远程办公工作效率低？是你没找对方法

Boss

远程办公期间，团队管理太难了！都不知道工作进度如何了。

在家认真努力，按时完成工作任务，怎样让领导看得见。

托马斯

TAPD

远程办公进度不透明，工作效率低，看不到产出，是不是你们没找对方法。前段时间，我们采访了几位远程办公资深实践者，一起来看看他们是如何通过TAPD进行远程协作，助力企业增效降本的吧~

一、目标的制定、拆解和量化

在远程办公期间，最担心的就是团队成员没有共识，职权不清晰，目标管理是凝聚团队共识，增强大局意识的良好方法。目标管理是以人为中心，以成果为标准，使组织和个人取得最佳业绩的现代管理方法。

俞京江是某上市集团的产品负责人，他推行团队使用OKR目标管理法。俞京江表示工作效率靠的是自驱力，而不是考核和其他行政手段。将工作任务进行目标价值衡量，才是有效检测成员工作效能的管理方式。OKR目标管理法可以让团队成员齐心协力，朝着共同目标一起奋斗。

TAPD的看板功能提供了OKR目标管理模板，团队负责人可以创建OKR目标管理看板，将项目目标、关键结果通过看板板块进行维护，所有成员可以将主要工作职责内容填写到看板工作项中，并使用检查项或标签对任务进行量化（比如KPI等）。

“ 使用TAPD看板管理团队及个人OKR后，团队成员可以清晰的知道团队目标，从而分解制定个人目标（Objectives）以及可量化的关键成果（Key Results），相比较以往的表格形式管理OKR，更加透明，成员之间相互可见，以此提升了个人驱动力，通过个人目标的达成来保障团队目标达成率。”俞京江评价道。

TAPD看板管理团队OKR

二、沟通协作的效率

明确了组织目标，成员们都清晰了解了各自的工作职责后，团队就要开始实施、执行具体工作了。

裴伟伟是凤信科技的CIO，他所在的团队是通过使用远程办公工具集（TAPD、企业微信、乐享社区、乐享小直播）来进行信息同步、协同办公。

裴伟伟表示在具体执行过程中，良好的沟通能力才是提升效率的法宝。而良好沟通能力的前提是双方都具备不错的表达能力和理解能力。很多时候不得不见面聊一下，都是因为“说不清”或“搞不懂”，而当面聊可以使用纸、笔等工具辅助表达。所以远程办公，一方面需要有良好的表达能力和理解能力，一方面需要像白板一样的工具辅助表达，比如在召开需求评审会时，通过企业微信的视频群聊功能，在视频群聊的同时展示文档或画笔涂写，描述需求开发重点。

当涉及到跨部门项目开发时，需要统一收集整理各部门间的需求反馈清单。通过使用TAPD需求应用，可以将需求反馈清单同步到TAPD需求列表中。通过使用需求分类、需求自定义字段对需求反馈渠道、频次进行管理。并且，每个需求的处理人、开发进度、关联文档等信息都是公开的，让大家都能直接知晓其他同事正在执行的工作内容和进度，省去了二次沟通、同步确认的时间消耗，也给了成员们一种安全稳定的工作氛围。

” TAPD可以一目了然知道团队每个人正在做什么，完成了什么，将要做什么。也方便项目文档的聚合和汇总，便于信息交互，而不用再一来一去的零散的沟通。“裴伟伟说。

TAPD需求列表

三、进度同步、跟踪

在远程办公期间，一个高效协同的团队，如何保证成员为共同的目标一起努力？此时，我们需要信息化来管理跟踪整体及单个目标进度，选择一个好的协同办公工具尤为重要。

李飞作为亿车数字科技的CTO，他所在的团队通过每日日报和TAPD报表功能跟踪整体项目进度。李飞表示每日日报可以留下作为组织资产的重要资料。也是团队信息之间的一个重要窗口。每天分配到的工作任务，工作进度，明日安排都能够体现出来。另外，TAPD的报表功能也很强大。

” TAPD的报表功能，支持全局查看团队成员的工作进度，确保进度正常和工作分配合理。需求、缺陷报表和进度跟踪报表也都非常适合研发团队内信息进度同步。“李飞描述道。

