第2章 掌控生活:横向管理工作流程的5个步骤
- 这些阶段应该作为一个整体发挥作用,它们所产生结果的便利性和挑战性将出乎你的意料
- 收集引起我们注意的事务和信息
- 理清每个项目的意义和相关措施
- 组织整理结果,提出选项
- 进行思考回顾
- 选择行动
- 如果你打算为朋友做顿饭,但到家时发现厨房一团糟,你会怎样处理?
首先要确认摆放不到位的所有东西(收集);决定保留什么,扔掉什么(理清);把东西归位——放回冰箱、扔进垃圾箱,或放进水池(整理);然后核对你的食谱,以及已有的食材和厨具(回顾),然后把黄油放进锅里融化,开始做饭(行动)
- 我发现,如果将这5个步骤分开来做,会取得更好的效果
- 许多人无法把工作安排得井井有条,主要原因是他们试图一口气完成这5个阶段的工作。当他们坐下来开列工作清单时,大多数人试图按照重要性和紧急程度来罗列“最重要的事情”,
收集
百分之百地收集一切“未竟之事”
- 你需要寻找和收集你的一切未竟之事,无论大小、轻重、缓急,只要是那些等待处理的、需要改进的、引起注意的事务,都要收集起来
悬而未决的事务存在两个地方,即任务所处的实际位置和你的大脑。大脑中的未竟之事会折磨你的心志,从而分散你的注意力。——卜拉马·库马里斯
- 如果无法找到一个可靠的外部系统对它们进行直接管理,那这些事情必定会藏匿于你脑中的某个角落,并且无法定期有效清空。事实上,如果你没有把某项任务放入你的文件夹,那它就必定存在于你的大脑中。我们在这一阶段所要做的,正是要确保一切必要的事情统统得以收集,并且存储在你大脑之外的某个地方
收集工具
- 几种工具可以用于收集你的想法以及从外部获取的资料:
有形文件夹
- 纸质记事簿
- 电子记事簿
- 录音设备
- 电子邮件
影响成功收集的因素
- 每一件悬而未决的事情都必须存储在你的收集系统中
- 收集工具的数量,越少越好,够用即可
- 你必须定期清空这些设备
把一切赶出你的大脑
清空你的大脑,这比清空你的胃更有好处。——米歇尔·埃克姆·蒙田
要么将所有事情留在头脑中,要么将其清空。如果走中间路线,两头都不可靠
- 应该让收集工具成为你生活方式的一部分。你应该尽量在身边保留这样的工具,这样一来,无论你身在何处,都可以记录下各种灵光一闪的想法
尽量减少收集工具的数量
- 如果收集工具的种类和数量过多,你可能无法对这些分散的信息进行妥善处理
通过最少的收集工具收集具有潜在意义的所有新事务,可以使你轻松审查并评估这些新事务的性质
- 一些工作上的好点子往往不是在工作时间产生的(通常是在你休息的时候产生的)。如果能够利用高效的收集工具来辅助你的思考,那么你便获得了掌控自己世界的法宝
定期清空收集工具
- 仅仅要求你把资料从存储器中取出来,判定这些事情的实质是什么,应该采取什么具体行动才能推动它的发展,如果你无法立即完成它,那么把这些行动组织整理到你的系统中就行。千万不要把它丢弃,或者再次放回到工作篮中去!
- 不过,为了定期完成工作篮的清理工作,你得有一个集成性的生活管理系统。如果没有有效的“输出”,工作篮(有形和数字的)里容纳的材料自然会堆积如山。一般来说,对于那些你无法立即处理的事情,把它们留在“工作篮”里以便给自己提个醒,这确实是简单易行的办法。(特别是对于纸质文件或者电子邮件之类的信息尤其方便。)但问题是,当工作篮(或电子收件箱)中存入过量的资料和信息时,就只会让你感到面临崩溃的危险,根本无法起到提醒的作用了
- 阻碍任何事物的流动,会削弱在该领域的存在、更新和创造能力
- 要怎么做才能在不立即完成具体工作的情况下,清空你的工作篮和电子邮箱吧!
理清
出错好过模棱两可。——弗里曼·戴森
- 在事务处理的工作流程图中,处理和组织整理这两个阶段是整个过程的主干部分
- 工作流程图——理清流程
它是什么?
- 比如,我们从上级主管处接收的很多信息,往往因为含糊不清,很容易被我们的个人组织整理系统漏掉,我们是不是应该先搞清楚这些信息的含义呢?我曾经从客户堆积如山的文件中,挖掘出十多条有价值的信息,这仅仅是由于他们当时不愿意花上几秒钟的时间来搞清楚文件内容就随手一扔造成的
是否需要采取行动?
