关于档案管理的数字化智能化方案

传统-无纸化-数字化-智能化

档案管理数字化采集，配套设备，主要是电子扫描设备

档案管理数字化存储，配套设备，主要是存储设备，中间件、数据库

档案管理数字化信息系统（增删改查、分类管理、用户管理、系统管理、密级管理、权限管理、安全管理、信息共享等功能）

档案管理智能化处理引擎（主要包括人工智能、自然语言处理、OCR识别、图像识别，更详细的如关键词提取、摘要提取、分词词库建设等）

档案管理智能化检索引擎（多类型检索，全文检索，智能推荐）

（一）资源多元化。多元化的档案资源是智慧档案馆建设的基础，它不仅包括数字档案馆中档案电子化的成果，还包括原生的纸质档案、原生档案和数字档案在使用管理过程中衍生出的信息资源、研究成果以及相关资源使用者的大数据识别资料、与档案资源相关的网络信息、媒体信息、非物质文化信息等城乡社会记忆资源等。通过多元的档案资源，可以在授权访问的条件下，让档案使用者获取更多档案的相关信息，更好地满足其各方面需要，也可以使档案管理工作者更好地管理档案信息，提高档案管理效率，提升档案业务水平和服务水平。

（二）感知全面化。智慧档案馆建设的目的就是要让受众（即档案使用者）对档案有全面的感知。通过相应的技术手段，让档案资料不仅仅是作为冰冷的文字或电子信息片段，而是将档案涉及的实体、档案内容信息等通过大数据、互联网、3D打印、人工智能等联系起来，通过多种表现形式实现对档案内容信息的全面感知，实现对档案实体的感知，将档案从文字描述变成可观可感的现实，实现感知的全面化。

（三）应用综合化。随着移动互联网和大数据的发展，智慧档案馆的服务范围亦会从原来的简单查询功能向更广泛的服务领域扩展，智慧化档案馆中档案所包括的内容不仅仅是过往的资料，而是与大数据和移动互联网相结合的实时移动查询终端系统，为传统搜索引擎所无法探究的专业领域提供智能化、专业化的指导。同时，通过提高档案信息的全面率、准确度和实时性，可以使档案信息的利用向更广阔的空间扩展，从而实现档案信息的综合利用。

（四）存储分布化。海量的存储功能和精准的实时调用是智慧档案馆的基础。这就需要在档案数据存储上做文章，实现数据存储的分布式化。大数据和云计算是实现海量存储的必由之路，但同时我们也应该注意到某些档案所具有的特殊性和档案的密级保护、授权访问制度，要对档案信息进行分类、分级存储，在数据调用时要充分考虑到受众的身份和查询目的，精准推送，将纷繁复杂的档案数据进行智能化的分类解析，最终将符合要求的档案信息呈现给使用者，实现档案信息存储、调用的智能化。

（五）处理智能化。人工智能技术在档案工作管理过程中的主要作用是运用管理方式辨识、智能机器学习以及普遍话处理等多种多样技术把所有的档案统一整合，分类管理。这些技术中的文件档案分类技术能够高效率地把用文件方式收集的档案进行准确、快速地分类。这种技术可以依照某一已经标识的文件组合寻找出相关联的详细信息，可以依据以及得到的详细信息区别其它新收集的文件档案。利用文件档案分类技术能够把文件类档案信息资料的整理分类实现智能化。这种文件档案分类的方法不但能够根据档案管理工作者预先设定好的方式把档案数据库里的档案信息资料进行整理分类，还能够对网络里的档案信息资料进行整理分类。