专栏首页小狼的世界工作了这么久,文档管理这样做才最有效率

工作了这么久,文档管理这样做才最有效率

今年以来,因为疫情的原因经常远程在家办公,很多工作中的文档无可避免的就保存在了家中的电脑上。在恢复现场办公后,又需要将家中电脑的文档与工作电脑中的文档合并起来。后来还经历了电脑故障,需要转移文档。经过这么两三次折腾,对自己文档管理的方式又做了一些深入的思考。

其实从08年参加工作以来,根据在学校收到老板的影响,已经形成了基本的按照“时间-事项描述-版本”来整理文件和文件夹的命名方式。但有的时候仍会发生桌面随意堆砌了很多电子文档的情况,类似于下图。分析下来,觉得自己还是没有养成良好的定期整理文档的习惯,因此最近又梳理了自己文档管理的好习惯以及可以改进的方面,整理出来希望自己以后再遇到电脑更换时,不会发生文档混乱或者文档丢失的情况。

文件管理方法论

工欲善其事,必先利其器。我们在从事工作的过程中,可能会产生很多的文件,包括Word、PowerPoint、Excel等等,专业的人士可能还会产生很多特殊种类的文件,比如摄影师可能会有很多图片、短视频从业者会有很多的视频、开发人员会有很多的项目代码等等。如何对我们工作中产生的这些文档进行管理,在我们需要使用的时候能够快速、准确的定位并打开相应的文档,是体现一个人职业素养的重要标准。我在这里分享几点自己总结的文件管理方法。

  • 形成固定的文件命名规范。命名规范是指一个文件或者文件夹的名称。我们新建的Word文档,点击保存后会默认为“未命名”,这种命名非常不利于我们查找定位文档。有一个好的名称,能够让我们日后一看到文件名就能大概知道文件的内容,一个好的文件名能够体现出多个信息:创建日期、事项内容描述、当前版本、创建人、事项分类。我习惯的命名方式为“创建日期-事项分类-事项内容描述-创建人-当前版本.docx“。 文件命名的时候,主要要遵循操作系统对于文件命名的一些要求,例如不能有不支持的特殊符号、文件名不能太长等等。
  • 文件创建的时候就起好名字。在文件创建,或者文件被下载到我的电脑的时候,就为他起一个符合自己命名规范的名字,不要想着我现在用Untitle.docx等我编辑好了再改名,总有一天,你会忘记改名字。
  • 文件夹的管理。文件夹相对于文件来说,是文件的载体,除了命名规范上可以参考文件来执行,我还总结了一些小的技巧。
    • 为每份工作创建一个单独的文件夹。在一家公司工作,我便会创建一个与公司名称相同的文件夹,用于存放在这个公司工作期间所有的文件。我们也可以按照客户、项目等维度来区分,总之就是每件事一个文件夹。
    • 文件夹的命名。在文件命名中,我把创建日期放在最前面,这样当我用名称排序时,其实是按照时间顺序排列的。也就是0开头的文件会排在1开头的文件前面,利用这个特性,我对于一些比较常用的文件夹,采用了00.文档模版、01.项目文件夹一这样的命名方式,这样一些自己希望固定在顶端的文件夹就自然而然的出现在最上方比较容易点击的位置。
    • 定期清理桌面。桌面可以用来存放一些临时性的文件,但是一定要养成定时清理、归类的习惯。
    • 文件夹的嵌套控制在三级以内。目录层级太多的话,对于日常操作会增加很多繁琐的进入、退出的点击,可能会降低工作效率。
    • 按照年份归档文件。工作的年头久了以后,历史文件最好按照年份的方式归档到一个单独的文件夹中。一来历史文件其实被使用的频率会越来越低,二来一个文件夹内的文件数量如果过于多的话会降低查找、定位的效率。通过将历史文档归档到单独的文件夹中,还能够提高历史文档的查询、定位效率。

善用工具

推荐几个比较好用的文件管理工具:

  • Total Command。在我以Windows为主力办公电脑的时候Total Command是必装软件之一,它具有丰富的快捷键实现文件夹的跳转、文件的拷贝、剪切、重命名等操作,完全可以替代鼠标。
  • Everything和Spotlight。这两个分别是Windows、Mac平台下的软件,但是实现的功能是一样的,即不用你操心文件存放的位置,能够让你快速的根据关键字找到你需要的文件。

题外话

其实这种管理思路不仅仅适用于文档,对于图片(有图片、相册、标签的概念)、笔记(有笔记、文件夹、标签的概念)等等都非常适用,最关键的还是要让自己能够熟练运用这套方法论,保持始终一致的方法论,最后能够坚持不懈的将其应用到自己的工作和生活当中,我相信一定能够提高自己的工作效率。

参考资料

  1. 10 File Managemgent Tips to Keep Your Electronic Files Organized

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