不需要采取行动
- 无用的垃圾,根本没必要保留
- 目前不需要,但日后可能需要处理(孵化)
- 项目具有潜在有用信息,日后可能会派上用场(参考)
- 对于要删除的东西,你需要的就是一个垃圾箱和删除键;对于那些需要在日后处理的事情,就将它们写在备忘录或者日程表中;对于那些有潜在价值的参考资料和信息,把它们放在一个完善的归档系统中保存就可以了
需要采取行动
- 这一类材料需要我们亲自着手处理
- 面对这类需要着手处理的材料时,你必须决定两件事情:
- 你承诺完成哪些工作?达成哪些目标?
- 下一步需要采取什么行动?
如果它代表一个项目
- 如果手头的事情需要一系列的行动才能实现它的目标或结果,你就可以将其视为一个项目并将它列入“项目”清单中。每周回顾一下这个清单(参见后文)会帮你想起这个尚未解决的问题
做事情时,并不需要花费很多心力,但是在决定做什么时,却要投入大量的精力。——阿尔伯特·哈伯德
下一步要采取什么行动?
- 对于你所收集到的任何材料来说,这都是一个关键的问题。“下一步行动”是指那些可执行、可操作的具体行动,并且只有将其完成之后才能推动整个事情向着既定目标发展
立即执行、指派他人,或者延迟处理
- 一旦你决定了下一步行动,紧接着,你就会面临以下三种选择
- 立即执行。如果行动能在两分钟内完成,那么你就应该立刻执行
- 指派他人。如果处理这件事情需要花费的时间不止两分钟,那么,你应该问一问自己是不是解决这个问题的最佳人选。如果回答是否定的,那就委托给一个合适的人员去办理
- 延迟处理。如果预计花费的时间超过两分钟,而你又恰恰是最佳人选,那么这时,你就不得不推迟行动,把它记录在“下一步行动”清单上,等以后再来完成
组织整理
- 在工作流程图的外围,是8个独立的处理方向,涵盖了处理“材料”后可能遇到的所有情况。将它们综合在一起,就构成了一个完整的系统。这个系统可以组织整理你的当前工作,也可以随时接纳新内容
组织整理就是指事情所处的位置与其意义相匹配
项目
- 我对项目如此定义的根据是:如果某项工作不能一步完成的话,那么,你就需要建立某种机制来提醒自己还有事情尚未处理。如果你没有建立这样一个提醒机制的话,这件事情很有可能会回到你的大脑中,重新成为一个盘踞在你大脑中的悬而未决的问题,并时刻干扰你的工作
- 项目清单的内容范例
- 安排新的董事会成员
- 研发合资视频项目
- 8月份度假
- 聘用一名宣传人员
- 安排一次员工外出静思会
- 春季植物园
- 出版书籍
项目的辅助性资料
- 项目辅助性资料有时需要频繁查阅,将资料放在抬眼就可看到的地方会更加方便快捷
下一步行动的归类
- 下一步行动的决策是最核心的环节。对于每一个悬而未决的问题,下一步行动都应当是可执行的、一目了然的、没有歧义的具体行动
日程表
- 行动的提示信息可以分为两类:一类是需要在某一指定日期或时间里执行的行动提示信息;另一类是应该尽快完成的行动提示信息
- 你的日程表上应标注三种情况
- 需要在指定时间执行的行动
- 需要在指定日期执行的行动
- 需要在指定日期获取的信息
- 不再需要“每日工作清单” 在我的做法中,只有上面那三种情况才被允许记录在日程表中,其他的一概免谈!日程表嵌入型工作清单的收效却令人大失所望,这主要有以下两个原因
- 首先,由于会不断出现新的问题需要处理,工作的重点也可能不断地转移,每天的工作安排也必将随之做出相应的调整,因此,人们不可能100%提前确定每日工作清单
- 其次,如果日程表上的某一项工作不一定非要在这一天中完成,那么,它将对其他工作起到弱化作用,并造成一定的负面作用
工作安排越有弹性,人们越能承担繁重的工作。——迈克尔·麦格里菲,医学博士
“下一步行动”清单
任何事情都应该做到最简单,而不是相对简单。——阿尔伯特·爱因斯坦
无须付诸行动的事务
垃圾
需要酝酿的资料
- 把那些不必立即付诸实施的事情与需要尽快解决的问题区分开来是至关重要的
