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哪些工具或者习惯能极大提升产品经理的工作效率?

产品经理的工作内容复杂多样,既要负责产品管理、市场调研、需求分析,又要协调研发、运营,确定和组织实施相应的产品策略。面对杂乱的工作,很多产品经理都会觉得工作效率极其低下,经常有迷失感。作为一个仍在学习中的新手产品经理,我根据自己的工作经验,归纳了几个可以有效提升工作效率且简单易养成的习惯,以及总结了几款比较好用的效率工具,分享给大家。

习惯篇

理清任务缓急——四象限时间管理法则

对于产品经理来说,工作永远不会是单线闯关,我们可能需要同时面对多个需求方和多条任务,那么可能会出现这样的情况:

任务A、任务B、任务C分别需要耗费3个小时,如果按顺序完成三条任务的话,总耗时为9个小时。但因为需求方一直催促干扰,我们可能会同时处理三个任务,处理了一段时间任务A,又去处理任务B和任务C,再回头继续处理任务A……最后花费的时间一定比9个小时要多得多。

无法合理安排任务,不仅会影响工作进度,还会让我们手忙脚乱,毫无招架之力。因此我们需要学会按“四象限管理法则”对任务轻重缓急进行排序。

有了先后顺序后,我们就可以优先处理重要且紧急的任务,在工作过程中尽量隔绝干扰,集中精力完成手头的工作,就能有效提升工作效率。

整理工作计划——甘特图

甘特图一般会被用来记录项目的进展情况和持续时间,是很多团队在制定计划的环节都会用使用的方法。但甘特图的作用可不只是作为计划制定,在我们的日常工作中,也可以利用甘特图的特性来整理工作,提高效率。

我习惯在每周一早上将本周任务列成简单的甘特图,在这个过程中,我会思考如何将一周的任务合理安排到每一天,搭配“四象限时间管理法则”食用更佳。此外,每天在图中标记任务进度,还会产生一点小小的成就感哦。

养成记录习惯——随手记

俗话说得好,“好记性不如烂笔头”。如果有临时产生的需求或建议,即使再小也要立刻记录下来。记录的载体遵循“怎么方便怎么来”原则,可以是纸笔,也可以是手机备忘录。总之,养成了随手记的好习惯以后,再也不会出现抓耳挠腮大半天也想不起忘了啥事的情况了。

列举每天Todolist——便签

使用便签列举每天的Todolist,也是一个可以提升工作效率的小习惯。把每天的工作按优先级记录一下,每完成一件事情就划掉,这样可以更清晰地看到当天工作的完成情况,也可以快速查漏补缺,看看有哪些任务还没有完成。

听起来是不是和甘特图的作用差不多?那么我们为什么要用便签呢?当然是因为使用和查看便签的路径比甘特图更短,可以避免无谓的时间浪费。所以不要为了仪式感去下载那些样式精美的便签软件,纸质便签条或电脑自带的便签工具就是最好的选择。

接下来给大家分享几款我常用的效率工具。良好的工作习惯,搭配简单易上手的工具,食用效果会更佳哦~

工具篇

原型工具——摹客RP

作为一个合格的产品经理,好用的原型工具是必不可少的。摹客RP是去年横空出世的一款原型设计工具,虽然产品够新,但在快速原型领域的表现力绝对不弱。

摹客RP预设了丰富组件和图标资源,只要脑子里有了初步构图,就能快速完成页面搭建。

如果想要将交互效果完善地表现出来,摹客简单的交互设置方式也能帮你快速实现,弹窗、滚动区、轮播图、锚点定位、循环旋转等精细的动画效果都能轻松实现。

流程图也是摹客RP的亮点功能之一,只要开启流程图模式,就能在原型中直接插入流程图,流程梳理和线框绘制两不误,省去了来回切换工具的时间。

从近一年的使用体验中来看,现在的摹客RP和一年之前相比有着肉眼可见的进步,组件高级编辑功能、矢量绘图功能、页面精细布局功能、资源复用功能等,都能帮助产品经理们大大减少画线框的时间。另外,或许是为了拓宽C端用户市场,摹客RP官方宣布永久免费,这对于我们产品经理来说无疑又节省了一笔支出。

任务管理——Teambition

在分享提升工作效率的习惯时,我提到了合理安排工作任务和创建工作计划的重要性,Teambition就是一款很不错的任务管理工具。

Teambition最大的特点是“直观易用”。使用传统的看板模式来展示不同状态的任务列表,任务完成情况一目了然。如果需要改变任务的状态,可以直接拖拽任务卡片到不同的任务列表,操作非常丝滑。

如果需要分配的工作内容多而杂乱,团队成员可能受到无关信息的干扰,这时候我们可以只将任务相关人员设置为参与者,当任务发生变化时,只有任务的参与者会收到通知。当然,还有更多个性化设置,可以根据自己团队的使用习惯来定制任务看板。

思维导图——百度脑图

百度脑图也是我推荐了很多次的思维导图工具。不用安装软件,打开网页就能画。百度脑图的界面清爽明快,操作流畅,功能也非常基础,无论是新手还是老鸟,都能畅快记录想法和梳理逻辑结构。

使用百度脑图制作的思维导图和流程图,可以导出图片、文本和xmind等多种格式。 

相比Processon等新兴思维导图工具,百度脑图的功能和样式都显得有些单薄,不过目前已有的功能已经可以满足我们日常的使用需求。简单好用还免费,还要啥自行车?

文档笔记——腾讯文档

以前使用WPS的时候,我比较抵触在线文档工具,认为在线文档工具的功能阉割太严重,编辑文档时总会出现各种各样的问题。但当我因为工作需要,使用了一段时间腾讯文档后,才发现:真香!

腾讯文档最大的特点就是:界面简洁、使用方便、随写随存、便于分享。每一点都能帮助我们节省大量时间。接入了摹客等的三方工具后,腾讯文档现在还可以直接在文档中嵌入原型稿和流程图,简直成为了产品经理们的PRD利器。

相比本地文档,腾讯文档仅保留了基础的编辑功能,而这看似被“阉割”的功能体系,反而能让我们专注于文档本身,效率自然也能得到提升。

腾讯文档相较于其它的云文档工具,很大的一个优势在于腾讯文档与腾讯其它产品紧密关联,只要你日常会使用腾讯系社交工具,就能快速找到文档入口。

常用动效搜索——Swiper

Swiper其实是前端工程师们比较熟悉的插件,只需要简单配置就能实现手机、电脑网页的大部分滑动功能,比如焦点图、tab切换、触摸导航等。而对于我来说,Swiper则可以让我的原型更加符合开发逻辑,不至于因为太离谱而被打(雾)。

在Swiper中文网中,我们可以查看一些常见的交互动效及开发案例,比如移动端的图片轮播、滑动、顶部导航,以及网页端的banner切换、焦点图片展示等常用效果。了解了开发同事可以实现怎样的效果,自然可以把握好绘制原型的分寸,尽量提供可以落地的方案,从而推进项目顺利进行。

当然,产品经理也需要了解一些必要的开发知识。在Swiper,展示了CSS3、GreenSock、Anime.js、animate.css等常用的制作动画的方法,如果有时间,也可以自行了解这些知识,让自己和开发人员的沟通变得更加顺畅和高效。

以上就是我关于提升工作效率的一些小小心得,总结一下,可以用三句话概括:做事之前先梳理,先做一件是一件,少走一步是一步。理清工作思路,把握工作节奏,优化工作流程,效率自然可以得到提升。

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