知识分享|分享一些提升企业文档管理水平的方法

近年来，企业数字化资产越来越受到企业的重视，无论是企业的基本信息、年度报告等显性知识，还是企业内部积累的工作文档、实践经验等隐性知识，都对企业的发展起着不可替代的作用。

大部分企业尤其知识型、高科技企业非常重视自己的知识和人才建设能力，因此，越来越多的企业高层意识到：做好数字资产的分类、整理、复用和流转，可以极大地增强企业的内在知识的流动性，提高企业的核心竞争力。

但是其中知识文档的管理是一个非常关键的核心问题。

企业知识文档管理痛点

1.碎片化储存

通常公司的文档都是分散在各个工作人员的办公计算机和手机等移动设备上，没有进行统一归纳和储存。这就造成了很多麻烦，比如查找资料的时候，不知道是谁拿着最新的资料，老的文档存放的位置不清楚，查询文档速度慢，文档同步速度不一样，大大影响了工作效率。

2.不严谨的文档权限

大多数公司的机密文件都是允许少数人分享和使用的，但有时候需要上下层的文档协作，乃至企业内外之间的协作，这超出了传统文件的可控制范围，如果使用传统文档那必然会影响工作效率。另外加入工作人员不清楚自己的权限，很可能会导致关键文件被删除或者覆盖（不可改回），遇到这种情况会造成非常大的损失。

3.缺少文档共享和协作

在传统工作小组中，文件的修改一般都是通过 QQ，微信，电子邮件等方式传递，造成同一个文档存在多个不同版本，而在其他小组成员进行再编辑时，很难确认自己手里的文档是最新的版本。

怎样才能提高文档管理水平？

1.促进文件标准化

文件管理的标准化是一个系统工程。加强文档信息的数字化，必须注重档案资料的标准化与规范化。在新的网络文件管理体系下，企业要建立起一套系统的运行管理体系，并在整个工作中落实具体的制度，明确职责，提出要求，以保证系统的正常运转。

2.保证数据的真实性、及时性和完整性

无论是企业系统文件，研发文件，还是业务规划，都会随着企业系统，产品或者客户的需要的改变而改变。这些文件若不能及时更新，不仅会使资料与现实不符，还会造成资料的不连贯、不能及时传递，从而耽误工作的进程，甚至造成企业的经济损失。因此，企业要想办法确保信息资料的真实性和准确性，使档案的管理功能得到最大程度的发挥。

3.提高工作和加强训练

档案管理系统实施后，一方面要健全档案管理制度，引进激励机制，以激发企业人员的的活力与发展；另一方面，要加强档案资料电子化的业务培训，提升文档管理相关人员的专业技能。

本文认为，在档案管理中，电子文档管理是一种必然的发展趋势。要使企业的信息化建设不断向前推进，必须不断提高管理水平，不断完善管理体制，不断提高员工的素质。

采用适当的工具，可以极大地提高办公效率，真正地使企业的知识积累成为可能。目前国内专注文档管理水平的产品有很多，包括Baklib、石墨文档、语雀等等