创建Excel表格的13项原则

创建一个易读，美观，无歧义的Excel表格应该是职场人士的素养之一。平常的日常工作中经常使用Excel表格来进行工作的交流，然而，如果我们问问自己，“请问你会想看别人做的Excel表格吗？” 恐怕多数人的回答是“NO”。

理由或许有很多，但其中一个最重要的理由恐怕是别人做的Excel表格很难懂。 那么如何做出一个让人一目了然的Excel表格呢？其实无需Excel高级功能，只要坚持下面的13条原则，创建的Excel表格应该可以做到易读，美观，无歧义。

1）行高设置为18

Excel默认的行高为13.5，会让行与行之间很拥挤；而增加行的高度可以让表格看起来更美观。

2）英文字体设置为Arial，中文字体设置为MS PGothic

选择字体时最重要的一点是汉字，字母或者数字的线的粗细一致,因此Times New Roman等字体不太适合。MS PGothic的问题是半角的英文数字比较圆润，因此最好修改为瘦长的Arial.

3）字体大小统一为11

字体大小可以为Excel表中的默认值11。另外，表格中间不应该使用不同大小的字体，因为一旦使用不同大小的字体，整张表格的协调性很难维持。如果有想要强调的部分，可以使用颜色特别标识。

4）数字用千分撇区隔

当加上货币单位时，也以三个位为基准，比如千元，百万元，十亿元，这是为了配合Excel的千分位符号。

5）项目下的细项要缩排

如果想让读者一眼就看懂数据的含义或计算方式，最好把项目下的细项向右缩排。要缩排的列宽（空白栏）设置为1.

6) 单位要自成一列

如果把“元”，“个”，“%”等单位放在项目后面，由于各单位的位置前后不一，读者很难一眼找到单位在哪里。因此，应该为单位增加单独的一列。

7) 表格框线应该是上下粗，中间细

表格的最上端和最下端使用粗线，以便标识出表格的范围，而表格中间，则使用最细的虚线即可。另外，表格不需要竖线。

8) 文字左对齐，数字右对齐

按照人类的阅读习惯，文字一般是从左向右，而数字一般是从右向左。为了配合数字列的右对齐，数字列的项目名称一般也应该右对齐。

9）表格从B2单元格开始

表格如果A1单元格开始的话，一则页面上看不见上方的框线，二则表格的左侧没有空间。

10）数字分为三种颜色

手动输入的数字设置为蓝色，经过计算公式得出的数据设置为黑色，参照其他工作表的数字为绿色。

11）隐藏网格线

隐藏网格线，可以让页面变得清爽。有两种方式隐藏网格线：1）设置表格的背景色为白色；2）“视图”中去掉“网格线”的勾选。

12）用“组合”隐藏表格行或者列

使用“数据”->"组合”

13）不填入内容的单元格用"N/A"

一个空着的单元格很容易让读者困惑 -- 究竟是要计算出数字后再填入，还是 根本不需要填入数据。

参考资料：

《拯救你的Excel 数据的分析、处理、展示》

《Excel图表之道：如何制作专业有效的商务图表》

《为什么精英都是Excel控》