如何维护您的知识库？

企业不仅需要定期查看您的知识库，确保它尽可能有用。虽然您在日常工作流程中管理知识库的方式很重要，但您还需要定期审查。

“大扫除”你的知识库

设置过期信息的审查日期。

例如，您是否对某些文件进行年度更新？列出需要每年更新的文件。

添加新的

您有时可能希望保持旧报告完好无损以供将来参考。如果是这样，请在旧报告的开头添加一个链接，以引导读者访问最新的文档。

查看层次结构和界面

整体内容结构还清晰吗？您是否在知识库中进行了任何需要调整的品牌更改，例如颜色、字体或色调？

委托审查

将检查委派给合适的人并指导审核过程：

• 文件的目标群体是哪个？
• 是否能合乎逻辑但有同理心的方式回答他们的问题？所有信息都是最新的吗？如何以更直接的方式呈现信息？屏幕截图或视频会有帮助吗？
• 所有信息都是最新的吗？
• 如何以更直接的方式呈现信息？屏幕截图或视频会有帮助吗？

评估你的工作方式。添加和共享信息的过程是否很好地融入了您团队的工作？如何使用知识库更有效地工作？收集团队的反馈以查看可以改进的地方。

每月或每季度检查

在年度审查之间，您需要每月或每季度安排定期检查。这是一个很好的时机：

• 管理访问。确保离开公司的员工不再有权访问这些文件。验证新员工是否具有所需的访问权限。
• 找出知识库的薄弱环节。也许您的客户服务会一遍又一遍地收到一个特定的问题。添加帮助客户自行解决问题的新文章，并确保其易于查找。您的客户在尝试查找信息时可能不知道正确的术语并使用其他短语，因此请添加其他关键字以引导他们访问文章。
• 根据趋势查询添加新文章

事件触发的更新

即使您已经安排了对知识库的定期审查，也可能有其他事件触发了对新检查的需求。

假设您的公司生产软件，是时候推出大型更新了。您将知识库用作客户的自助服务门户。然后，更新是审查文档以更新不正确信息或添加解释新功能的附加文章的一个很好的理由。