企业怎样有效地进行文档管理

企业文件涵盖了企业的核心知识、文化内涵、商业经验等无形资产。越来越多的管理者意识到文档管理在企业管理中的重要性。企业文档管理是一项必须做好的系统工作。然而，如何提高企业文档管理水平是许多管理者应该考虑的问题。

所以本文讨论的就是企业文档管理中存在的问题以及为其提供了解决方案。

企业文档管理中存在的问题

1.碎片化存储

通常，公司文档分散在各种员工的工作计算机和移动设备中，没有统一的归纳和存储。这将导致问题，如在寻找信息时不知道文档在谁手中，旧文件存储位置记忆模糊，无法快速找到，这将极大地影响工作效率。此外，在项目负责人变更、员工入职、辞职等情况下，文件转移无法顺利连接。

2.文档权限不清楚

目前，大多数企业的内部信息和秘密文件只允许少数人共享和流通，但有时涉及上下级之间的合作，甚至公司内外的合作都超出了传统文件管理方法的控制范围。此外，由于人员权限不明确，核心文件的细节被错误地修改和删除，甚至不时恶意删除。

3.缺乏文档共享与合作

在工作组中修改文档时，通常由QQ、微信、电子邮件等传输，导致文档的多个版本。在下载和保存时，很容易区分哪个是最新版本。团队不能保证修订后的最新版本，这极大地影响了合作的效率。

企业文档管理需求

企业对文档管理的需求分为三个层次。

首先要满足团队文档的存储需求，当然要保证存储的安全性；其次是文档管理，团队文档多样，要能够对多级目录进行分类，便于检索。此外，还要求设置成员权限和文档权限，确保文档安全不泄露；最后，要满足多人团队的合作需求。很多时候，一个文档需要很多人一起修改。此时，合作功能可以帮助团队大大提高效率。

1.存储

存储首先需要足够的存储空间，其次需要技术安全。

目前，AES-256加密标准广泛应用于市场上的团队文档管理工具备份数据，广泛应用于军事和金融行业。

在网络传输中，一般采用SSL加密通道或HTTPS加密技术，保证传输安全，一般用于网银和支付系统的传输。

2.管理

(1)团队管理

提供的账上限应大于公司人数；

能够建立公司组织结构，根据不同层次的部门对不同团队的文档进行管理；

能够对成员进行不同的权限管理，确保可控。

(2)文档管理

可进行多级目录分类，合理分类整理；

设置文件权限，确保文件不泄露给无关内部人员；

可设置共享链接权限，确保文件不泄露给无关外部人员；

如果能在本地创建一个文件夹，文件夹中的文件可以自动同步到云端，这样会更方便管理文件。

3.文档协作

支持文档文本，即多人同时编辑文本，避免传输过程，提高工作效率；

支持合作表，满足一些简单的表格使用场景；

支持历史版本的查看和恢复，防止文档崩溃或后期内容错误造成的数据损失，最好查看每个版本的具体修订部分；

可以对文件进行评论，直接与文档沟通，可以省去在即时通讯平台上再次讨论的麻烦。如果能支持评论一些文字，沟通会更方便；

要求编辑方法灵活，最好线上线下编辑；

有些人有用markdown编辑器的习惯，比如PM或技术人员，所以最好支持markdown，这是加分项。

4.易用性

尽可能多的终端通用，以满足不同的团队文档使用场景。

如何有效地进行文档管理？

1.建立一站式文档管理平台，统一管理文档

上述问题可以通过一站式文档管理平台轻松解决。

负责各环节的文档管理人员可以通过相应的系统流程完成企业文档从收集、输入、整理、归档到再利用的全生命周期管理，跨部门、跨区域实现文档的全生命周期管理。同时，系统会清晰地记录文档流通的痕迹、流程审批结果等，文档流通的每一步都要安排清楚。

一站式文档管理平台给大家推荐一个软件——Baklib。

Baklib为企业和团队提供了快速搭建知识库的SaaS工具，使用Baklib在线知识库制作、高效的编辑功能、集中的在线存储、展示能力。解决了个人与企业在工作过程中文档管理混乱、知识孤立等问题；降低成本的同时、全面提升个人与团队工作效率、高效的管理使办公更轻松。

产品优势：

操作简单：打开浏览器就可以用，不懂编程技术会用Word就能轻松编辑文档，随时编辑、随时更新、随时发布。

界面优雅：Baklib提供15+对外的展示主题，可以随意的切换变更颜色，支持页面页脚、独立域名的添加...满足更多个性化需求

纷繁笔记轻松管理：分类整理笔记，高效管理个人知识，快速搜索，分类查找，安全备份云端笔记，存储永不丢失的珍贵资料。

文件同步自动完成：内容自动同步，无需拷贝下载：支持图片视频及文档类附件上传。

精彩网页一键保存：一键保存网页中精彩图文，再也不会遗漏；云端存储，永久珍藏有价值的信息

权限设定人性化：当需要进行协作和分享时，可以对编辑人员和观看人员进行权限设置，权限界限分明。

数据安全：支持整个站点的数据导出，数据保存在本地更安全。

2.加强文档利用，提高工作效率

专业的文档综合管理平台，配备完善的文档搜索和借还功能，使文档应用更加简单。

大量文档，一键搜索：员工可以通过组合搜索、全文搜索、二次搜索、自然语言搜索等搜索功能，一键快速找到所需信息。

通过流程借还：通过企业文档借还功能，员工可以通过流程申请领导在线审批，摆脱纸质审批的低效束缚；同时，借款人、用途、借款时间将逐一记录，以便后续跟踪。更完善的是，系统还将提供归还提醒功能，文档使用统计功能，帮助企业文档应用更加标准化。

3.建立权限管理体系，确保文档安全

首先，系统中的每个分类都应该单独设置权限；此外，授权对象、权限内的可访问密度和可操作行为可以根据工作需要灵活设置。各种授权方式和支点可以深入定义每个用户在每个模块中对每个信息的可操作行为，灵活满足企业的精细管理需求。此外，当企业安全战略发生变化时，企业应随时调整定义的权限制度，以支持不断发展的管理和业务需求。

企业文档管理工作是企业工作的重要组成部分，如果找到有效的方式进行，那么对企业的发展能够起到很大的帮助作用。