Power BI云端报告导出数据的几种方法探讨

发布到云端的报告，如果制作精良、图文并茂、细节详实，其实并没有导出的必要。

然而，在微信里将Excel甩来甩去依然是相当一部分企业内平时工作交流沟通的“良好”习惯。

因此，很多时候，我们仍然需要做一些数据分析建模过程中的返祖行为：导出数据表。

数据导出有多种办法，我们展开讨论。

01

可视化对象内置导出

对于发布到云端的报告来说，导出数据表是一件比较容易的事：

可以选择导出具有当前布局的数据，默认Excel格式，最多15万行：

也可以导出汇总数据，可以选择xlsx格式或csv格式：

同时，基础数据也可以通过设置直接进行下载：

以上数据的下载权限可以由管理员在报表设置中进行选择：

经过多个步骤并且还有选项的过程，会让最终用户感到困惑，并在选择下载哪类数据时徘徊不定，求助与指导毕竟也要花费不少时间。再就是今天教了明天又忘，时有发生。

最主要的问题是，对于大部分报表可视化来说，本不应该提供给用户导出数据的功能，仅仅是某几个表可能需要而已，而报表本身无法仅为特定的表或者视觉对象提供数据导出功能。

还有一个问题是，可视化对象无论是图或者是表，往往含有大量的信息，尤其是Power BI 上制作的中国式报表，往往包含十几列甚至几十列数据，而用户真正想要下载的可能只是某一列或者几列。他们往往在导出数据之后，再删除冗余的列：

02

Power Automate提供下载

基于以上的分析，可视化对象内置的数据导出功能并不完美。

同时，我们对完美提出了如下要求：

• 报告整体不提供数据下载功能，仅对个别可视化对象的某些字段提供；
• 无需经过繁琐的步骤选择操作，通过点击一个按钮即可实现；

本节标题已经给出了答案。

Power Automate

过程比较简单：

一、在desktop中添加PA可视化对象：

拖入想要下载的字段，这个千万别忘了：

可视化对象右上角三个点，选择编辑：

耐心等待几分钟……

二、创建流

在显示的页面中左上角点击新建，即时云端流：

添加下一步：

创建CSV文件，数据源选择最后一个Power BI表。注意，如果之前没有选择添加字段，那么此处不会显示这一项。

保存到onedrive for business中，并取一个能够区分的文件名：

保存并应用即可：

三、可视化调整

适当调整一下可视化对象的外观即可：

四、效果：

运行了4次，看一下结果：

很好！运行非常高效，基本上都在3秒内结束工作：

不过此时，疑问来了，如果是提供给最终用户下载使用，那么不同的用户在点击该按钮时，都会生成文件并保存在这个onedrive中，他们也收不到啊。

没错。

所以，我们还需将flow再修改一下：

这样，只要用户点击按钮，他的邮箱中就会收到一封带着附件的邮件：

完事。

问题讨论与结论

对于需要手动导出数据的报表，本文简单介绍了以上两种办法。

总体来说，内置的导出比较生硬，一方面最终用户操作繁琐，另一方面可能由于数据保密性而不允许导出，从而无法使用。而Power Automate几乎完美地解决了以上两点，但是需要报表的管理员具有PA背景与能力，而且如果报表中需要多处设置导出，也需要花费一些时间进行添加。

不过Power Automate导出数据也并非没有缺点，比如导出的CSV格式用Excel打开是乱码的：

当然，这个也不是没有办法解决，我们可以通过发送txt格式的文件或者写一个更加复杂的flow将csv格式按行写入Excel中，再通过附件发出来。

另外，Power Automate只能获取前1000行的数据，也就是说，如果数据超过了1000行，则只能截取前1000行返回：

那么，这种办法还是存在着巨大的隐患。

另一个可能出现的隐患是：导出的数据未必是当前最新的数据，仔细观察下图：

原因之前讨论过，就是由于背后的数据集已经刷新，但是台前可视化对象此时并没有得到刷新：

而无论是内置的导出数据还是通过Power Automate导出都是获取的可视化对象中显示的台前的数据，因此导出的数据只能和数据未更新之前的可视化对象保持一致。

当然，大部分时候这并不是什么大问题。如果能保持一个良好的习惯，在导出数据前先刷新报表页面，也就无碍了。

因此，两种方法都不尽如人意。大家可以择优选择，并根据上思路使用Power Automate创建出更多玩法。

03

自动化解决方案预告

有这么一个案例：

团队正在使用一个项目开发进度的软件（如Trello或Teambition ），记录着每一个子公司每一个项目的开展进度，每天软件自动或者项目管理人员手动更新进度，比如昨天是32%，今天是35%。

Power BI可以通过API获取这些数据，但是这些数据永远是最新的，而之前的进度就没有了。

那么如何获取每天的进度趋势，以为将来的分析需要呢？

这是一个非常现实的问题。

而且此类案例还不少，比如通过powerquery获取每日的疫情数据，但是每次更新时，之前的历史数据就不存在了。有一种办法是用powerquery实现数据库回写，历史文章参考：

【重磅来袭】在Power BI 中使用Python（4）——PQ数据导出&写回SQL

Power BI数据回写SQL Server（1）没有中间商赚差价

Power BI数据回写SQL Server（2）——存储过程一步到位

PowerBI借”第三方“将度量值回写SQL与天猫总裁的两个88年女人

但是，并不是每一个数据库都允许你回写的，比如此类软件你怎么回写？

所以还是得想别的办法。

办法倒是也挺多，比如每天定个闹钟手动下载……，比如：

通过ssms连高级工作区数据集，写dax或者mdx将数据自动回写sqlserver数据库，然后将过程用sql server代理建定时任务 那就最简单点，直接excel连数据集，获取数据后存在excel，用windows计划任务加简单vba就行了 李永峰老师

最佳方案一定得包含一条：无需开机。

因此，排除以上的方法。

在2021年8月，powerbi 博客更新了一个新的功能：使用API进行DAX查询

https://powerbi.microsoft.com/en-us/blog/announcing-the-public-preview-of-power-bi-rest-api-support-for-dax-queries/

通过API链接将查询语句POST到数据集中，直接返回查询结果。

这正是我们想要的。

对于结果，写入数据库，存入SharePoint List或是直接导出Excel表，那就看需要了。

而且，出于无需开机考虑，我们想到了使用Power Automate：

本文到这已经3k字，限于篇幅，我们下一篇详细展开。