【光子工作室 × 腾讯灯塔】看光子创新研发基地如何利用 BI 加速数字化管理
【光子工作室 × 腾讯灯塔】看光子创新研发基地如何利用 BI 加速数字化管理
丨导语丨
本文从光子(广州)创新研发基地的实际应用出发，通过Datatalk这款BI效率工具告诉大家我们是如何解决创新研发基地管理场景下的数据消费和生产问题的。
光子数字化管理背景
光子创新研发基地（下简称光子广州基地）以联合优秀生态企业，打造游戏研发全流程游戏工业化管线为目标，通过整合内外部资源，搭建一个上下游协同的内容研发与制作中台，以应对当下业务发展中面临的成本控制、效率提升、流程优化等挑战，解决以往散包模式在质量、沟通、安全和稳定性等方面的痛点，并为工作室积蓄优质可靠的下游资源、网罗地域人才，打造以光子工作室群为中心的外围研发生态。
光子广州基地由光子美术中心PMO统一提供现场管理、人员管理、需求对接、成本监控等一站式供应链支持，并以降本增效作为团队重要目标之一，在此基础上根据光子各项目需求提供定制化管理。综上，基地在数据层面的业务需求包括：需求管理、能效管理、人力资源管理、基地运营健康诊断、运营成本报告及定制化项目产出报告等等。
一次偶然的机会，我们了解到司内的 BI 工具 DataTalk 以及灯塔平台的其他数据产品。光子美术和设计中心尝试通过 DataTalk 解决一些团队数据管理和可视化的需求，同时通过Oteam的协同，光子美术中心和设计中心，联手灯塔平台开设了为期4期的《BI赋能项目管理训练营》，面向光子所有同学进行阶梯式的培训和分享课程的讲解，结合游戏项目下数据应用场景的案例介绍，教会大家如何用数据赋能工作，进而从工作中更好地发掘数据的价值，并进一步基于DataTalk平台开发和消费的可视化报表，帮助业务实现增长。
光子数字化管理需求
01
人力资源管理
光子的基地人力管理维度包括人员基本信息、擅长环节、入离场时间、工位号/工卡号、所在公司、作品集、账号权限开通、基地培训参与情况等，出于对权限管理的考虑，不同的浏览者只能看到有限的字段信息，导致各类信息需要分别存储在不同的文档中以便于权限管理。多文档的分布也造成了人员信息更新不实时、手动同步易出错等问题。
另外一个问题是，在人力资源检索上存在多维度的筛选条件，例如经常会有需求按照入驻时间、所在CP，甚至擅长环节等维度对基地人力情况进行统计汇总，多文档分布的结构在及时查询上有较多的困难，通常一个简单的人员信息统计工作就会带来较长的数据处理时间。
02
产能管理报告
按照传统报告的制作方式，基地产能管理报告在数据收集端以及报表展示端分别存在以下问题：
- 光子广州基地合作伙伴众多，面对项目众多，各项目各合作伙伴产能记录表格虽有统一，但格式、字段、项目命名规范等均有略微差异，每次收集数据面对十几个excel，大几十个sheet，统计数据工作量巨大。
- PPT汇报无法对数据宏观、微观层面做到面面俱到的展示，往往只能做到关键指标、核心模块饼图以及柱状图的静态展示（例如分别展示各合作伙伴、各项目、各模块占比饼图，或按照时间分布展示产能趋势柱状图等）。为了加强报告的叙事性，也可以通过桑基图、堆叠图等展示多维数据，但实际操作中经常会出现颜色众多而无法分辨重点的情况，如下图：
图1 维度过多造成的阅读不便
03
能效管理
效能公式计算往往比较复杂，以测试开发为例，人均产值需要考虑设计用例数、执行用例数、致命bug、严重bug、一般bug等多个维度，且产能需要和实际用时、需求类型、需求难度、标准效率等进行交叉比对才能得出较为合理的判断。传统的excel统计方式需要不断地拉公式、创建数据透视表，虽然上手难度不算很高，但在海量数据面前难免显得效率不足。
效能管理的第二个问题是计算存在需要分组聚合计算的情况，例如根据需求，需要按照不同的需求类型、合作伙伴，甚至项目进行产能效率计算，同时输出基地当前时间段内整体的产能效率值。若在excel中处理需要用到Power Query的Table.Group函数，且对数据格式有较高的要求，处理难度较高。
04
报告时效性以及权限管控