- 有两种酝酿工具可以应付这一局面,即“将来/也许”清单和备忘录系统
“将来/也许”清单
- 这类清单可以用于保存一些目前你不打算实施,但又希望在将来某个时候处理的工作
- 想要读的书
- 要品尝的葡萄酒
- 要尝试的食谱
“备忘录”文件夹
- 第二类应该纳入备忘录的内容,是你不愿意去做的事情,或者需要在未来某个指定时间之前持续收到提醒的事情
参考资料
- 你收集的很多资料并不要求你付诸任何行动,但是它们都是具有重要价值的信息
- 这里要特别提醒的是,保存的参考资料要能够在需要时毫不费力地查寻到
回顾
- 你需要每隔一段时间,全面回顾自己的总体生活和工作情况,并对拟采取的具体行动进行详细检查。对于大多数人而言,工作流程管理方法的神奇之处恰恰就是在不断对过去进行回顾的过程中体现出来的。也就是说,你至少需要每周浏览一次那些未完善的工作和悬而未决的问题,这非常重要
回顾的内容和时机
- 浏览最为频繁的大概要数日程表了,它会提醒你这一天里的“必做任务”(当天必须处理的事情)。这并不意味着这些写入日程表的事情就是最为“重要”的,其实,它们只不过是必须在当天完成的事情
根据你的需要,以必要的频率回顾你所列出、概括的任何事项和规划图,把相关内容赶出你的大脑
成功的关键因素:每周回顾
- 一切需要采取行动的事情,我们都应当对其进行定期的回顾,以使我们的大脑不再花费精力来记忆和回想这些事情
生活中的大多数事务之间都存在复杂的联系。如果不考虑这种联系而一味孤立地处理问题,肯定无法得到满意的结果。——詹姆斯·费尼莫尔·库珀
- 所有悬而未决的事务:“项目”清单(包括现行项目规划)、“下一步行动”、“议事日程”、“等待处理”,甚至“将来/也许”清单,都应该每周回顾一次
每周回顾应该完成以下任务
- 收集和加工处理所有的“材料”
- 回顾整个系统
- 更新各类清单
- 做到彻底、清楚、实时和完整
- 而一个完善的系统,将形成一个良性循环:你建立的系统越完备,你就越信赖它;你越信赖它,你就越有坚持运行这个系统的内在动力,而每周回顾则是保持系统完善性的关键步骤
你必须想办法清空自己的大脑
执行
每一个行动决策都是凭直觉做出的。问题在于,如何从希望这个选择是正确的过渡到对它的正确性深信不疑
选择行动方案的三种方法
确定某一时刻具体行动的“四标准法”
事情总是多得做不完,你可以每次只做一件事。无论是否已经采取行动,关键在于使自己保持良好的状态
- 时间:你所能支配的时间长短也是一个重要的限制因素
- 精力:你有多少精力呢?某些事情需要你头脑清醒、思路清晰、富于创造力,而另一些则要求你具备充沛的体力
- 重要性:当你考虑了情境、时间、精力这三个条件后,最后你就要判断哪个行动选项会给你最高的回报了
确认每日工作的“三分类法”
总体检视工作的“六层次法”
- 可以从六个不同的层次对此进行审视。我们可以用视野即知觉距离的概念进行类比
- 5楼视野:目的和原则 这就是我们整个生活的全景。你的公司为何存在?你自己为何存在?你真正在乎的事情是什么?事物的核心意义会指明它的发展方向
- 4楼视野:愿景 展望未来3~5年的发展前景,你必定会从一个更加广阔的角度着眼:管理策略、周边环境发展的趋势、事业和生活转变的条件
- 3楼视野:目标 在生活的不同领域,你希望有哪些新的体验?通过1~2年的努力,要为自己的工作开创一个什么样的新局面?
- 2楼视野:关注点及责任范围 你的兴趣及承担的责任和义务,让你承担了之前的各种工作。在生活和工作的重点领域里,你希望各个方面都能取得一定的成果或者保持一定水准
完成你的项目,履行你的义务,兑现你的承诺——然后,你的潜意识和意识都会获得成功,从而令你获得满足感、自尊感和唯一感。——约翰·罗杰
- 1楼视野:当前项目 当前需要完成的工作,通常数量在30~100项之间。这些都是你希望在相当短的时间内取得成效的事情
- 地面:当前行动 在你的行动清单上,堆积着需要处理的一切事务
每一分钟、每一天你都无暇思考。你需要深思熟虑