企业的文档管理策略

在当今信息化数字时代，任何工作流程都会涉及到产生、存储、使用、管理各类文档数据，员工以此为基础实现在线协同编辑任务、跨组织跨区域的文件共享、企业知识积累沉淀。

在企业文件中，涵盖了企业的核心知识、文化内涵、商业经验等无形资产，越来越多的管理者意识到规范、有序的文档管理对于企业的重要性。然而，如何提高企业文档管理水平是许多管理者应该考虑的问题。

企业在文档管理中存在的问题

1、碎片化存储

通常，公司文档分散在各种员工的工作计算机和移动设备中，没有统一的归纳和存储。这将导致诸多不必要的问题，如在寻找信息时不知道文档在谁手中，旧文件存储位置记忆模糊，无法快速找到，极大地影响工作效率。

2、文档权限不严谨

大多数企业的内部信息和秘密文件只允许少数人共享和流通，但有时涉及上下级之间的合作，甚至公司内外的合作都超出了传统文件管理方法的控制范围，影响工作效率。此外，由于人员权限不明确，核心文件的极易被误改误删，最终企业找不到责任人，只能自认倒霉。

3、缺乏文档共享与合作

在工作小组中修改文档时，通常由QQ、微信、电子邮件等传输，导致文档产出多个版本，在其他员工进行再编辑时，很难区分哪个是最新版本，以此导致团队不能保证修订后的最新版本统一，极大地影响了合作的效率。

企业文档管理的解决方案

针对以上问题，提出的企业文档管理的解决方案就是利用文档管理系统帮助企业进行有效的文档管理。

一款好用的且品质优良的文档管理系统，不仅具备着安全控制、高速便捷查找的功能，还具备着文档实时跟踪和版本控制等高级功能，也正因如此文档管理系统成为各大企业以信息化助力升级的选择，那么企业又该如何去选择一款合适的文档管理系统？

一、看企业需求

我想无论对于哪种企业来说，在选择一款文档管理系统时，首先就要考虑本企业对于这种文档管理系统的要求是什么，要达到什么样管理程度和效果，因为每款不同的文档管理系统其都有自己的特色功能和应用领域，所以企业管理者因从企业需求入手再从中择优。

二、看产品品质

毋庸置疑对于文档管理产品来说其品质是首要的，而这所谓的品质涵盖信息的安全性、功能的全面性、系统的稳定性、操作的方便易用性，当然文档管理系统对于企业而言其重中之重还是它的稳定性和安全性，这也是企业在选择文档管理系统时必须要关注的一点。

三、看服务保障体系

任何一款技术先进的文档管理系统或软件，它的服务体系都非常重要，这也是商家诚信的一个重要标志，如果文档管理系统的厂家没有很好的服务意识、不具备很好的服务能力，那么再好的文档管理系统也无法发挥出它应有的那种功效。

总的来说，选择一款合适实用的文档管理系统，一方面就要从企业的需求和实际情况入手，另一方面要从产品品质、服务商的保障体系入手，当然一款好的文档管理系统，还应该与企业共同成长的同时保持发展，保持更新，具备持续不断的为企业提供新的技术、新服务的功能。

最后，给大家介绍一款为企业和团队提供了快速搭建知识库的SaaS工具——Baklib，使用Baklib在线知识库制作、高效的编辑功能、集中的在线存储、展示能力。解决了个人与企业在工作过程中文档管理混乱、知识孤立等问题；降低成本的同时、全面提升个人与团队工作效率、高效的管理使办公更轻松。