《PMBOK导读》第十三章 相关方管理

第十三章 相关方管理

介绍

• 项目管理49个子过程，其中项目相关方管理的4个
• 项目相关方管理包括用于开展下列工作的各个过程：识别能够影响项目或会受项目影响的人员、团体或组织，分析相关方对项目的期望和影响，制定合适的管理策略来有效调动相关方参与项目决策和执行
• 项目相关方管理的过程是

1. 13.1 识别相关方 — 识别相关方是定期识别项目相关方，分析和记录他们的利益、参与度、相互依赖性、影响力和对项目成功的潜在影响的过程
2. 13.2 规划相关方参与 — 规划相关方参与是根据相关方的需求、期望、利益和对项目的潜在影响，制定项目相关方参与项目的方法的过程
3. 13.3 管理相关方参与 — 管理相关方参与是与相关方进行沟通和协作，以满足其需求与期望，处理问题，并促进相关方合理参与的过程
4. 13.4 监督相关方参与 — 监督项目相关方关系，并通过修订参与策略和计划来引导相关方合理参与项目的过程

项目相关方管理的核心概念

• 每个项目都有相关方，他们会受项目的积极或消极影响，或者能对项目施加积极或消极的影响。有些相关方影响项目工作或成果的能力有限，而有些相关方可能对项目及其期望成果有重大影响
• 项目经理和团队正确识别并合理引导所有相关方参与的能力，能决定着项目的成败
• 为提高成功的可能性，应该在项目章程被批准、项目经理被委任，以及团队开始组建之后，尽早开始识别相关方并引导相关方参与
• 相关方满意度应作为项目目标加以识别和管理
• 为了实现项目收益，识别相关方和引导相关方参与的过程需要迭代开展
• 至少要在以下时点开展这些活动

1. 项目进入其生命周期的不同阶段
2. 当前相关方不再与项目工作有关，或者在项目的相关方社区中出现了新的相关方成员
3. 组织内部或更大区域的相关方社区发生重大变化

项目相关方管理的发展趋势和新兴实践

• “相关方”一词的外延正在扩大，从传统意义上的员工、供应商和股东扩展到涵盖各式群体，包括监管机构、游说团体、环保人士、金融组织、媒体，以及那些自认为是相关方的人员（他们认为自己会受项目工作或成果的影响）
• 项目相关方管理的发展趋势和新兴实践包括（但不限于）

1. 识别所有相关方，而非在限定范围内
2. 确保所有团队成员都涉及引导相关方参与的活动
3. 定期审查相关方社区，往往与单个项目风险的审查并行开展
4. 应用“共创”概念，咨询最受项目工作或成果影响的相关方。该概念的重点是，将团队内受影响的相关方视为合作伙伴
5. 关注与相关方有效参与程度有关的正面及负面价值

• 正面价值是相关方（尤其是强大相关方）对项目的更积极支持所带来的效益
• 负面价值是因相关方未有效参与而造成的真实成本，包括产品召回、组织信誉损失或项目信誉损失

裁剪时需要考虑的因素

• 因为每个项目都是独特的，所以项目经理需要裁剪项目相关方管理过程。裁剪时应考虑的因素包括（但不限于）

1. 相关方多样性
2. 相关方关系的复杂性
3. 沟通技术

在敏捷或适应型环境中需要考虑的因素

• 高度变化的项目更需要项目相关方的有效互动和参与。为了开展及时且高效的讨论及决策，适应型团队会直接与相关方互动，而不是通过层层的管理级别。客户、用户和开发人员在动态的共创过程中交换信息，通常能实现更高的相关方参与和满意程度。在整个项目期间保持与相关方社区的互动，有利于降低风险、建立信任和尽早做出项目调整，从而节约成本，提高项目成功的可能性
• 为加快组织内部和组织之间的信息分享，敏捷型方法提倡高度透明。例如，邀请所有相关方参与项目会议和审查，或将项目工件发布到公共空间，其目的在于让各方之间的不一致和依赖关系，或者与不断变化的项目有关的其他问题，都尽快浮现

PMP解读

相关方管理套路

管理团队和管理相关方

13.1 识别相关方

• 作用：使项目团队能够建立对每个相关方或相关方群体的适度关注。#本过程应根据需要在整个项目期间定期开展。#
• 本过程通常在编制和批准项目章程之前或同时首次开展。本过程需在必要时重复开展，至少应在每个阶段开始时，以及项目或组织出现重大变化时重复开展。每次重复开展本过程，都应通过查阅项目管理计划组件及项目文件，来识别有关的项目相关方

13.2 规划相关方参与

• 作用：提供与相关方进行有效互动的可行计划。#本过程应根据需要在整个项目期间定期开展。#
• 为满足项目相关方的多样性信息需求，应该在项目生命周期的早期制定一份有效的计划；然后，随着相关方社区的变化，定期审查和更新该计划
• 在通过识别相关方过程明确最初的相关方社区之后，就应该编制第一版的相关方参与计划，然后定期更新相关方参与计划，以反映相关方社区的变化。会触发该计划更新的典型情况包括（但不限于）

1. 项目新阶段开始
2. 组织结构或行业内部发生变化
3. 新的个人或群体成为相关方，现有相关方不再是相关方社区的成员，或特定相关方对项目成功的重要性发生变化
4. 当其他项目过程（如变更管理、风险管理或问题管理）的输出导致需要重新审查相关方参与策略

13.3 管理相关方参与

• 作用：让项目经理能够提高相关方的支持，并尽可能降低相关方的抵制。#本过程需要在整个项目期间开展。#
• 管理相关方参与有助于确保相关方明确了解项目目的、目标、收益和风险，以及他们的贡献将如何促进项目成功

13.4 监督相关方参与

• 作用：随着项目进展和环境变化，维持或提升相关方参与活动的效率和效果。#本过程需要在整个项目期间开展

相关方管理计划包括什么内容？项目经理如何来处理相关方管理计划？

• 概念：它确定用于促进相关方有效参与决策和执行的策略和行动。基于项目需要和相关方的期望
• 包括的内容：

1. 关键相关方所需参与程度和当前参与程度
2. 相关方变更的范围和影响
3. 相关方之间相互关系和潜在交叉
4. 项目个阶段相关方的沟通需求
5. 需要分发给相关方的信息
6. 分发信息的理由，以及可能对相关方参与所产生的影响
7. 向相关方分发所需信息的时限和频率
8. 随着项目进展，更新相关方计划