TAPD需求分布统计报表

四、产品质量把控

产品质量的把控也是贯穿项目始终的。俞京江认为质量把控中比较重要的三个阶段：

第一阶段是项目需求调研到需求评审会的阶段。前期产品经理、需求方、项目研发负责人进行讨论，可以让需求评审会不是一个“单方面产品输出，研发挑毛病的会”，而是一个高效的会（远程时期的视频会议模式），从源头把控项目质量，这个过程产品经理主导。

第二阶段是研发测试阶段，测试用例、研发的用户故事和任务拆分，这个过程研发负责人主导。

第三个阶段是验收阶段，研发自测、测试验收、ui和产品验收、通知需求方验收，这个过程是一个多方参与，产品主导的过程。除了使用TAPD中的工具进行过程管理（迭代、任务、故事墙、缺陷等），我们研发团队会使用代码质量检测工具SonarQube，每个月进行一次评分。从需求质量（评审+复盘）、代码质量（每月评分）、测试质量（每月评分）、运维质量（每月评分）进行四个方面的考察，以此来保证产品质量。  

代码评审表格

TAPD的DevOps解决方案，支持将代码质量分析工具 SonarQube 与 TAPD 项目进行关联。每次构建执行完成后，即可在TAPD项目-流水线应用中查看本次代码检查报告。报告维度包含覆盖率、重复度、重复块、Bug、漏洞、坏味道等统计数据。同时可查看问题详情，点击后即可跳转至SonarQube查看详细失败原因，更加便捷。

TAPD项目中的代码质量检测报告

五、远程办公常见问题

毫无疑问，相对于远程办公，面对面工作有着天然的优势，但是优势并不是鸿沟，我们也可以借助技术的力量来解决远程办公常见的问题。

Q1

远程办公会议必不可少，如何开展更高效的线上会议？

在疫情期间，我们通过TAPD实现了高效会议管理，具体我们按会议前、中、后三个阶段来介绍一下主要的经验：

1、会议前：我们采用的是预约线上会议，发送会议邀请通知，具体通知内容包括：会议时间、会议主题、会议流程、参会人等信息。提前要求负责人在TAPD项目看板上评论回复工作项的最新进展，让参会人对会议议题和流程提前了解。

2、会议中：使用签到、签退的形式对参会人及会议现场情况进行管理。通过MaxHub会议平板展示会议讨论内容，参会人通过手机、电脑等设备接入，以此召开无聚集无接触会议。讨论的工作项也可以直接记录在TAPD看板的工作项上。通过在TAPD看板上记录讨论工作项，有效传递并落地会议中的行动。

3、会议后：除了会议纪要的同步外，还需要追踪会议讨论的重点项目进展情况。通过查看TAPD看板中的工作项，实时把控工作任务完成进度，形成工作项闭环管理。

——  史丹利百得  项目经理  杨志

Q2

远程期间，新员工业务不熟悉，办公效率低，怎么办？

众所周知，市场竞争的日益激烈让企业从产品的竞争转变为人才的竞争。但当前的大社会环境下，人才的高流失率让企业不得不断招募新员工加入企业。特别是在疫情爆发的远程办公期间，如何将新招募的员工快速融入企业、为企业创造价值成为关键。所以我们要做的就是，将新员工培训转移到了线上。

我司在疫情期间，通过腾讯会议举办了多场新员工培训和知识分享的线上活动，会后将培训和分享内容沉淀在TAPD文档应用中，进行企业知识库管理。通过安排线上培训、分享活动的举措，使得新员工可以了解公司的规章制度，尽快适应工作。以便节省时间，降低工作中的失误率，从而使成员工作效率能有效提高。

——  星河互联  部门负责人  苏维新

Q3

IT环境逐渐开放，企业机密文件、源代码安全如何保障？

数据安全：在业务早期，考虑成本我们使用过公有云。随着业务发展和对企业数据安全性的重视，我们逐渐将业务迁移到私有云和自建IDC。数据需要进行备份，在制度和流程方面进行审批把控。我们有自建的审批流程，相关的数据可视化平台权限控制以及数据提取有相关的流程规范。并且对一些敏感操作进行分级管理，对敏感页面进行水印，敏感字段进行加密处理等。

文档安全：我们对于一些项目产出物，原型、流程图、文档等，都有wiki和svn进行统一管理。TAPD的文档和wiki应用也很好的帮助我们做文档安全管理。沉淀到TAPD中的文档可以加水印，每篇wiki也可以设置独立的访问权限，用TAPD来存储项目常用文件很放心。

——  某上市集团  产品负责人  俞京江

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