《搞定》第8章 回顾阶段：保障系统的有效运行

第8章 回顾阶段：保障系统的有效运行

• 现在，你需要考虑两个重要问题：

1. 回顾应该要关注哪部分的内容？安排在何时进行？
2. 回顾应该怎样进行？每隔多久进行一次才能确保整个系统持续运转，并解放你的大脑，使之能够从事更高层次的思考和组织整理活动？

• 一次真正意义上的回顾检查活动，将使你的思维变得主动、活跃，并更加高效地面对你的生活和工作。这类思维可以是精力集中的产物，也可能源于心血来潮，而这些思维的火花，通常都是在你对行动和项目清单进行有规律的回顾时迸发出来的

要回顾哪部分的内容？在什么时候进行？

只要你保证在适当的时间查阅适当的资料，那么每天的回顾检查时间可能仅仅是几秒钟而已

首先看一看你的日程表

• 查看最频繁的应该是你的日程表（或者是每日备忘录之类的东西），这样你就能看到哪些是当天必须进行的工作

然后看一看你的行动清单

• 例如，当你正坐在办公室中时，你就可以看一下你的电话清单、电脑工作清单，以及其他办公室内的事务清单。但是这并不意味着你要完成清单上所有的内容；你仅仅需要结合当前的时间长度、自己的精力等，选择一个合适的行动，并将其执行。你应该充满自信：自己绝不会遗漏任何重要的事情

维持生命和追求幸福这两件事并非各自独立。——安·兰德

更新你的系统

• 要保证你的系统是值得信赖的，关键的一点就是定期以更高的视点检视自己的内心，并对系统进行更新。当然，如果你很长时间都没有对系统进行更新，系统会远远落后于客观情况，更新一次系统将会耗费大量的时间和精力

为了让知识转变为生产力，我们必须学会见林观木。我们必须学习使两者结合起来。——彼得·德鲁克

每周回顾的重要作用

• 如果你和周围的大多数人一样，你会发现，你的脑子再好使，也不可能跟上世界变化的步伐。而我们大多数人，则都有这样一种倾向：放任自己纠缠于大量超过自己处理能力的事务

每天需要你处理的工作数量，总是超出你的可承受范围

• 每周回顾还有一个重要的作用，就是让你在面对如潮水般涌来的事务时，始终记得最要紧的工作、最重要的目标，把握住自己的方向。这会让你认识到，有的时候必须学会说“不”——而且要斩钉截铁、毫不犹豫——才能让你保持清晰的方向，免于陷入混乱的境况

什么是每周回顾

• 从实用的角度来看，实现这个目标需要这三个举措：

确认

• 这是将你在忙碌的一周中产生的所有碎片化结果进行归拢的初始阶段。会议笔记、你收集的收据和名片、孩子学校的通知，
• 收集散落的纸片和材料
• 清空收集工具 检查
• 清空大脑 把大脑中的一切事情都写下来，包括新的项目、行动、等待事宜、未来要完成的事情，以及所有尚未捕获和理清的事务

更新

• 你现在应该“后卫前置”，清除你系统中的过期提示内容，保持你的活跃清单完整反映即时情况
• 回顾“下一步行动”清单
• 回顾过往的日程表数据
• 回顾即将到来的日程
• 回顾“等待”清单
• 回顾“项目”（和更大成果）清单
• 回顾任何相关的核查清单

创造

• 这种方法并不仅仅涉及清理和清除，虽然它们是帮你达到理清和专注状态的关键手段

“观点”（point of view）是人们面对过量信息时的一种极为有效的解决办法；这是一个凭直觉处理的过程，摒弃无足轻重的资料，将其精简至本质的、相关的、可以控制的程度。在信息爆炸的世界，使用“观点”将成为最为稀缺的技能。——保罗·萨福

• 回顾“将来/也许”清单
• 收集你的奇思妙想和新奇的点子
• 进行回顾的恰当时间和地点：每周回顾是非常关键的，你有必要为它建立一个合适的环境、准备合适的工具，并逐渐养成习惯
• 如果你的工作是周一至周五的标准五天制，那么我建议你在最后工作日下午留出两个小时的时间，专门用于每周回顾。之所以选择这个时间，主要是因为下面三个原因：

1. 对于这一周的事务，你很可能还记忆犹新，这使你能够进行完整的反思和回顾（“哦，我差点忘了，我还得给她打个电话说说那件事情……”）
2. 如果你在每周回顾的过程中，发现必须与他人取得联系，这时你就可以在他们周末外出度假前与他们取得联系。毕竟这个时间段，大家都还没有下班
3. 清理一下自己的大脑和办公桌，让自己把所有不必要关注的事件都抛到脑后，这样就可以安心地享受周末的休闲时光

随时走开，享受些许放松。持续不断的工作会削弱你的判断力。走远些，因为远离工作更容易发现不妥之处。——列奥纳多·达芬奇

工作上的好点子经常在非工作时间蹦出来

思考是工作和生活的精髓，同时也是最难做到的事情。帝国的创建者们在争分夺秒地认真思索时，其他人却在嬉戏。如果你不是自觉地去努力开启这种自我指导的思维过程，那么你就是在向懒惰屈服让步，你将永远丧失控制自己生活的能力。——戴维·凯克奇

没能控制自己的日常生活之前就试图设定目标，往往会削弱而不是增加你的动力和能量

为了理解这个世界，人们必须时而背过身去。——阿尔伯特·加缪

这个世界本身永远不会不知所措，或者充满困惑——只有我们会，而且是我们对待世界的方式让我们感到不知所措和困惑

• 收集、处理、组织整理和回顾这几大过程的最终目的以及最大的挑战是回答这个问题：现在的时间是星期三早上9点22分，你要做些什么呢？