如果是特别重要或者紧急的事,可以加上「【重要】」、「【紧急】」这样的标签;需要老板批示的,可以在标题后面接上「请批示」;对于谈论过很多轮的邮件,不要「re:re:re:xxx」这样一直 re 下去,可以保留最后一个 re 然后加上一个主标题,比如「线上问题已修复;re:关于线上出现大面积崩溃的情况通知」等等。

2.3 正文

语言要有温度

文字是冰冷的,职场是严肃的,但人是有温度的,我们的语言表达也应该是温情的。邮件的开头除了前面所说的要开宗明义,表明主题,还可以有一些暖场。这一点是从戴愫老师的职场写作课上学到的, 这里我就借用一下其中的一些范例。比如:

嘿,刚刚的发言很精彩!(这句话用在某次的电话会议之后的邮件开头)

欢迎收获可爱宝宝的人回归团队。(这句话用在对方刚休完产假回来)

有温度的语言能快速拉任何人之间的距离,职场中关系近了,很多事情就简单了,这一点大家在日常的工作中一定也深有感触。

立场要清晰,语气要尊重

在表达观点是立场是一定要明确清晰的,但是语气得让人感受到尊重,你不是在下命令,也没有夹杂个人情绪。理由和前面一样。

能分段就分,能加小标题就加

分段和加标题是为了梳理逻辑,降低读者的阅读难度。

文不如表,表不如图

对于复杂事物的描述,表格远比文字更生动,更让人记忆深刻,图形相较于表格则又更胜一筹。因此能用图表示的复杂信息就不要用表格,能用表格表示的就不要用文字。

少说废话

职场写作要遵循 KISS 原则:Keep it short and sample,能不说的就不说,该精简的就精简。把那些「我以为」、「我觉得」、「大概可能」从你的文字里剔除掉,意思重复的内容删掉,压缩 20~30% 的内容是很容易的。说白了就是,大家都很忙,没事别逼逼。

合理利用冗余信息

信息的传递是很容易产生歧义的,特别是一些复杂信息。因此我们可以适当的利用冗余信息从不同的角度来论证观点,方便读者做交叉验证。有人可能会说,这不就和前面的「少说废话」矛盾了吗?其实不然,文字要精简,内容要详实。

2.4 落款及签名

很多问题不是单纯的邮件沟通就可以解决的,落款和签名是让大家了解你,方便线下联系。因此你的邮件签名里需要注明你的部门、职位和联系方式。

凡事过犹不及,以上种种,只是一个职场邮件写作的大方向,切忌生搬硬套。

三. 写在最后

职场中的每一个人都有一张看不见的个人名片,每个人都在或有意或无意的经营着自己的个人品牌。你的老板、同事、下属是否认可你,你是否有足够的话语权和领导力,很大程度上取决于你的个人品牌经营的是否成功,而个人品牌正是从一件又一件小事建立起来的。


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