在过去，从数据收集，到数据处理，到整理报告，数据复盘整理需要花费几天的时间，如果途中有其他紧急工作插入，则报告的时效性会受到很大的影响，往往在这份报告刚编制好，下一份报告的数据收集工作就要悄然开始。此外，基地面对用户众多，需要根据不同用户人群输出不同的数据和编制报告，更不用谈excel做图的时候往往还要为图表设计绞尽脑汁。
光子的数字化解决方案
基于以上业务痛点，结合 DataTalk 以及 KNIME 等数据处理工具，光子广州基地搭建了基地运营数字化看板，形成了数据管理+数据可视化+报告推送+权限管理的一站式管理流程。
01
打通各类数据源，统一的数据仓库管理
将日常内部传阅管理的腾讯文档数据上传至 DataTalk 数据管理系统，通过关键字段对不同数据源进行合并查询。除此之外，DataTalk 还支持连接灯塔数据源、应用数据源、DataHub 以及 本地Excel 上传等多种方式，大大提升了对于多数据分布业务来讲的数据处理能力。
在光子广州基地数字看板的实际案例中，我们通过设置不同表格间的关联关系，实现基地人力基础信息、入驻人数、产出情况等统计信息的互联。
图2 DataTalk 数据管理系统
图3 通过供应商名称对相同/不同数据源进行关联
02
核心指标支持交互、下钻，提升报告代入感
通过筛选器、图卡的交互联动功能，丰富基地运营报告内容。细分数据通过下钻进行事无巨细的展示，且通过图卡批注功能，可实现报告阅读者和制作者的实时交互。
图4 通过图卡联动实现报告丰富的可读性
03
引入 KNIME 数据处理工具，一键处理海量数据资源
KNIME 是以工作流的方式，通过数据拖拽进行数据分析、数据处理的一个端对端数据科学分析工具，可以用于各类数据分析、报表生成等场景。KNIME 在规范数据格式、批量处理多数据源文档的功能上是十分强大的。
图5 KNIME 批量处理数据示意图
04
移动端实时看数据，满足邮件推送和权限管理需求
DataTalk 报告支持 PC、移动双端浏览，大大地提升了报告阅读的便利性，且 DataTalk 报告可以通过邮件、小程序等多种方式进行推送，通过灵活的权限管理，避免了以往一份报告需要处理多份分别发送的情况。
图6 DataTalk 邮件、小程序推送示意
图7 DataTalk 报告权限管理
图8 DataTalk 移动端视图
05
定制化报告模板，一键定制报告
通过 DataTalk 自带的图表库，一次性搭建出报告模板后，可通过“克隆大法”快速复制多张报表，通过更改数据源、筛选条件以及权限设置，快速生成多份报告，省时省力。
光子广州基地的实际案例中，由于需要面向光子多个工作室，在编制各工作室报告时会通过克隆的方式快速生成各工作室报告，然后再隐层画布中通过设置筛选器对报告内容进行限制。同时也可以针对不同工作室的特点进行定制化开发，丰富报告维度。
图9 DataTalk图表库
光子项目基地BI数字化管理阶段性效果
光子广州基地运营报告今年2月份正式投入使用，并作为光子广州基地核心运营看板定期推送运营报告至管理层，运营看板模块也由最初的运营概况、产能详情，扩展至如今的运营概况、驻场人力明细、供应商产能详情、空转实时看板等十余个模块。各模块自2022年3月运营至今，累计发布仪表盘55个，累计浏览量6,565，日均浏览量最大达 200+。
光子广州基地运营看板除定期输出运营报告外，也承担起日常基地运营健康诊断、人力信息查询、人力资源匹配等重要日常运营能力，满足基地日常业务80%的数据消费需求，成为基地日常运营、月度汇报不可或缺的数据来源。
同时，DataTalk 报告也已经推广至光子美术设计中心多个项目并投入使用。不过数字化管理是一个持续的过程，在数字化管理过程中，还需要通过提供具有更低理解门槛、更高趣味性、更多实用性的场景化使用介绍，沉浸式地帮助所有光子同学学习和使用 DataTalk 和其他数据产品，寓教于乐地满足日常工作汇报、数据分享应用等场景，培养日常消费看数的习惯，鼓励每个人结合日常工作和使用的数据，来创作更多优质内容。
图10 光子广州基地运营看板（数据已脱敏）
