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如何使用Excel管理项目?

1.什么是复杂问题?

复杂问题需要很多道工序,涉及到与多个人进行沟通,人的注意力没法持续关注,导致很容易忘掉很多重要步骤。像这种问题就要用到项目管理工具,在重要的节点上,来检查自己是否遗漏了重要的环节。

比如手里总有十好几个工作任务同时在跑,手忙脚乱应付不了总是在怀疑人生;除了要完成领导布置的工作任务外,还要和其他部门各种沟通对接,微信群里时不时传来不断变化的需求……每天恨不得25小时都在工作,可工作进度还是难以把控,经常延误,到底怎么办呢?

有人会说用专门的项目管理软件来管理多个工作任务就好了,但是你还得花时间去适应各种项目管理软件。你的时间有限,没有时间学习多余的东西。

最重要的一点是,别人很有可能打不开你发的工作文件。因为不是所有人的电脑里都安装了这个软件。

如果用 Excel来做那就简单多了,因为每个职场人的电脑里都有Excel,几乎人人都会用,可以极大地提高工作效率。最重要的是,Excel简单容易上手,不需要你花太多时间就可以掌握。

这时候我们就可以使用Excel来做项目管理里常用的甘特图。

2.什么是甘特图呢?

甘特图是以提出者甘特先生的名字命名的。横轴表示时间,纵轴表示项目里各个任务。通过条状图来显示项目里各个任务随着时间进展的完成情况。

3.什么是项目管理文档?

很多创业公司其实是没有项目经理的,通常是一个技术人员就作为某项目的负责人。

这部分我会通过一个实战案例,教会你如何使用Excel来绘制甘特图,从而来管理项目,并自动生成项目进度报表。

我们可以根据项目需求用Excel做下面的项目管理文档。

图片里的序号对应l项目管理文档分为三部分:

1)项目计划表

用于记录项目各个任务模块,以及对应的负责人,开始时间,项目周期这些数据。

2)甘特图

通过甘特图可以清晰的看到各个任务的完成进度。

3)项目分析

项目图表分析部分是根据项目计划数据自动生成的,并不需要人为额外更新,最大程度上减少了人员工作量。

这部分主要是为了方便全局看到项目信息和人员任务安排信息,帮助最大化利用人员时间和效率,降低资源浪费

每周你可以把项目进度文档发给各个相关的人员,每个人可以看到整体项目的进度,和各自当前的工作任务。跟CEO汇报也一目了然。

整个文档做起来难度并不是很大,做完之后能够多次重复使用,大大的提升了使用的愉悦度和效率。

下面我教你如何用Excel做出这样的项目管理文档。

4.如何用Excel做甘特图?

1)如何制作项目计划表?

在Excel中录入项目分解也就是各个任务的名称,负责人,开始时间,需要天数这些数据。

上图中红框里的内容是增加的几个辅助列,里面的数据是利用Excel里的函数计算出来的,这里看不懂也没关系。我会在最后把这个项目文档发出来,你可以直接使用我给的项目文档。

如果你想深入学习Excel的函数功能,我也会在最后给出一个补充学习的资料,补充学习下就可以。

我这里简单解释一下这几个辅助列是怎么计算出来的。

辅助列截止时间里的值等于开始时间加上需要天数; 已完成天数里的today()函数为当天日期,里面当天日期和开始日期计算出已完成天数; 未完成天数等于需要天数减去已完成天数

这样我们就把项目计划表做好了。辅助列里的数据会根据你其他列的值动态变化,不需要再手动去填写。

2)甘特图如何制作?

第1步,按住ctrl键选中项目分解,已完成天数,未完成天数这几列

第2步,选择插入菜单栏下的堆积条形图,就得到了下面图片中的甘特图

第3步,选中图表,点击鼠标右键,选择“选择数据”按钮

第4步,在弹出的对话框中选择添加,出现下面图片中的对话框

第5步,在系列名称中选择计划表中的开始时间列名。在系列值中选择开始时间这一列的数据。就把开始时间作为横轴加到甘特图里了。

第6步,我们把开始时间移动到最前面,就可以看到我们图表中的绿色条形就是开始时间。

下面我们继续优化图表。

第7步,我们设置坐标轴。

选择纵轴,鼠标右键选择“设置坐标轴格式”,在弹出的对话框中选择“逆序类别”,我们看到纵轴安装任务顺序排列好了,横轴开始时间也移动到了最上方。

我们看到横轴时间比较乱,下面图片我们继续设置横轴时间。

选中横轴,鼠标右键选择“设置坐标轴格式”,在弹出的对话框里最小值设置为计划表开始时间的最小日期,输入日期后按回车键。最大值设置为计划表截止日期里的最大日期。

设置好后我们就看到了下图的效果。

我们将绿色条形的地方选中,选择无填充,让它隐去,就得到了甘特图。然后再做一些图表的细节优化处理,就可以让甘特图更好看了。

3)管理文档的第3部分项目分析如何做?

预计总天数,已完成天数,未完成天数,对之前的计划表列做加法就可以得到。

然后插入饼状图就可以得到项目完成进度。

对计划表做数据透视表,就可以得到项目人员工作量的柱状图。

5.模板下载

前面我们学习了面对复杂问题,如何使用Excel制作甘特图和自动报表来推进项目进度。

我希望你也能亲自跟着前面的步骤实践一遍。

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